Как вести деловую переписку на английском

Стили коммуникации в англоязычной переписке

На каком языке бы вы не общались или не переписывались, стили речи всегда будут отличаться в зависимости от того, кто ваш собеседник — близкий человек или незнакомец.

В целом существуют три основных стиля коммуникации:

• формальный;
• нейтральный;
• неформальный.

Ранее большинство компаний в переписке с коллегами и партнерами использовали формальную коммуникацию, однако сегодня тенденции изменились, и чаще встречается нейтральный, а иногда и неформальный (в частности как часть корпоративной культуры организации) стиль.

Главные отличия между ними — в длине фраз и сложности лексики.

Как, зная это, удачно подобрать стиль коммуникации, если вы планируете направить первое письмо незнакомцу? Здесь следует применить «принцип безопасности» — формулировать так, будто вы переписываетесь с британской королевой. То есть не рисковать и выбирать формальное общение, главными характеристиками которого являются:

1. Отсутствие каких-либо сокращений. Например, стоит писать не «I’m going to …», а «I am going to …».
2. Использование нейтральных языковых конструкций. Эмоционально окрашенные слова, эпитеты, художественные приемы здесь излишни. Также не место в таком письме эмодзи, акронимам, жаргонизмам.
3. Четкость и однозначность формулировок. Перед отправкой письма еще раз его перечитайте и задайте себе вопрос: «А собеседник точно поймет, о чем я ему пишу?». Если ответ «Не факт», то лучше упростить слова и фразы.

Если же в вашей компании приемлемо нейтральное или неформальное общение, то в письмах коллегам можете использовать и жаргонизмы, и эмодзи. В частности, есть компании, работники которых друг к другу обращаются не по именам, а никнеймам, и это нормально для них.

Также в деловой переписке важно учитывать культурные особенности. Мы, украинцы, привыкли переходить сразу к сути, без долгих вступлений и объяснений, чтобы сэкономить время собеседника — и для нас это нормально

В частности, если вам нужно отказать человеку, можно написать «It’s not a good idea» с коротким комментарием-объяснением. И если это обращение к коллеге из Украины, то, скорее всего, вас поймут и не обидятся.

Но при общении с иностранцами, в частности, британцами, следует выбирать другую тактику — быть мягким, осторожным в высказываниях, оставлять определенную нотку сомнения. Уместно будет подать отказ фразой вроде «I do not think it’s a good idea».

Срочно нужно написать письмо на английском!

Настал момент, когда вам нужно написать деловое письмо на английском языке? Позвольте заранее предупредить вас, что здесь нет коротких путей.

Вы не можете научиться красиво писать по-английски по одному тексту. Для этого требуется владение как письменной речью, так и, прежде всего, самим английским языком. Хотя письмо — это, пожалуй, единственная область, где школьные скучные правила грамматики могут быть полезны, для того чтобы наш текст лился свободно, и наши предложения должны идти будто  «от сердца».

Для этого нам нужно «чувствовать» английский язык не столько головой, сколько сердцем.

Как это сделать?

Благодаря обширному контакту с английским языком!

В идеале, не только пассивный (слушание радио, чтение текстов), но и активный, когда мы сами создаем предложения на английском языке.

Конечно, здесь есть один нюанс. Если мы создаем (устно или письменно) неправильные предложения, мы можем обнаружить, что закрепляем неправильное обучение разговорному английскому языку

Поэтому важно, чтобы кто-то проверял наш текст или обращал внимание на то, как мы говорим

Но что, если мы решили учить английский самостоятельно?

Тогда, вероятно, лучшим решением будет онлайн-курс английского языка от Speakingo. Мы предлагаем вам учиться разговаривать полными, подготовленными предложениями. Вот как мы бы говорили, но без ошибок. Мы учим грамматику, и она становится привычкой и не останавливается на уровне теоретического правила. Вы можете бесплатно опробовать онлайн-курс английского языка Speakingo, нажав на кнопку ниже:

Начать обучение

Однако, возвращаясь к написанию делового письма на английском языке, конечно, есть несколько элементов, на которые следует обратить внимание:

Избегайте конфликтных ситуаций

Большинство писем пишутся по шаблону

В целом, все письма устроены примерно одинаково. Вот некоторые составные части, которые вы найдете практически в любом письме:

Дата (date). В е-мейлах проставлять дату не надо, потому что об этом позаботится ваш почтовый сервис. Но если вы пишете или печатаете письмо на бумаге, не забудьте проставить дату в верхней части страницы.

Приветствие (greeting). Каким бы ни было ваше приветствие – “Hello” или “Dear”, оно обязательно должно быть в вашем письме. Из письма должно быть понятно, кому оно адресовано.

Цель вашего письма (purpose for writing). В начале вашего письма должно содержаться краткое изложение того, о чем вы собираетесь писать.

Факты (facts). Затем вы подробно излагаете все, о чем хотите поставить вашего адресата в известность.

Ваша подпись (signature). Прежде чем указать имя и фамилию, письмо принято заканчивать типовой фразой, которая обозначает конец коммуникации, например: “Sincerely”, “Yours truly” (искренне ваш и т.д.). Затем ставится подпись.

Перечисленные выше пункты – план любого делового письма на самые разные темы. Здороваетесь, излагаете тему письма, развиваете ее в подробностях, прощаетесь, подписываетесь. Очень просто, не правда ли?

Однако это всего лишь структура, костяк вашего письма. Давайте посмотрим, как наполнить его содержанием.

Однако, прежде чем писать письмо, давайте научимся надписывать конверт. Это старинное искусство еще может вам пригодится.

Убедись в отсутствии: 5 распространенных ошибок

Очень часто мы делаем типичные ошибки. Появляются они из-за путаницы между двумя понятиями, а у кого-то из-за невнимательности

Даже если у вас высокий уровень владения английским, мы настоятельно рекомендуем обратить внимание на следующие пункты:

1.You’re (= you are) – Your

Incorrect: Your a valued client to our brand.

Correct: You’re a valued client to our brand.

Correct: We are grateful for your involvement.

2.It’s (= it is) – Its

Incorrect: Its crucial that they get our reply in no time.

Correct: It’s crucial that they get our reply in no time.

Correct: That letter was lost on the post.

3.There vs. Their

Incorrect: Their will be a live presentation.

Correct: There will be a live presentation.

Correct: Their head of HR department is very responsible person.

4.Then vs. Than

Incorrect: Our income is lower then last month.

Correct: Our income is lower than last month.

Correct: We will look into your request and then will contact you.

5.Verb + -ing vs. Verb + to

Incorrect: I look forward seeing you soon.

Correct: I look forward to seeing you soon.

Correct: She remembered calling them about the order.

Как заполняют почтовые конверты в Великобритании

В Великобритании адрес на конверте будет выглядеть немного иначе. Вот пример заполненного конверта с сайта Королевской почты Великобритании (British Royal Mail):

Miss S Pollard 1 Chapel Hill Heswall BOURNEMOUTH BH1 1AA

Правила заполнения почтовых конвертов в Великобритании::

На верхней строке пишут имя и фамилию получателя, либо фамилию и первую букву имени.

Вторая строка содержит номер дома и название улицы (именно в таком порядке).

Третья строка – название городского района или название деревни.

Четвертая строка – название города заглавными буквами.

Наконец, на пятой строке будет стоять британский почтовый индекс. Если в нем есть буквы, то они заглавные.

В Великобритании адрес получателя будет располагаться в нижнем левом углу конверта, а адрес отправителя – с обратной стороны под словами “Return address” (обратный адрес).

Image Source: https://personal.help.royalmail.com/app/answers/detail/a_id/81/~/clear-addressing—how-to-address-your-mail

TЕсли вы отправляете письма в США или Великобритании, эти правила обязательно надо соблюдать!

ООН рекомендует

Напомню, что никого в этой программе не отбирали в дипломатических академиях, поэтому поведение было совершенно проективным

–

из той среды, откуда люди прибыли. Чем ближе профессиональная область была к рациональной ипостаси: медицина, производство, экология, тем более последовательным было поведение в группе. Чем ближе к эмоциональной

–

медиа, искусство, образование, тем чаще возникали такие когнитивные внезапности. Организаторы довольно быстро поняли, что имеет смысл столь разных людей чуть обучить некоему общему этикету, чтобы убрать возникающие поведенческие разногласия.

Правил было не очень много, приведу в пример пять самых нейтральных и отмечу, что правила эти тогда помогли и до сих пор работают:

–

Смотреть на человека «в упор» нельзя ни при каких обстоятельствах. Надо коротко взглядывать на доли секунды, улыбаясь при этом (ну или просто доброжелательно, если тема не предполагает улыбок). Взгляд в упор

–

угроза. Даже если вы не имели в виду ничего обидного, а откровенно восхищены нарядом собеседника, например. Он воспримет ваше любопытство как агрессию и уйдет от контакта либо начнет защищаться, или будет нападать сам.

–

Входя в комнату, надо поздороваться — даже если вы женщина, а в комнате сидят только мужчины. При этом мужчины могут не вставать. Если вы

–

не королева Великобритании.

Надо сказать, что европейские мужчины из цивилизованных стран все же делают такое движение ягодицами на стуле, типа привстал (некоторые даже встают). Это приятно, но необязательно. Речь идет о деловом общении, а не о гендерном

–

помните? Вот если вы зашли в комнату или кафе, а ваш развалившийся в кресле бойфренд и не пошевельнулся

–

тут, может, стоит что-то пересмотреть в своей жизни.

–

Платит тот, кто был инициатором встречи outdoors (в ресторане или кафе). Общий сбор «после работы»

–

все платят или поровну или в соответствии с индивидуальным счетом.

Это уже привычное нам всем правило имеет в Греции забавный оттенок: если незнакомый мужчина угощает вас чашкой кофе, бокалом вина, мелким десертом, вы можете принять этот дар, если хотите, и это вас ни к чему не обязывает. Но если вы в ответ заказали чашку кофе, вина или что-нибудь еще

–

оппаньки, вы согласились на серьезное продолжение отношений на этот вечер.

–

Использовать декоративную косметику, духи и одеколоны на деловой встрече не этично. Этим вы как бы заявляете свои права на общую территорию. В ООН на входе в правилах висит запрет на использование духов с сильными запахами, сама видела.

Но пахнуть собой натуральным, а не искусственной свежестью считается уж совсем низким хамством. Вот и выкручивайся!

Помню как одному парню из России статусная дама заявила: «you stink!» И это было, во-первых, правда, а во-вторых, в этой парадигме не она его оскорбила таким заявлением, а он ее своим резким запахом.

–

Вход в разговор через small talks нужен не для того, чтобы всерьез обсудить погоду и обменяться мнениями, а для того, чтобы выработать формулу согласия. Допустим, на улице хмуро, а ваш собеседник восхитился погодой, если вы хотите дальше продолжать общение, имеет смысл сказать, что да, замечательно, что нежарко. А не вести себя как невежа, настаивая на том, что лично вам милей солнце и потом удивиться, почему собеседник на этом и откланялся.

–

В разговор надо не только войти, но и выйти из него. Тоже заготовив нейтральные фразы, что вам было приятно и до новых встреч. Иногда, если собеседник не уловил, что вы им уже сыты по горло, эту фразу приходится повторить несколько раз. У англоговорящих представителей есть универсальная фраза для тех, кто приходил просить о чем-нибудь: «Thank you for coming I’ll think what I can do». Если что

–

эта фраза отказа, а не согласия реально что-то для вас сделать. Поэтому после нее надо уходить, по возможности улыбаясь. И уж никак не объяснять по пятому кругу собеседнику, что вам от него нужно.

–

Мнение в общей беседе интересует только строго по теме и только, если о нем спрашивают. А длинные рассказы, что мол «был у меня такой случай…» оставьте старым полковникам в отставке и любителям подружкотерапии, не читавшим эту статью.

Калибровка по себе

–

сложный встроенный «баг». Чтобы избавиться от нее или хотя бы извлечь какую-то пользу, стоит помнить, что страстно и аргументировано вовлекаясь в спор, основанный на собственном опыте, мы не проблему решаем, а пытаемся зачем-то доказать всем вокруг, что «тоже умные». Куда мудрей бывает послушать, что собираются делать другие

–

и поступить максимально выигрышным образом.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Без фамильярностей и излишней строгости

В формальном русском языке для обращения используется «уважаемый». Какой же аналог существует в английском? На самом деле их несколько – чаще других применяется Dear. А вот буквальный перевод российского аналога английскими словами respected или reputable лучше не использовать – он не будет соответствовать тому, какое отношение вы хотите сформировать.

Вполне допустимо вместо сухого Good morning использовать Hello. Кстати, с первым можно серьезно ошибиться: если вы пишите письмо утром и отправляете его за океан, вы не знаете, в котором часу получатель его откроет. Так что нейтральность второго варианта также говорит в его пользу. А вот от фамильярных Hey, Yo или Hiya тоже лучше отказаться.

В деловой переписке будут уместны выражения с «I would like» – английский аналог конструкция «Я бы хотел». Например для того, чтобы подчеркнуть какой-то аспект, следует добавить предложение:

I would like to draw your attention

– Я бы хотел привлечь ваше внимание

Это означает, что вы считаете этот вопрос важным и хотели бы донести эту мысль вашему адресату

Поверьте, подобная конструкция не останется без внимания получателя, он обязательно обратит на нее внимание

Еще одна важная и при этом очень вежливая конструкция, которая используется для формирования просьбы:

Could you please be so kind … — Не будете ли вы столь любезны …

В этой фразе слышится изысканная просьба, при этом не унижающая вас, а наоборот, подчеркивающая ваше достоинство.

Английский уже давно стал языком международного общения. Однако, используя его в качестве такового, следует помнить, что в разных странах к деловой переписке на этом языке применяются различные требования. Так, в американском варианте стоит общаться более сухо и кратко, поэтому конструкции с would, could или might там недопустимы.

Если вы хотите сообщить собеседнику какую-либо негативную информацию, можно использовать конструкции I regret to inform you или I’m afraid that. Это продемонстрирует вашу озабоченность и поможет вам выглядеть внимательным контрагентом.

Деловая переписка — это официальное письмо

В деловой переписке на английском языке мы придерживаемся общих правил формального письма, таких как:

• мы используем полные формы, а не сокращенные (It is, а не it’s и т.д.).
• в английском языке Вы — это you, и мы не пишем его с большой буквы
• нужно избегать phrasal verbs (и тем более эти непристойные выражения).
• мы очень вежливы
• можем использовать пассивный залог, но без преувеличения

Оформление делового письма на английском языке

• Выравнивание (выравнивание текста) по левому краю
• не жалейте места для полей (1,5 — 2 см)
• одинарный межстрочный интервал
• не пишите слишком длинные абзацы, это плохо читается и выглядит некрасиво
• переносы строк между абзацами
• Если нет корпоративного шрифта, обычный размер шрифта — 12, Times New Roman или Arial

Правильная структура

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs. Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss. Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.

Рекомендуем прочесть статью: “В чем разница между Мисс, Миссис, Мистер. Вежливое обращение“.

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. Главная часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.

Например:

Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for… – Приносим огромные извинения за…

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.

Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.

Если вы не знаете как пишется ваше имя на английском языке, советуем почитать про транслитерацию имен.

Важно: после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.. Например:

Например:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Махон

Менеджер смены.

Основные принципы делового письма

Деловые письма на английском пишутся в самых разных случаях, но суть у них приблизительно одна: донести до второй стороны тот или иной вопрос в официальной манере, поскольку обе стороны, как правило, незнакомы или малознакомы друг другу. Кроме того, formal letter подчеркивает уважительное отношение к собеседнику и отмечает серьезный подход к определенному вопросу.

Применяется такой вид переписки в самых разных целях, и его виды напрямую влияют на стиль делового письма. Так, бывают letters для подачи резюме и поиска работы, в качестве жалобы касательно неудовлетворения определенным сервисом, для запроса конкретной услуги или отказа от нее, с целью выразить благодарность и пр. С точки зрения формата также можно выделить электронные и бумажные образцы formal letters. Далее речь пойдет о стандартной повседневной бумажной переписке, осуществляемой между несколькими лицами и передающей вполне естественные сведения, касающиеся, например, каких-либо рабочих моментов.

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Соловьева Елена, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур

В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами

Переговоры

Деловые переговоры — это общение между двумя и более сторонами, главная цель которого, как минимум, улучшить отношения между сторонами, как максимум — найти и совместно принять взаимовыгодное разумное решение

Сегодняшние достижения цивилизации позволяют проводить переговоры удаленно, однако сложно переоценить важность живого общения: и в наше технологичное время принципиальные вопросы принято решать при встрече

С точкизрения этикета и здравого смысла нужно вести переговоры «вежливо, но твердо».

Подготовка переговоров

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить.

Следует тщательно готовить и протокольную и содержательную части. Приглашать партнеров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации. Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой.

На встречу приглашаются только те сотрудники, чье присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашенная имеет право как принять, так и отвергнуть его.

Подготовка переговоров состоит из двух частей:

обдумывание:

• место встречи
• состав делегации
• приветствие партнеров

обсуждение:

• где и как рассадить участников
• встречи за столом переговоров

Содержательная

• круг обсуждаемых вопросов
• цели и задачи встречи

Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.

Проведение переговоров

Пунктуальность — обязательное условие переговоров. Опоздание заставит усомниться в вашей надежности как партнера. Но не стоит приходить раньше назначенного времени, чтобы не поставить принимающую сторону в неловкую ситуацию.

Идеальное место для встречи — переговорная комната, где ничто не отвлекаетвнимание участников встречи

Важные пункты в переговорах

Ваше невербальное поведение на переговорах должно отражать заинтересованность в исходе встречи и внимание к обсуждаемым вопросам, поэтому нельзя:

Для проведения удачных переговоров важно учитывать следующие моменты:

• Предоставление полномочий Стороны должны документально подтвердить свое право принимать решения и подписывать договоры. Возможна предварительная проверка полномочий юристами фирм или предъявление банковских гарантий.
• Гарантия конфиденциальности Стенограмма или диктофонная запись ведется по предписанным правилам. В конце стенограмма подписывается сторонами и никогда не передается третьим лицам. Каждая из сторон может вести запись самостоятельно.
• Продолжительность переговоров Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Соглашение вступает в силу, если оно зафиксировано на бумаге и подписано руководителями двух сторон.

Претензии, требования

«Мягкая» претензия

Вежливо («к сожалению») напишите о возникшей проблеме и попросите принять определенные меры ().

Unfortunately, we have not received… We would be grateful if you could deliver them soon.

I would like to draw your attention to (the fact that) I should like to point out that I should like to remind you thatI hope it is not necessary to remind you that

— вы пишете о том, что адресату уже известно (и даете понять, что недовольны).

«Жесткая» претензия

Напишите, что конкретно вас не устраивает, изложите свою точку зрения на эти факты и потребуйте от адресата немедленных действий.

It is now over nine months since we placed this order and we are still waiting for… I should like to point out that we have already paid for these … We must insist, therefore, that you deliver them immediately.

Кроме того, если сочтете необходимым, можете сделать предупреждение:

Unless… If … (not)…,

we will be forced to …

Unless we hear from you within seven days, we will take / will be forced to take legal action.

We must insist, therefore, that you refund, etc.

If you are unable to do this, we will be forced to cancel your contract with us

If we do not receive adequate compensation I will be forced to

I am writing to complain about your

Оформление письма

Существуют также определенные правила и по оформлению деловых писем.

Четко указывайте тему письма. Она должна полностью соответствовать содержанию послания. Не используйте аббревиатуры или слишком общие слова вроде «Hello».

Link FWD: FYI 

New policy for using devices Call for volunteers Instructions for the onboarding training

Объясняйте вложения. Если планируете прикрепить к своему письму файлы (например, иллюстрации, документы), то о них необходимо упомянуть в письме и объяснить собеседнику, зачем они нужны и что с ними надо сделать (посмотреть, оценить, сохранить себе и т.д.). Для ссылки на файлы следует использовать слово «attached» (например, «Please, find attached the presentation»).

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро «сканирует» взглядом темы — уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость — обязательна

Важно соблюдать этикет, писать «спасибо» и «пожалуйста», иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без «please» во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).
• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете «умные» слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно — смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете «Dear Paul» вместо «Hi Paul». Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку — это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Ним, я автор этого сайта, а также книг, курсов, видеоуроков по английскому языку.

Помимо сайта, у меня есть где я выкладываю задания и полезности по английскому.

Также заглядывайте на мой там тоже много интересного!

Завершающая часть

I look forward to receiving your reply/ order/ products/ confirmation/ etc.

Looking forward to hearing from you,

We/ I look forward to hearing from you

We look forward to receive your order.

Looking forward to meeting / seeing you

об информации

I hope that this information will help you.

Please contact me if you need any further information.

Please feel free to contact me if you have any further questions.

Please let me know if you need any further information.

We hope that this will help you.

Hoping this information will help you,

Hoping that we can continue to be of service to you,

I hope that this information is of help to you.

Meanwhile, please let me know, if you have any further questions.

If you need any further information, please let me know.

If you require any further information, you can contact me directly on…

о приложениях

I am enclosing a brochure that gives all the important details but if you would like any further information, pls contact me

I have pleasure in sending you…/ enclosing our brochure

I am, today, sending you some of our brochures in a separate package. With these, I have included details of

I enclose some information which I hope you will find helpful

We enclose some of our catalogues

еще завершающие обороты

We have passed your letter on to the following companies who will contact you direct

… has passed us your letter of

I am planning to visit the … soon and will write again shortly to…

We will send the names of the group members at a later date

I hope that you will not have to wait much longer

Your order is being dealt with and will be sent without further delay

We are pleased to be able to help/ assist you in this matter

6) Переходить на «ты»

В языках, в которых существует разница между обращениями на «вы» и на «ты», лучше не переходить на «ты». Немецкие партнеры ценят, если в общении коллега использует традиционные вежливые обращения: «Sie» – вы, «Herr» – господин, «Frau» -– госпожа. В деловом греческом языке используется вежливое обращение «Кириа» или «Кирие». Для европейцев это такая же норма, как «Вы» в русском деловом языке. Многие считают, что переход на «ты» мешает рабочей атмосфере и в будущем может поставить в невыгодное или неловкое положение – европейцы за дистанцию в профессиональной сфере. 

При этом в разговоре на английском для немцев в порядке вещей после первого письма перейти на общение по имени – без обращений мистер и мисс или герр и фрау. 

Вступление

We are writing to enquire about

We are writing in connection with

We are interested in (-ing, etc.) and we would like to know (if, etc.)

I am writing in connection with the above…/ your recent advertisement/ your contract/ your letter of … concerning the above…/ your letter of … in which you enquired about…

I am writing about the above invoice

I am writing to introduce two important new books just published…

I am writing to confirm the details of our conversation yesterday, concerning

I am writing to complain about your

	asking if
Thank you for your letter of…	enquiring about
We have received your letter of…	enclosing
	concerning

Thank you for your letter of the/ dated 8 March

Thank you for your fax dated 13 May concerning/ asking for details of

Thank you for your letter about

Thank you for your telephone call today, enquiring about