Особенности штатного расписания для ип, образец документа

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать — «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Как вносить изменения

Документ не имеет срока действия. После утверждения в него необходимо вносить изменения в каждом конкретном случае. Это можно делать ежемесячно. Некоторые организации утверждают штатное расписание ежегодно. Это удобнее и проще, чем искать многочисленные изменения за прошедший период.

Иногда организации меняют свой подход к комплектованию штата, что приводит к ротации персонала. В таких случаях штатное расписание можно просто дополнить, чтобы учесть изменения.

В дополнение к изменениям в названиях должностей, зарплатах и т.д. существуют процедуры трудового законодательства, которые приводят к изменениям в штатном расписании: сокращение штата (Трудовой кодекс, статья 180), изменения в организационной или технической сфере (Трудовой кодекс, статья 74) и т.д. Эти процедуры также влияют на изменение или утверждение новых документов.

Все изменения вносятся приказом. Изменения вносятся в следующих случаях

• исключение вакансий в связи с изменениями в деятельности предприятия; и
• создание новых подразделений в связи с расширением штата; и
• сокращение численности или штата работников; или
• увеличение или уменьшение заработной платы; или
• Переименование подразделений, организационных единиц и т.д.

Существующие формы могут быть изменены или старые формы могут быть использованы для утверждения новых SDO. В обоих случаях это должно быть задокументировано в соответствии с требованиями законодательства. В случае сокращения штата необходимо соблюдать сроки уведомления сотрудников об изменениях в штатном расписании.

В этом случае штатное расписание не может быть изменено в течение двух месяцев с момента издания приказа и уведомления работников. Однако если в предложение о работе вносятся изменения, срок может быть не соблюден. Любые изменения в оплате труда должны соответствовать требованиям статьи 74 Трудового кодекса Российской Федерации.

Образец приказа об изменении графика работы:.

Высшее финансовое образование + дополнительное образование «HR-специалист». Менеджер по персоналу». Опыт работы — 10 лет. Сфера интересов — иммиграционный учет, кадровый учет.

Какова процедура оформления ИП для работающих граждан

Оформление ИП для наёмных работников проходит по той же схеме, что и для остальных категорий граждан:

1. Нужно определиться, в какое отделение ФНС подавать документы. Обычно это отделение по месту регистрации будущего ИП, реже — по месту его фактического пребывания.

2. Заполнить заявление по форме Р21001 и собрать документы.

3. Оплатить госпошлину 800 рублей при подаче бумажной документации. Если документы подаются онлайн, пошлину платить не нужно.

4. Дождаться решения ФНС. Получить лист записи ЕГРИП.

Основная сложность в правильном заполнении заявления по форме Р21001. На сайте Альфа-Банка есть сервис, который помогает заполнить заявление за несколько минут.

Какие документы не обязательны для ИП, но могут понадобиться в ходе работы

В зависимости от специфики деятельности компании, работодатель может завести следующие документы:

• положение о коммерческой тайне – если нужно обезопасить внутреннюю информацию от конкурентов или посторонних;
• положение о премировании – для выплаты поощрений, которые не прописаны в трудовых договорах;
• договоры о материальной ответственности – заключаются с сотрудниками из списка, включенного в Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002;
• должностные инструкции, графики работы, положение об аттестации и пр. – если эти нюансы не оговорены в трудовом договоре, их можно оформить отдельными нормативными актами;
• коллективный договор – если на его заключении настаивают работники;
• график сменности – для сотрудников, работающих посменно;
• журнал прохождения медосмотров и пр.

Шаг 2. Составить трудовой договор

на сайте Консультанта

Бланк трудового договора на сайте Гаранта

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

Существенные условия:

• данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
• название компании;
• место и дата заключения трудового договора;
• срок договора;
• подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
• должность, профессия, специальность;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
• гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
• условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
• пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
• условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Трудовой кодекс: содержание трудового договора на сайте Консультанта

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

• испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
• условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
• договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
• дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Трудовой кодекс: форма трудового договора на сайте Консультанта

КоАП РФ: нарушение трудового законодательства на сайте Консультанта

В договоре больше страниц, поэтому сверьтесь с нашим заполненным шаблоном.

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

Бланк приказа о приеме на работу на сайте Консультанта

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка;
• военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
• ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
• диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
• справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
• медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
• медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Штрафы за отсутствие обязательных документов

Отсутствие документов или задержки с их оформлением считаются основанием для привлечения предпринимателя к административной ответственности. При этом штраф выпишут не только самому ИП, но и сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство.

Все санкции регулируются ст. 5.27.1 КоАП:

• нарушение требований охраны труда – штраф от 2 до 5 тыс. руб.;

• нарушение порядка проведения спецоценки труда – от 5 до 10 тыс. руб.;

• работа без прохождения медосмотра или без проведения инструктажа по ТБ – штраф от 15 до 25 тыс. руб.;

• за повторные правонарушения – от 30 до 40 тыс. руб. или приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

При отсутствии трудового договора (или его подмены договором ГПХ) штраф, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составит от 5 до 10 тыс. руб.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы — такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер — это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если приказом вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Нестандартные ситуации — ищем выход

Отсутствие «штатки» у «упрощенца» – прямое нарушение норм трудового права. Ближайшая проверка Трудовой инспекции выпишет административный штраф предпринимателю, ведь заключая договор с работником, он гарантирует работу в соответствии со «штаткой», которой у него, как выяснилось, нет.

Существует целый ряд документов, которые должна вести любая компания. Обязанность заполнять некоторые из них закреплена законодательно, ведение других носит рекомендательный характер. В любом случае, ведение документооборота позволяет упорядочить всю информацию, возникающую в процессе деятельности организации.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

Как разработать штатное расписание на 2021 год

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Как заполнять: пошаговая инструкция

В целом, форма Т-3 состоит из 10 разделов и должна быть заполнена в соответствии с организационной структурой компании; эти инструкции помогут вам шаг за шагом разобраться, как составить штатную программу на 2024 год в едином или другом формате.

ШАГ 2. в первом разделе («наименование подразделения») укажите подразделения, представительства и филиалы. В первом разделе следует упомянуть административный персонал. Затем, в каждом из оставшихся разделов, необходимо упомянуть финансовый отдел, бухгалтерию, отдел кадров и казначейство, затем производство (цеха, отделы и т.д.).

Шаг 3: Заполните раздел 2 («Коды структурных подразделений»), используя секторный сортировщик. Присвойте каждому подразделению определенный код, чтобы облегчить документооборот.

Шаг 5. Следующий раздел «Численность персонала» содержит информацию о численности персонала в зависимости от конкретных потребностей, целесообразности и особенностей бизнеса.

Шаг 7. В разделе «Премии и дополнительные выплаты» содержатся данные о мотивах и надбавках.

Шаг 8. Раздел 9 («Итого») представляет собой сумму столбцов 5-8. информация о заработной плате всех сотрудников.

Шаг 9. В разделе 10 («Примечания») указываются изменения или уточнения.

Ниже приведен пример штатного расписания на 2024 год для детско-подростковой спортивной школы на олимпийском инвентаре.

А это для детского сада:.

Индивидуальные предприниматели проходят по «штатному расписанию», если у них есть сотрудники. Они выглядят как все:.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

Трудовой кодекс: трудовая книжка на сайте Консультанта

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

• сотрудник случайно купил ненастоящую;
• решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

• писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
• нельзя заходить за поля формы;
• для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, неверную запись нужно зачеркнуть ровной линией и изменения внести сверху неверных данных.

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

• в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
• в графу 2 вписать дату записи;
• в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
• в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

на сайте Консультанта.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Для чего готовят штатное расписание

Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

• дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
• используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
• полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
• необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
• требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Перечень обязательных документов

Локальные нормативные акты

Штатное расписание. Содержит список занятых и вакантных должностей, ставки, фонд заработной платы, количество штатных единиц. Регулируется ст. 57 ТК РФ. Правила внутреннего трудового распорядка. Содержат правила приема на работу, перевода на другие должности, увольнения. Здесь же прописывается, как и сколько сотрудники работают, отдыхают и питаются, как и на каких условиях уходят в отпуск. Среди важных вопросов обязательно рассматривают меры поощрения и дисциплинарного взыскания

Важно, чтобы копия правил находилась в доступном месте – например, на информационном стенде, где документ могли бы почитать все желающие. Регулируются ст

100, и ТК РФ. Положение о порядке работы с персональными данными. Поясняет, какие данные относятся к персональным (ФИО, дата рождения, пол, адрес проживания, семейное положение и пр.), а также фиксирует правила сбора, хранения, обработки, использования подобных сведений. Здесь же прописывается, кто из сотрудников будет иметь доступ к персональным данным. Регулируется ст. и ТК РФ, ФЗ № 152 от 27.07.2006 г. Положение об оплате труда и премировании. Оформляется либо отдельным документом, либо как раздел в «Правилах внутреннего трудового распорядка». Содержит описание системы оплаты труда, принципов расчета зарплаты и премий. Регулируется ст. 135 ТК РФ. Инструкция по охране труда. Содержит правила техники безопасности, которые нужно соблюдать до, во время и после работы. Разрабатывается для каждой должности или вида деятельности. Если у ИП трудится менее 50 человек, нужно будет привлечь специалиста по охране труда: это может быть как штатный сотрудник, так и сторонний работник, оформленный по договору ГПХ. Если сотрудников больше 50, либо ИП работает в сфере производства, то придется создать отдельную службу охраны труда. Регулируется ст. 212 ТК РФ.

Распорядительные документы

Приказы и распоряжения. Письменное подтверждение приема на работу новых сотрудников, перевода, увольнения, предоставления отпуска, премировании, направлении в командировку и пр. К некоторым приказам и распоряжениям нужно отдельно подготовить документы-основания: ими могут быть докладные записки, акты и пр. Регулируется ст. и 84.1 ТК РФ.

Документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников

1. Трудовые договоры. Фиксируют сам факт наличия трудовых отношений, а также взаимных прав и обязанностей сторон. В документе прописывают место и дату начала работы, обязанности сотрудника, условия оплаты, а также прочие пункты, указанные в ч.2 ст. 57 ТК РФ.

2. Трудовые книжки. С 2021 года все сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, вместо бумажной трудовой «получают» электронную – сведения об их трудовой деятельности будут храниться в ПФР. Если сотрудник на прежнем месте работы выбрал бумажный вариант книжки, то при приеме на работу нужно сделать соответствующую запись в этом документе, а затем зарегистрировать книжку в специальном журнале. Работодатель обязан хранить бумажные трудовые до момента увольнения сотрудника. Регулируется ст. и 66.1 ТК РФ.

3. Книга учета трудовых книжек. Содержит сведения о книжках, полученных от сотрудниках, либо выданных им на руки. Регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, а также Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003.

4. Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек. Содержит сведения о поступлении новых и расходовании имеющихся бланков. Регулируется Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003.

5. Табель учета рабочего времени. Документ необходим для учета отработанного времени, а также явок или неявок сотрудников на рабочее место. Служит основанием для расчета и начисления зарплаты. Регулируется ст. 91 ТК РФ.

6. График отпусков. Необходим для определения дат основных и дополнительных отпусков в следующем календарном году. При составлении учитываются пожелания работников. Утвердить документ нужно минимум за 2 недели до Нового года. Регулируется ст. 123 ТК РФ.

7. Документы о проведении спецоценки условий труда. ИП должен проводить проверку каждые 5 лет (или чаще), даже если под его началом трудится всего 1 человек. Оценивают трудовые места всех сотрудников, за исключением тех, кто работает дистанционно. По результатам проверки присваивают классы и подклассы условий труда. Регулируется ФЗ № 426 от 18.12.2013 г.

Сюда же относятся различные журналы учета и регистрации документов: инструктажи по ТБ, ознакомление работников с локальными актами, по проверкам и медосмотрам.

Если работодатель использует собственные бланки, нужно убедиться, что в документах указаны все обязательные реквизиты.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание на 2022 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10, но при необходимости их легко добавить. В инструкции указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем

Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст

144 ТК РФ]).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Важно!

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.