Функции финансово-экономической службы
Функция «Финансы». Одна из самых интересных функций финансово-экономической службы предприятия. В основном она завязана на отчете о движении денежных средств – самом творческом приложении к бухгалтерской отчетности. И, в первую очередь, я говорю не о прямом, а о косвенном методе составления этого отчета. Почему косвенный? Прямой метод понятен и прост – следим за каждой копейкой по каждой операции. Косвенный метод позволяет видеть операционный денежный поток предприятия, понимать его логику, источники его образования, стоимость и направления использования. Это – главные задачи функции «Финансы».
Функция «Экономика». В основном это – анализ структуры центров затрат, понимание себестоимости выпускаемой продукции (работы, услуги). Здесь должна быть очень тесная связка с инженерным блоком (отделами, которые производят работы, оказывают услуги), поскольку только так можно эффективно решать задачи по оптимизации расходов.
Обратите внимание!
Учитывая то, что денежные потоки, как правило, не совпадают по времени с доходами (расходами), важно в учетной политике точно определить момент признания доходов, соответствующий специфике хозяйственной жизни предприятия. Доходы и расходы по времени и по логике должны соответствовать.
Функция «Казначейство»
Это – своего рода «умная касса», которая помогает финансово-экономической службе обеспечивать:
Функция «Казначейство». Это – своего рода «умная касса», которая помогает финансово-экономической службе обеспечивать:
- ритмичность платежей и контроль движения денег;
- необходимую ликвидность (достаточную и не избыточную).
Остаток казначейских денег должен быть равен нулю на конец дня без плановых просрочек по обязательствам. Превышения ликвидности должны приносить доход.
Обратите внимание!
С развитием банковской сферы эта функция стала сложнее. Раньше основной акцент делался на финансировании операционной деятельности
Сейчас казначеи активно применяют огромное количество банковских инструментов и, таким образом, существенно повышают эффективность самого ликвидного актива – денег. Это логично, ведь формирование реестров платежей, контроль просрочек, расчет ликвидности при грамотной автоматизации практически не должны требовать ручного вмешательства.
Функция «Бухгалтерия». В первую очередь, речь идет о формировании грамотной учетной политики и ведении учета. Много об этой функции говорить не буду, все и так знакомы с ней.
Вне зависимости от масштаба предприятия, перечисленные функции финансово-экономической службы должны:
- присутствовать;
- грамотно распределяться;
- жить и развиваться в одном бизнес-процессе.
Часть из них можно объединять в одном лице. Но объединяя их или разъединяя, надо руководствоваться правилом «одного яблока». Это правило лежит в основе. Чтобы понять его суть, надо решить загадку. За столом сидят два человека. На столе – яблоко и нож. Как им поделить яблоко поровну? Необходимо, чтобы один резал, а второй выбирал половину. И чтобы оба человека об этом договорились заранее. Звучит правило «одного яблока» так: разделяй и совмещай по заранее обговоренным правилам. Если его правильно соблюдать при формировании и использовании бюджета, то все функции финансово-экономической службы будут эффективно и органично взаимодействовать.
Рассмотрю бизнес-процесс, в котором живут и развиваются наши функции, подробнее.
Состоит он из пяти этапов:
- Формирование бюджета
- Заключение договоров
- Оформление первичной документации
- Учет и оплата
- Формирование отчетности
Этапы должны идти именно в такой последовательности, неважно, какая у вас компания, – многопрофильный территориально-распределенный промышленный холдинг или небольшая консалтинговая фирма
Обратите внимание!
Весь бизнес-процесс должен работать в одной автоматизированной ERP-системе. Это – базовое условие.
Функции финансовой службы
Финансовый контроллинг — одна из основных функций финансового отдела, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контроля за исполнением бизнес-процессов предприятия
Казначейство
Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль за состоянием взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особого разъяснения.
Единственно на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций главного бухгалтера и финансового директора. Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательство, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета
Функции же финансового директора заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения главного бухгалтера является темой отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.
Следует понимать, что в конкретной компании функции финансовой службы могут не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации финансового отдела.
Корпоративные финансы
Если говорить в общем и целом, то корпоративные финансы – это стратегические финансы.
Они отвечают на вопросы, связанные с инвестициями, такие как:
- Нужно ли расширять производство?
- Насколько перспективно новое направление бизнеса?
- Какую смесь долга и собственного капитала лучше поддерживать для здоровья компании?
Также они отвечают за взаимоотношения между фирмой и ее владельцами: например, какую дивидендную политику выбрать, чтобы удовлетворить акционеров и не подвергнуть лишнему риску компанию? Когда компании лучше выходить на IPO (Initial Public Offering – первичное размещение акций на бирже).
Корпоративные финансы – это математический инструмент для принятия стратегических решений. Допустим, топ-менеджмент решил, что компании нужно делать ставку на такие-то рынки и определенные продукты. Это все хорошо: можно объяснить бизнес-логикой, исследованиями и «бизнес-чуйкой», но акционеров в конце концов интересует возврат на собственный капитал и положительный P&L компании.
Именно для этого к столу и приглашается финансовый отдел компании, который оцифровывает предлагаемую стратегию с помощью финансовых моделей. Только после этого можно говорить «о реальном бизнесе».
Таким образом, главный инструмент корпоративных финансов – верхнеуровневая финансовая модель. Сделать первые шаги в освоении финансового моделирования можно на нашем открытом курсе «Построение DCF-модели».
Обычно она показывает поквартальные и годовые прогнозы с расчетами выручки, основных групп расходов и денежных потоков. В итоге с помощью несложных формул финансовая модель показывает, стоит ли новый проект того или нет: либо через инвестиционные метрики вроде NPV, IRR или PBP, либо определяя, насколько увеличится EBITDA компании, прибыль на акцию или операционный денежный поток в результате реализации инициативы.
Финансовая модель используется для оценки: инвестиционных проектов или компании в целом.
КУРС
ФИНАНСОВОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ
Научитесь строить финансовые модели любой сложности для оценки компаний из различных отраслей, а также для прогнозирования их денежных потоков.
Этап 5. Формирование отчетности
Управленческая и финансовая отчетности могут иметь разные предпосылки, как по срокам составления, так и по объектам/пользователям.
Если говорить о финансовой отчетности, она должна раскрывать полную информацию о финансовом состоянии компании. Чем ближе она к управленческой отчетности, чем лучше ее понимают производственники и пользователи функциональных блоков, тем более корректно она будет формироваться.
А теперь самое важное. Сформировав отчетность и проанализировав ее, важно скорректировать ключевые показатели эффективности (KPI) так, чтобы новый цикл нашего бизнес-процесса начался с более высокой позиции и помог в итоге добиться лучших показателей, оптимизировать бизнес-процесс
|
Пример Согласно отчетности, у компании выросла дебиторская задолженность. Анализ показывает, что в договоры стали включать авансирование на более длительный срок, а в ответственности определенного подразделения, например, в принципе нет такого показателя эффективности как оборачиваемость дебиторской задолженности. Менеджмент должен оптимизировать ключевые показатели эффективности, и с новым циклом начинается следующий виток спирали. Если совсем упростить логику, то она заключается в следующем: KPI – поведение руководителей подразделений в соответствии с KPI – отражение результатов в отчетности – решения менеджера по адаптации или введению новых KPI. |
О KPI много говорить не буду (это – отдельная тема для статьи). Достаточно вспомнить правило «одного яблока», которое лежит в основе Теории агентирования: делегировать полномочия по управлению компанией надо так, чтобы установленные менеджменту KPI отвечали задачам собственников бизнеса. Основой для принимаемых управленческих решений должна служить достоверная отчетность компании.
Обратите внимание!
Чтобы отчетность могла быть инструментом принятия управленческих решений, изначально нужно анализировать бизнес с пониманием того, что мы хотим увидеть в отчетности. Причем в сложных автоматизированных системах подумать об этом надо заранее, до начала очередного отчетного периода.
Обязанности финансового менеджера
Сегодня финансовый менеджмент представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, оборота денежных средств. Как следствие, роль финансового менеджера в системе управления компании может изменяться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед финансовой службой.
Финансовый менеджер, обязанности которого сводятся к участию в деятельности казначейства и бюджетном процессе, контролю и анализу деятельности предприятия, исследованию применимости тех или иных финансовых инструментов, играет важную роль в обеспечении текущей деятельности и развитии компании.
Для эффективного решения различных задач в текущей деятельности используются различные инструменты и регламенты, начиная от электронных таблиц Excel, и заканчивая современными специализированными программными продуктами с широчайшим функционалом, которые позволяют расширять функциональность просто и «безболезненно» для пользователя.
В зависимости от специализации и деятельности список должностных обязанностей финансового менеджера может изменяться от функций управления движением денежных потоков до системы контроля финансового состояния компании, и осуществления функции управления взаимоотношениями с контрагентами. Соответственно должностная инструкция должна включать в себя полный список обязанностей и полномочий, обеспечивающий полноту той функции, которую исполняет конкретный финансовый менеджер в данной организации.
Приводить конкретный пример должностной инструкции не имеет смысла, так как невозможно предусмотреть весь перечень обязанностей, так же, как и невозможно описать весь спектр задач управленческого учета предприятия. В каждой конкретной компании управленческий учет индивидуален, и соответственно набор функций сотрудника, обеспечивающего этот учет, индивидуален в рамках каждой компании.
Однако можно привести общую структуру должностной инструкции. В общем случае она должна состоять из следующих разделов:
- Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и прочее.
- Требования к квалификации. В данном разделе формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
- Должностные обязанности. Данный раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
- Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. В данном разделе имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать и объективно оценить.
- Права специалиста. В разделе описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
- Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
- Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.
Залог качественной должностной инструкции финансового менеджера – максимально четкое и полное прописывание всех пунктов, которое снизит возможность маневров для недобросовестных сотрудников. Только такая инструкция обеспечит эффективную работу сотрудника, его взаимодействие с руководителем, с другими сотрудниками и подразделениями компании, и деятельность компании ы целом.
# 5. Экономит время
Организация вещей экономит время. То же самое можно сказать и о финансовых данных. Если компания имеет все свои финансовые отчеты хорошо организованы. Это может сэкономить много времени. С другой стороны, компания, у которой нет надлежащей системы бухгалтерского учета, будет тратить свое время и ресурсы впустую. Компания может сэкономить время на принятии решений, подготовке к уплате налогов, составлении бюджета и других подобных деловых операциях. Компания может использовать это время для более важных вещей, таких как расширение бизнеса, достижение новых вех, создание присутствия в Интернете и многое другое. Таким образом, есть несколько способов, которыми компания может извлечь выгоду из найма эксперта-бухгалтера.
# 1. Помогает в привлечении инвесторов
Бухгалтерский учет упрощает отслеживание всех записей и оценку бизнес-операций. Финансовые отчеты помогают определить эффективность бизнеса, сохраняя прозрачность. Финансовые отчеты дают бухгалтерам представление о денежных поступлениях и расходах. Инвесторы, сборщики налогов, сотрудники и даже кредиторы нуждаются в этой информации на каждом этапе пути. С другой стороны, если такого рода финансовая информация не поддерживается и не обновляется постоянно, это может создать много проблем для организации. Эта недисциплинированность, если она продолжится, приведет к гибели компании. Инвесторы будут колебаться, вкладывая свои деньги в испорченные или отсутствующие финансовые отчеты, потому что они не будут уверены, сможет ли бизнес принести им прибыль.
Функции финансовой службы
Названная организационная структура осуществляет деятельность в следующих направлениях:
- Анализирует финансово-экономическое состояние предприятия, опираясь на статистическую отчетность. Отслеживает факторы, влияющие тем или иным образом на эффективность производства.
- Ищет пути пополнения финансовых ресурсов, а также оптимального использования собственных и заемных средств. Находит новые денежные источники. Разрабатывает выгодную инвестиционную стратегию.
- Следит за движением материальных средств, их поступлением и тратой. Ищет способы эффективного управления финансовыми потоками, позволяющие осуществлять денежный оборот с наибольшей выгодой.
- Планирует дальнейшие действия, на ближайшее время и отдаленное будущее. Назначает исполнителей для реализации намеченного, распределяет обязанности между ними. При необходимости осуществляет корректировку планов.
- Контролирует исполнение принятых решений. Следит за соблюдением законодательных норм и своевременным проведением различных операций.
- Взаимодействует с контрагентами, выполняя расчеты с ними и распределяя полученную прибыль.
Финансовая служба держит постоянную связь с другими подразделениями, функционирующими в организации. К примеру, от бухгалтерии к ней поступают сведения о количестве денежных средств на внутренних счетах, о размерах задолженности и суммах планируемых расходов. На основе этой информации финансовая служба оценивает платежеспособность компании, составляет планы, подготавливает отчеты для руководства.
Маркетинговый отдел предоставляет данные, связанные со сбытом продукции. Финансовая служба анализирует издержки, создает условия для заключения более выгодных сделок и оптимизирует рентабельность производства.
В процессе сотрудничества финансовая служба вправе требовать от других структурных единиц максимально результативных действий в плане реализации финансовой политики предприятия.
Этап 4. Учет и оплата
Для учета ключевым является формирование грамотной нормативно-справочной информации (НСИ). Идеально, когда признак на первичном документе автоматом делает транзакции во всех системах учета:
- финансовом (РСБУ и МСФО);
- управленческом;
- налоговом и т.д.
Обратите внимание!
Должен быть автоматизированный контроль связи НСИ с договорами и бюджетом. При переходе на ЭДО система НСИ должна позволить делать основную массу операций автоматически. . Для оплаты логика такая же
Большинство рутинных платежей должно осуществляться исходя из заданных правил. Уровни заключения договора и оплаты должны быть централизованы, первичный учет – децентрализован. Это позволит поддерживать высокую степень контроля при достаточной оперативности.
Для оплаты логика такая же. Большинство рутинных платежей должно осуществляться исходя из заданных правил. Уровни заключения договора и оплаты должны быть централизованы, первичный учет – децентрализован. Это позволит поддерживать высокую степень контроля при достаточной оперативности.
Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.
Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.
Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.
В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.
Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).
Организация финансовой службы
Устройство службы зависит от масштабов предприятия и тех финансовых объемов, с которыми приходится работать. При незначительном денежном обороте в рамках малого производства финансовое управление может осуществляться самим руководителем компании. Эти обязанности также нередко возлагаются на бухгалтера, если привлечен такой специалист. В организациях, средних по масштабу, указанная служба может быть представлена специальной группой. Каждый входящий в нее сотрудник отвечает за свой фронт работ.
На крупных предприятиях, где есть развернутое производство, требуется формирование полноценного финансового отдела. Он действует под управлением начальника, который, в свою очередь, подчинен непосредственно руководителю этого предприятия. Отдел складывается из нескольких бюро. Каждое из них ведет деятельность по отдельному направлению. Одно бюро отвечает за планирование, другое — за банковские операции, третье — за разные виды расчетов.
Грамотно организованная деятельность финансовой службы создает предпосылки для успешного развития предприятия и укрепления его позиций в конкурентной бизнес-среде.
Этап 1. Формирование бюджета
Минимальная цель этого этапа – технологическая безопасность в рамках применяемых технологий, максимальная – дополнительные затраты на развитие предприятия.
К формированию бюджета можно подходить двумя путями.
- 1.Через финансовые показатели обратным счетом, декомпозируя заданные плановые доходы и прибыль. Этот путь имеет право на жизнь, особенно, если финансы и производство не имеют достаточно автоматизированных связей между собой.
- 2. Прямым методом от потребностей производства. Здесь должна быть хорошая методическая основа – наличие корректных норм затрат материальных и трудовых ресурсов на операцию, их автоматизация. Расчет каждой операции — процесс трудоемкий. Поэтому, в первую очередь, должна быть построена система ведения учета факта по каждой операции. Так вы сможете:
- видеть разницу между нормами, рассчитанными по технологии, и фактическими затратами;
- делать расчет средних норм, на которые затем можно ориентироваться при планировании расходов.
Обратите внимание!
При регулировании бюджетов обращайте особое внимание на производственный блок. Бюджет на производстве нельзя снижать ниже уровня минимальной технологической потребности, ведь есть риски
Если мы говорим о заводе, это – риски брака продукции, если о консалтинге – снижение качества оказываемых услуг.