13 секретов эффективного управления командой проекта в 2023 году - блог системы управления проектами worksection

«Тихие» места

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования, в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек

Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

«Тихая» комната, офис ECommPay

Организация планирования задач для каждого сотрудника

Процесс организации любого бизнеса начинается с планирования:

глобального (стратегического) — на уровне целей развития компании;
внутреннего — на уровне каждого отдела или функционального направления компании.

Глобальные цели разбиваются на более мелкие задачи (внутренние), которые и выполняют сотрудники каждого отдела компании.

Чтобы понять, как повысить эффективность работы отдельно взятого сотрудника, вы просто можете попробовать разработать пошаговую стратегию действий

Важно правильно сфокусировать всю команду на личных задачах и общих целях, дать ей толчок к развитию. При этом руководители должны играть роль лидеров и отслеживать процесс работы

Если каждый работник будет четко знать свои задачи на месяц, неделю и день, то он сможет более сфокусировано и оперативно выполнять их. Выстроив подобную систему для всех сотрудников и объявив о ней, можно создать крепкую внутреннюю структуру взаимодействия в коллективе. Каждый будет знать: что, когда и как сделать, чтобы добиться результата.

Совет 4. Создайте систему постановки целей на неделю

Руководитель может пообщаться с каждым членом команды и выстроить четкий план задач, который работник будет делать в течение недели. План должен быть не слишком легким, но в то же время реализуемым.

При желании директор может создать специальный чат со среднесрочными целями для каждого члена команды. Сотрудники сами будут писать в него и обозначать цели работы на ближайшую неделю или месяц. Руководитель в свою очередь может наблюдать за процессом постановки целей со стороны и в случае острой необходимости взаимодействовать с работником, отвечать на вопросы и корректировать направление его деятельности.

Это придаст работе прозрачность, а руководитель поймет, как лучше всего можно регулировать нагрузку членов коллектива. В конце каждой недели сотрудник подводит итоги. В самом начале новой недели каждый участник команды утверждает обновленный план задач.

`pc`

`mobile`

Совет 5. Проводите ежедневный трекинг

Помимо более общих недельных планов, руководитель может предложить сотрудникам составлять план на текущий рабочий день. Делать это можно в специальном чате в самом начале рабочего дня в завершенном виде. Например, «10:00-11:00 — звонки 10 клиентов совершены». А вечером следует отметить — что из планов на день было сделано, а что нет.

`pc`

`mobile`

Так, каждый член команды будет лично отслеживать результат собственной работы и заметно повысит продуктивность. Сотрудник наглядно сможет увидеть свой прогресс: что не получилось сегодня, сколько задач он выполнил неделю назад.

Вовремя корректируйте программу

В корпоративных университетах и базах знаний обычно накапливается масса курсов и материалов, поэтому периодически их стоит обновлять — просто чтобы руководителям не пришлось тратить время и силы на ненужные препятствия, считает Лилия Бикбова.

С программами сторонних провайдеров стоит поступать так же, говорит спикер. Например, крупные годовые программы можно корректировать по кварталам — и ориентироваться на текущие запросы.

«Сделайте ритм корректировки. У вас прошёл блок — посмотрели, что хорошо, что плохо, что делаем дальше, — скорректировали. Без этого знания будут неактуальные и, соответственно, бесполезные», — объясняет спикер.

Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

Мотивация

Устройте соревнования среди сотрудников. Это подстегнет их работоспособность.

Например, компания FreshBooks внедрила для сотрудников виртуальные бейджи, которые выдавались не только за решение важных задач, но и за такие заслуги как: ранний приход на работу («ранняя пташка), создание статьи для корпоративного блога («Хемингуэй»). В конце месяца подводились итоги, и победители получали призы.

Подтверждайте значимость. Если сотрудник потерял интерес к работе, выясните, в чем причина. Напомните, что поставленные перед ним задачи являются неотъемлемой частью общего результата. Покажите ему, насколько он важен для компании в целом.

Поощряйте развитие. Двигаться вперед – обыденное желание большинства из нас. Когда работа лишь помогает личностному росту, это благое дело и для компании, и для сотрудника. Создайте профессиональную библиотеку и позволяйте читать книги. Отпускайте сотрудников на профильные семинары, тренинги и конференции. Устраивайте мероприятия внутри компании, где сотрудники поделятся знаниями и опытом.

Освещение офиса в условиях разных интерьеров

Правильно задействованный свет способен значительно преобразить интерьер офиса, сделать его уютнее, поднять работоспособность персонала. Недостаток света приводит к быстрой усталости. Освещение офисного помещения должно быть оформлено в едином стиле. Нельзя использовать люстры, светильники, относящиеся к разным стилевым направлениям, одновременно. Это признак плохого вкуса. Стиль осветительных приборов должен гармонировать с остальными предметами интерьера.

Для офисов подходят локальные источники света. Лучше выбирать лампы жёлтого спектра свечения. Они приятны для глаза и создают благоприятный психологический фон. Оптимальный вариант – яркое освещение каждого рабочего места. Такое расположение ламп стимулирует работника к сосредоточенному труду.

Нужное количество и расположение светильников необходимо учитывать при разработке дизайна офиса

Сотрудники не должны испытывать дискомфорт, вызванный слабым освещением или постоянным мерцанием перегоревшей лампы

Каждое место для работы должно быть хорошо освещено. Для этого можно задействовать не только основной свет. Рабочие столы можно дополнительно освещать точечными светильниками.

Нагрузка на зрение будет значительно ниже при использовании разнотипных источников света – прямых и рассеянных, искусственного или дневного света

Исследования показывают, что яркие и просторные офисы мотивируют персонал и повышают производительность

Также при выборе светового решения важно учитывать цветовую палитру дизайна. Если палитра теплая, не стоит использовать холодный свет. Это большая ошибка людей, далеких от сферы дизайна

Холодный свет будет актуальным в заводских помещениях. Он подчеркнет промышленный интерьер, придаст обстановке необходимой строгости, ведь процесс производства требует дисциплины. Подчеркнуть творческую атмосферу руководитель может с использованием теплого света. Он расположит персонал к созданию новых проектов, разработке идей

Это большая ошибка людей, далеких от сферы дизайна. Холодный свет будет актуальным в заводских помещениях. Он подчеркнет промышленный интерьер, придаст обстановке необходимой строгости, ведь процесс производства требует дисциплины. Подчеркнуть творческую атмосферу руководитель может с использованием теплого света. Он расположит персонал к созданию новых проектов, разработке идей.

Основные методы управления командой

Говорят, что команда настолько хороша, насколько хорош ее руководитель. Итак, если вы хотите, чтобы команда демонстрировала рост, ваш рост должен быть на высоте

Всегда помните о важности этих составляющих управления.

Следует сбалансировать количество каждого метода в общем управлении. То есть, не все задачи можно делегировать, а некоторым совсем не нужно менторство, достаточно четко очертить, что и когда следует сделать.

Правильная расстановка приоритетов

Не стоит говорить работникам, что все задачи одинаково важны. Человек не может все делать одновременно. Поэтому следует объяснить, что имеет стратегическое значение для своевременного завершения проекта или работы компании в целом.

Соответственно всем задачам лучше расставить приоритеты. Оптимально делать это посредством таск-менеджера. Так каждый участник команды будет понимать, за что браться в первую очередь, а что можно отложить на потом. Это поможет рационально распределить рабочее время и не допустить срыва дедлайнов.

Делегирование задач членам команды

Руководитель не может и не должен выполнять самостоятельно львиную долю работы. Поэтому нужно делегировать коллегам то, что они могут выполнить.

Да, возможно суть и этапы выполнения некоторых задач придется долго объяснять, писать гайды и инструкции. Но и преимущества у делегирования есть:

список компетенций работников расширяется;
руководитель имеет больше времени для решения стратегических задач.

Внедрение наставничества

Этот процесс очень важен с точки зрения усиления команды. Пользу получает и тот, кто учится, и тот, кто учит. Ведь когда мы делимся знаниями, то структурируем их в голове и часто находим нестандартные варианты решения задач.

Человек, имеющий ментора, прогрессирует быстро, потому что ему не приходится перебирать большое количество неправильных или неактуальных методик. Напротив, можно сразу узнать, как сделать то или иное максимально эффективно.

При этом в процессе общения члены команды с разным уровнем квалификации учатся задавать вопросы, корректно отвечать на них, воспринимать другую точку зрения.

Коммуникация с командой

Без качественной коммуникации успешное управление командой проекта почти невозможно. Главное настроить ее так, чтобы это было удобно для всех.

К примеру, вы можете договориться, что не срочные вопросы можно писать на почту. А вот то, что требует немедленной реакции, должно появиться в мессенджере.

Коммуникация внутри задачи в Worksection

Кроме того, можно обсудить, что есть часы, когда кто-то из сотрудников не отвечает на сообщение, потому что проводит встречи или напряженно работает над решением задачи.

Также не помешают опросы внутри команды. Они могут быть посвящены самым разным темам: от празднования Нового года до выбора таск-менеджера. Если вы хотите иметь предельно честные ответы, сделайте опрос анонимным и сообщите об этом.

Обычно управление командой и коммуникациями проекта ложится на руководителя, но чтобы оптимизировать эти процессы, не забывайте об обратной связи от коллектива.

Ситуационное управление командой проекта

Следует понимать, что жесткое соблюдение правил управления не всегда работает

Иногда лучше руководствоваться принципами ситуационного лидерства, принимая во внимание разницу между ситуациями и работниками.

Суть такого подхода заключается в следующем. В зависимости от ситуации можно выбрать один из четырех стилей поведения.

Директивный Предполагается, что руководитель четко говорит, кто и что должен сделать, как это делать, указывает сроки

Такой стиль уместен, когда вы учите нового работника, чтобы он не допустил ошибок.

Наставнический Руководитель дает сотруднику задание и в общих чертах объясняет, что нужно получить в результате. По мере работы наставник дает советы, а в конце — подробный фидбек по поводу результата и методов продвижения к нему.

Поддерживающий Такой стиль целесообразен, когда руководитель уверен, что работник имеет все необходимые навыки для качественного выполнения задачи. Поэтому его участие сводится к тому, чтобы периодически спрашивать, нужна ли помощь и какая именно.

Делегирование Если вы знаете, что человек имеет все необходимое для успешного выполнения задачи, но не уверен в своих силах, то следует сказать, что теперь это его зона ответственности. В процессе работы руководитель не контролирует, что и как делается, но отвечает на вопросы и проверяет результат.

Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

4 частых ошибки при организации рабочего пространства

Важно позаботиться о том, чтобы офис был правильно организован. От этого зависит, что на протяжении дня будут делать ваши сотрудники: эффективно выполнять задачи или искать уединенное место, чтобы сконцентрироваться.

Мы выделили четыре ошибки, которые чаще всего допускают при проектировании офисов

Мы выделили четыре ошибки, которые чаще всего допускают при проектировании офисов.

Ошибка 1: не позаботились о звукоизоляции в open space

Выбрав офис открытого типа, многие забывают о важности грамотного зонирования и подбора материалов. Закупают мебель, технику, и на этом всё. А потом сталкиваются с жалобами сотрудников на шум, из-за которого продуктивность падает.

А потом сталкиваются с жалобами сотрудников на шум, из-за которого продуктивность падает.

Проблема не в формате офиса, а в зонировании и отделке

Важно еще на этапе создания дизайн-проекта всё продумать: использовать специальные отделочные материалы, выбрать правильную мебель, перегородки, настенные и потолочные акустические панели. . В проекте офиса IT-компании Emergn мы предусмотрели в open space акустические перегородки, подвесные панели и напольное покрытие, чтобы снизить уровень фонового шума. Также в рабочей зоне разместили кабины для переговоров, чтобы те, кому нужно пообщаться с клиентами, не отвлекали коллег от работы

Также в рабочей зоне разместили кабины для переговоров, чтобы те, кому нужно пообщаться с клиентами, не отвлекали коллег от работы

В проекте офиса IT-компании Emergn мы предусмотрели в open space акустические перегородки, подвесные панели и напольное покрытие, чтобы снизить уровень фонового шума. Также в рабочей зоне разместили кабины для переговоров, чтобы те, кому нужно пообщаться с клиентами, не отвлекали коллег от работы.

Ошибка 2: не учли потребности членов команды

Мы уже говорили о том, что важно проанализировать типичный день ваших сотрудников. Не менее важно уточнить у представителей всех отделов, какие у них пожелания по оснащению рабочих мест.

Может оказаться, что кому-то для работы нужны два монитора, а значит, и стол большего размера

Каждый такой нюанс влияет на планировку офиса в целом

Может оказаться, что кому-то для работы нужны два монитора, а значит, и стол большего размера. Каждый такой нюанс влияет на планировку офиса в целом.

Ошибка 3: неправильно зонировали пространство

Организуя пространство, важно грамотно спланировать не только рабочие, но и остальные зоны: коридоры, кухни, переговорные, а также правильно их расположить друг относительно друга. В противном случае сотрудники будут тратить время на перемещения из одного конца офиса в другой или между этажами, отвлекаться на пьющих рядом кофе коллег или пришедших на переговоры клиентов.

Играет роль и площадь офиса

Если она небольшая, нет смысла делать много кабинетов — в них будет тесно. Лучше предпочесть открытую рабочую зону и предусмотреть акустические перегородки или кабины.

Играет роль и площадь офиса. Если она небольшая, нет смысла делать много кабинетов — в них будет тесно. Лучше предпочесть открытую рабочую зону и предусмотреть акустические перегородки или кабины.

В офисе компании «Sever Minerals» мы использовали кабинку вместо кабинета, чтобы не урезать полезную площадь. Кабинет занял бы около 14 м², на кабинку понадобилось вдвое меньше.

Такое зонирование удобно, если для работы нужно где-то уединиться, а места для полноценного кабинета нет.

Ошибка 4: забыли о зонах отдыха

Часто про лаунж-зоны либо забывают, либо оформляют их по остаточному принципу — когда основную площадь распределили. Но это неправильно, сотрудникам нужно где-то отдыхать в течение дня, чтобы эффективно работать над задачами.

От планировки и расположения зоны отдыха зависит, будет ли она востребована. Так, делать ее рядом с кабинетом руководителя или неподалеку от рабочей зоны — не лучший вариант. В первом случае сотрудники могут игнорировать помещение из боязни, что шеф «застукает не на месте», во втором — причинять дискомфорт коллегам.

Если другого места нет, компенсировать недостатки помогут перегородки, лучше — акустические. Используя их, можно не только сделать зону отдыха более приватной, но и защитить от шума сотрудников, которые работают рядом.

Когда офисное пространство организовано грамотно, выигрывают все:

Сотрудники получают комфортные рабочие места, где смогут выполнять задачи, не отвлекаясь.
Вы не переплачиваете за пустые квадратные метры.

Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться

Еще очень важно наличие растений

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

Главные советы

Но есть главное правило, которое объединяет всех людей. Мы любим комфорт. Поэтому все должны соблюдать несколько советов.

Удобное кресло, стул, табурет. Все что Вам нравится, но оно должно быть не слишком мягким или твердым. Так, чтобы можно было удобно сидеть прямо. Ваша спина скажет вам спасибо, если к концу дня вам не нужно будет разгибаться из неудобного положения.
Все самые необходимые предметы должны быть под рукой или максимум в шаговой доступности

Это нужно для того, чтобы во время важной работы вы не отрывались от процесса, ведь все мы понимаем, насколько легко упустить мысль или потерять необходимую концентрацию.
Не стоит забывать, что одно только красивое рабочее место не сделает вас умнее и лучше. Помните, что необходимо саморазвиваться и постигать новое, даже украшая свой кабинет, вы учитесь.. Учитесь быть аккуратным, быть выразительным или веселым

Вы ищете свое внутреннее Я. Используйте свое рабочее место так, чтобы взглянув на него, ваши знакомые сразу понимали, что это именно вы!

Учитесь быть аккуратным, быть выразительным или веселым. Вы ищете свое внутреннее Я. Используйте свое рабочее место так, чтобы взглянув на него, ваши знакомые сразу понимали, что это именно вы!

Каждый человек — это индивидуальная личность и очень важно выразить это. Например, в той же самой окружающей нас обстановке. Место рабочей поверхности

Стол должен быть достаточно большим, чтобы на нем лежали все необходимые предметы. Не надо заваливать стол ненужными вещами

Место рабочей поверхности. Стол должен быть достаточно большим, чтобы на нем лежали все необходимые предметы. Не надо заваливать стол ненужными вещами.

Для любителей разных приятных мелочей можно организовать полочки. Выше стола или ниже стола, что ближе к душе. Чаще всего используют и то и другое.

И последнее. У рабочего стола должно быть много света! Но он не должен раздражать или быть слишком ярким. Наши глаза не должны напрягаться. Лучше всего будет настоящий солнечный свет или хотя бы его имитация.

Травмы из-за плохой эргономики офиса

Скелетно-мышечные травмы и проблемы со зрением – частые последствия плохой эргономики офиса. Ваши работники могут получить травмы, когда их тела должны адаптироваться к задачам, которые выходят за рамки их физических возможностей.

Согласно эргономическим исследованиям, самый крупный класс исков о травмах в офисе – это расстройства, связанные с работой скелетно-мышечного аппарата. На их долю приходится более 40% требований рабочих о компенсации среди офисных сотрудников. Эти травмы обходятся работодателям в очень крупную сумму.

Нарушения в работе скелетно-мышечного аппарата – это длительные травмы, которые со временем могут усугубиться и, следовательно, стать более дорогостоящими по сравнению с внезапными травмами, такими как падение. Это также означает, что возвращение сотрудника к работе может занять много времени, что приведет к ещё более высоким медицинским расходам и потерям времени.

Кроме того, могут возникать более высокие скрытые расходы, когда работники используют больше отпусков по болезни или замедляют темп своей работы в период до подачи иска.

Почему возникают травмы?

Технологии прошли долгий путь к улучшению нашей рабочей жизни и изменили способ взаимодействия с другими людьми и нашу офисную среду. В настоящее время всё, что находится на рабочем столе, включая монитор компьютера, ноутбук, клавиатуру и т.д., играет очень важную роль в рабочей жизни.

Хотя эти полезные достижения в области технологий определенно улучшили нашу рабочую жизнь, они также создают ненужную нагрузку на наши тела.

Некоторые компании начали приспосабливаться к ситуации, переходя на более динамичные рабочие пространства, такие как места для совещаний. Однако, в результате у людей начинают развиваться нездоровые позы, которые негативно сказываются на их здоровье!

Достижения в области технологий – это палка о двух концах, облегчающая нашу работу и в то же время создающая проблемы для компаний и сотрудников, которых раньше не было.

Преимущества здоровой эргономики офиса

Помимо создания более безопасной и здоровой рабочей среды, эргономика офиса также может дать следующие преимущества:

Повышенная продуктивность
Повышение качества выполненных работ
Повышение морального духа среди сотрудников
Снижение текучести кадров
Больше внимания и концентрации на работе

Популярные стили для офиса	Характерные черты
Американский	Это функциональное решение. В таком помещении будет практичным каждый квадратный метр. Обычно американский стиль применяется в больших зданиях. Ему характерны передвигающиеся стеллажи, множество рабочих мест, современная техника.
Европейский	Для этого направления характерны прозрачные стеклянные перегородки. Цвет стен обычно белый. Обилие цвета, минимум декора создают благоприятные условия для ежедневного труда.
Французский	Такой дизайн офиса производит неизгладимое впечатление на посетителей. Обычно он поражает обилием шикарного декора. Статуэтки, картины в рамах, небольшие фонтанчики вдохновляют персонал на новые трудовые свершения.
Лофт	Характерные черты стиля — высокие потолки, большие окна, кирпичные или бетонные стены, минимум внутренних перегородок.
Скандинавский	Простой, элегантный стиль. Он подходит для помещений разного размера. Скандинавскому направлению характерны: минимум деталей, узорчатый текстиль, мебель из натурального сырья, сквозные стеллажи-перегородки.