«у нас нет офиса и нам это подходит». как crm-агентство mailfit выстраивает рабочие процессы на удалёнке

Систематизация задач: как сделать, чтобы ничего не терялось

При выставлении задач в Trello аккаунт-менеджер определяет ее статус, дедлайн, ответственного.

Еще мы используем методологию Scrum, наши спринты (отрезки времени) равны рабочей неделе. Поэтому в начале каждой недели или в конце предыдущей мы согласовываем с клиентом задачи на спринт, берем их в работу и в конце недели подводим итоги.

При определении приоритетности заданий учитываем обратную связь от заказчиков и текущую ситуацию. Бывает, что «прилетают» срочные и важные задачи, которые не были согласованы. Они становятся первыми, а текущая работа сдвигается на более поздний срок. Управление происходит в Trello.

Кроме этого, у нас есть внутренняя система ─ отчет в Power BI по каждому проекту и всем аккаунт-менеджерам и специалистам. В отчете контролируем, сколько задач на паузе или какие дедлайны, и выясняем причины. После этого берем в работу или закрываем.

Как быть нанимающим менеджерам

Главный вывод один: быть гибкими и готовыми что-то менять.

А если детальнее, то помнить, что:

Удаленка — практически мастхэв новых реалий. Обязательная работа из офиса способна отвернуть около 70% потенциальных сотрудников. Многие компании говорят о падении продуктивности, однако исследование McKinsey утверждает, что почти 60% компаний, которые смогли успешно приспособиться к удаленке, говорят об улучшении показателей, а 30% видимых изменений не заметили. Так что проблема не в формате работы, а в отсутствии достаточной коммуникации в команде. Удаленка не создает проблемы — она их выявляет.
Проектная работа и наем фрилансеров — отличный выход для ряда должностей

Во многих направлениях, например, связанных с контентом, это позволит решать запросы бизнеса быстрее, эффективнее и, что немаловажно, дешевле.
Немало специалистов из соседних стран готовы рассматривать удаленные вакансии в Украине, а иногда готовы и на переезд. Работа с зарубежными рынками сейчас больше не роскошь, а ряд компаний начинает работать над долгосрочными стратегиями по найму из близлежащих стран, например из Беларуси.

Системный пересмотр подхода к удержанию сотрудников необходим, так как главный вывод большинства экспертов звучит так: удерживать дешевле, чем нанимать

Все важнее становятся аналитические скиллы у HR, которые нужны для мониторинга коэффициента текучести, вовлеченности и удовлетворенности команды. Именно работа с цифрами помогает понять, куда двигаться, чтобы создавать слаженную и вовлеченную команду.
Курс QA.Це хороший спосіб розвитку вашої кар’єри в IT-індустрії. Після проходження курсу Mate гарантує вам офер мрії.Ознайомитись з курсом

Работа на удержание специалистов, прозрачная система грейдов (группировки должностей), систематический пересмотр зарплат и инвестиции в профессиональный рост сотрудников — еще один мастхэв. Последний опрос LinkedIn свидетельствует, что 94% специалистов, сменивших работу недавно, не уволились бы, если бы видели перспективы развития. Тем, кто боится, что специалист после всех инвестиций уйдет, могу сказать следующее: его шансы уйти без всего описанного гораздо выше. Большинство крупных компаний уже давно растит лояльных специалистов под себя и только выигрывает от этого.

Если мы говорим о росте лояльных специалистов, то следует отметить практику многих крупных компаний создавать интернатуры или образовательные проекты, которые позволяют выявить и отобрать таланты еще на ранних этапах. Подобные проекты не только важная составляющая построения слаженной команды, но и отлично работают на внешний HR-бренд. Не говоря уже о том, что они позволяют решить ключевую проблему — кадрового голода.

Вдумчивая и методичная работа с внутренним и с внешним HR-брендом очень важна. Образовательные возможности для молодых специалистов, социальная ориентированность бизнеса, публикации в бизнес-изданиях и представление своих сотрудников как экспертов — необходимое условие, чтобы привлекать новые таланты. Все чаще появляются вакансии Employer Brand Manager, а крупные компании усиливают целые отделы, которые работают над брендом работодателя.

Компании на рынке активно работают над удержанием сотрудников и контрофферами, поэтому нанимающим менеджерам важно в полном объеме презентовать кандидату вакансию, рассказывать о преимуществах работы в компании и карьерных возможностях.

И отсюда следует самое главное: успешный найм невозможен без командной работы. Подход «рекрутер закрывает вакансию» — пораженческая тактика. Вы вместе решаете проблему бизнеса, а поэтому работаете сообща. Если менеджер не может рассказать о перспективах и преимуществах своей же компании, не может заинтересовать и мотивировать соискателя, то достойные кандидаты попросту будут упущены, ведь они ценят себя и свою работу.

Резюмируя: готовность быстро реагировать на изменения рынка и пересматривать процессы в компании существенно облегчит задачу поиска специалистов и поможет удержать существующую команду. А сплоченная и мотивированная команда — это то, без чего невозможен ни один успешный бизнес.

Почему обычно не составляют понимание задачи

Составлять понимание задачи — это ещё одно дополнительное действие. В кратком виде оно может занимать пять минут, а для сложных проектов — целый час. Обычно хочется кивнуть головой и просто пойти делать — типа сэкономил время.

Но если вдруг ты не понял свою задачу, ты рискуешь потом переделать её всю целиком. То есть ты на старте сэкономил 5 минут, а потом потратил дополнительные 5 часов.

Сами менеджеры часто не настаивают на составлении понимания задачи. Мол, «я же всё сказал, задача передана, работаем». Это признак неопытности: любой бывалый менеджер знает, что переданная задача — не значит понятая.

Основные задачи тайм-менеджмента

Главные задачи, которые должен поставить перед собой желающий управлять своим временем, таковы:

создание условий, способствующих эффективности труда;
определение приоритетов;
создание активности вокруг этих приоритетов;
сокращение времени, уделяемого неприоритетным делам.

В то же время, личные навыки, которые должен использовать тайм-менеджер, включают в себя:

постановку целей;
планирование;
расстановку приоритетов;
принятие решений;
делегирование;
составление расписания.

анализ

Возьмите большой чистый лист бумаги, ручку и подробно распишите, сколько обычно времени у вас уходит на работу, сколько на перерыв, сколько на сон и т.д.

Не забывайте, что вы пишите это только для себя, поэтому не нужно ничего приукрашивать. Если время не проанализировать должным образом, то ничего стоящего из всех последующих действий не выйдет. Главная задача анализа – это выявить ресурсы, за счет которых можно восполнить время на то, что мы обычно не успеваем.

Прежде чем приступать непосредственно к выполнению первой задачи тайм-менеджмента, вам осталось выполнить еще одно действие – найти себе помощника/ов. Это может быть органайзер, настенный календарь, ежедневник, часы с напоминанием, специальная компьютерная программа и/или что-нибудь другое

Важно, чтобы это средство было максимально удобным для вас, ведь тому, что вы выберете, суждено стать вашим лучшим другом на все времена

Какие приложения отправляют напоминания о задачах?

Google Задачи;
Google Календарь;
Google Ассистент.
- Следует учесть:
  - Уведомления о задачах от Google Ассистента не приходят на iPhone или iPad.
  - Ассистент будет напоминать вам о задачах только после того, как вы преобразуете напоминания в задачи.

Если вы перенесли свои напоминания недавно, обновите настройки уведомлений.

Как настроить уведомления Google Задач
Как настроить уведомления Google Календаря
Как настроить уведомления Google Ассистента

Примечания

Если приложение «Задачи» не установлено, уведомления о задачах будут приходить от Календаря.
На устройствах Android: если приложение «Задачи» или «Календарь» не установлено, уведомления о задачах будут приходить от Ассистента.
Если вы создали задачу офлайн и хотите синхронизировать задачи с другими поддерживаемыми устройствами, подключите свое устройство к интернету.
Если вы не используете приложения регулярно, некоторые телефоны Android отключают уведомления или отправляют их с задержкой. Чтобы всегда получать уведомления о задачах, предоставьте приложениям «Задачи» и «Календарь» разрешения.
Если на iPhone или iPad включен режим фокусирования, уведомления могут не приходить. Чтобы всегда получать уведомления о задачах, включите неотложные уведомления.

Реализация целей

Когда один из пунктов списка задач осуществляется, сразу же проверяйте и вычеркивайте его. Для мотивации можете переносить выполненные задачи в отдельный список, чтобы потом анализировать, сколько всего вы успели сделать, и иметь повод гордиться собой.

Тайм-менеджмент на предприятии

Система тайм-менеджмента на предприятии представляет собой веб-приложение, которое используется для отслеживания рабочих часов каждого работника. Она позволяет работодателю видеть, планировать, управлять временем своих подчиненных, контролировать затраты на рабочую силу и повышать производительность труда. Кроме того, автоматизированная система управления временем позволяет исключить бумажную волокиту и трудоемкий процесс ввода данных за счет встроенной иерархии задач и поддержки несколько типов их фильтрации. Компания SYSMEN в своей работе пользуется замечательным приложением planfix, опытом работы в котором мы поделимся с вами в следующей статье!

***

Помимо того, что не каждый человек знает, как правильно распорядиться своим временем, нам в нашу продвинутую эпоху бывает так трудно удержаться от искушения зайти в любимую социальную сеть, почитать новости в Интернете, сфотографировать себя в зеркале или поиграть в игру на телефоне, чтобы «передохнуть» или «отвлечься от работы». Жаль только, что все эти маленькие удовольствия незаметно быстро перерастают в привычку, и отнюдь не полезную. Надеемся, что вы сумеете избавиться от своих вредных привычек (если такие есть ), найдете вдохновение для применения рекомендаций по управлению временем и с его помощью станете еще успешнее и счастливее!

Потраченное зря время – это тысячи возможностей,

которые вы упустили.

Разница между генеральным директором и президентом

В некоторых крупных организациях сосуществуют две на первый взгляд равнозначные должности: генеральный директор и президент. Обе относятся к уровню топ-менеджмента, имеют управленческие функции. Сказать наверняка, кто главнее, невозможно, ведь в каждой отдельной организации разработаны свои должностные инструкции и обязанности. Обычно президент ― это собственник компании, который не желает заниматься операционным управлением, разработкой стратегий, но хочет оставить себе функции согласования ключевых решений. Также можно запомнить, что генеральный директор — наемный работник, а президент нет. Хотя это не строгое правило.

Полномочия генерального директора обычно заключаются в:

принятии высших управленческих решений;
защите компании от потенциальных угроз и рисков;
курировании работы всех подразделений.

Проще говоря, такой управленец курирует несколько подразделений, каждый из которых возглавляет руководитель. CEO несет ответственность за отчетность перед президентом, собственником.

Президент — это человек, несущий полную ответственность за бизнес, которым управляет. Генеральный директор может служить связующим звеном между топ-менеджментом и собственником. Президент же обычно участвует в коммуникациях между самой компанией и инвесторами, акционерами. Таким образом, президента можно назвать высшим должностным лицом в компании, а гендиректора — вторым по рангу.

CEO также может быть публичным лицом, взаимодействовать с общественностью, тогда как президент, совет директоров «остается в тени». В современных корпорациях для СЕО создают личный бренд. Именно директор анонсирует новые продукты и услуги. Правда в случае непредвиденных обстоятельств СЕО также публично увольняют и «вешают» на него неудачи компании.

Что делать, если сервис «Задачи» в моей организации не включен?

Если у вас есть аккаунт Google, предоставленный компанией или учебным заведением, в мае 2023 года начнется автоматический перенос напоминаний Google Ассистента и Google Календаря в Google Задачи.

Если вы администратор, включите сервис «Задачи» для организации. Подробнее о том, как включить Задачи в организации…
Если сервис «Задачи» отключен, напоминания не будут в него перенесены. В начале июня 2023 года все напоминания пользователей организации, которые не были перенесены, будут удалены.
Если в организации включен Google Архиватор, вы можете экспортировать напоминания, прежде чем они будут удалены.

Роль топ-менеджера в организации, которой управляет совет директоров от лица акционеров

Если все ключевые решения в организации принимает не сам топ-менеджер, то в перечень обязанностей добавляется составление отчетов и презентаций для собственников, высшего руководства. Также директор активно работает над тем, чтобы предоставить управляющему совету ресурсы, необходимые для роста стоимости акций и выплачиваемых дивидендов.

В некоторых компаниях топ-менеджер сам входит в число членов правления, а не выступает сугубо в качестве связующего звена между высшим руководством и персоналом.

В любом случае управленец, который работает на акционеров, должен:

информировать правление о кадровых изменениях вплоть до уровня N -1, предоставлять открытые сведения о поставщиках и клиентах, детализировать сделки, «знать обо всем»;
предоставлять на согласование перечень потенциальных контрагентов (обычно устанавливается требование с формулировкой «на сумму контракта более чем»);
планировать, организовывать и вести собрания акционеров. При чем топ-менеджер может быть как председателем, так и выполнять функцию секретаря.

Все это означает, что позиция топ-менеджера ― это не всегда конечное звено в карьерной лестнице или иерархии

Поэтому важно на столь ответственной должности быть грамотным и инициативным исполнителем, всегда держать руку на пульсе рыночных изменений, уметь слушать

Пользуйтесь приложениями для выполнения задач

В современном мире есть множество помощников для упорядочивания вашего рабочего дня. Вот несколько хорошо себя зарекомендовавших.

ToDo. Приложение для синхронизации рабочих и личных задач. Здесь можно сортировать задачи, устанавливать для каждой приоритет, вычеркивать неактуальные. Удобная функция —возможность добавить свое местоположение на карте. Если вам внезапно понадобилось отправиться в другой район города на встречу, телефон подскажет, как сделать это быстрее.
Things. Записывать задачи в этот планер можно голосом, поскольку приложение интегрируется с Siri. Это особенно удобно для занятых людей, у которых нет даже лишних секунд посмотреть в телефон.
Planner Plus. Идеальный помощник для тех, у кого есть подчиненные. Управлять списком дел может любой участник, у которого есть доступ. Таким образом, вы можете подключить всю свою команду к выполнению задач или назначить на каждое задание ответственного.
2Do. В этом приложении пользователь может настроить интерфейс под себя, сортировать список дел, отмечать выполненные задания, отправлять список по почте, прикреплять к задачам фотографию, видео- или аудиосообщение. Для защиты информации можно установить пароль.
Sooner. Приложение с минимальным количеством настроек и максимальной пользой

Вы можете распределять задачи по времени на виртуальном циферблате, менять их местами, отмечать разными цветами, устанавливать степень важности конкретной задачи.

Как общаемся с клиентами и берём в работу задачи

Допустим, что через форму на сайте нам падает заявка от нового клиента или он приходит по рекомендации (частая история). Клиент хочет, чтобы мы помогли ему повысить показатели рассылок: улучшили Open Rate, CTR и другие метрики.

Здесь за дело берутся директор, специалисты по продажам и аккаунт-менеджер. Мы все вместе с клиентом проводим брифинг в Zoom и обсуждаем детали. Далее по итогам создаём рабочий чат с клиентом в Telegram, закрепляем итоги созвона, договорённости, гипотезы по метрикам, сроки и приступаем к работе.

Аккаунт-менеджер, который был на созвоне, может взять клиента сам или передать проект другому. Сразу после звонка менеджер заводит новый проект в Asana, прописывает задачу на первую рассылку и привлекает к работе над ней специалистов. Обычно — кого-то из своей команды или других ребят. Многое зависит от специфики проекта и того, как срочно нужно его сделать.

Иногда нужно сходить к руководителю направления и узнать, например, кто из дизайнеров или верстальщиков сейчас меньше загружен и может взять задачу в работу.

Часто бывает так: кидаем клич в общем чате, кто хочет поработать с конкретным проектом и считает, что справится на отлично. Практика показывает, что так сотрудники подходят к работе ответственнее.

В описании к задаче менеджеру нужно прописать все вводные по клиенту, дать ссылки на бриф, редполитику, другие рассылки и референсы — по максимуму всё, что есть. Если нужны особые доступы, нужно прописать их тоже.

Дальше менеджер назначает сабтаски на специалистов. Порядок подзадач для создания письма выверен годами: текст ⟶ дизайн ⟶ вёрстка ⟶ тесты ⟶ отправка. На промежуточном этапе согласовываем с клиентом текст и макеты в Figma, чтобы можно было оперативно внести правки. Иногда согласование затягивается и из-за этого страдают все, кто работает над задачей.

Обычно мы сразу обсуждаем с клиентами план по рассылкам и другим активностям на месяц вперёд. В конце каждого периода готовим смету по стоимости работ и согласовываем её с клиентом в чате или на еженедельных созвонах.

Всю документацию ведём в Google Docs, расшариваем доступы на команду и клиента при необходимости. Иногда создаём доски в Trello или других сервисах, где клиенту удобно общаться и следить за задачами.

Все задачи, как и клиенты, уникальны. Нам нравятся челленджи и то, как мы оттачиваем экспертность каждый раз, когда встречаемся со сложностями. Но в целом рабочий процесс отлажен и понятен всем участникам.

Обязанности топ-менеджера компании

Не столь принципиально, как именно называется первое лицо компании, куда важнее, чтобы с его помощью деятельность предприятия была прибыльной, непрерывной. Рассмотрим подробнее обязанности CEO.

1. Управление бизнесом на макроуровне.

Генеральному директору не обязательно знать все мельчайшие нюансы работы бухгалтерии, маркетингового или производственного отдела. Его задача донести поставленные цели исполнителям, а затем контролировать ход выполнения, оказывать содействие в сложных вопросах. Но чтобы создать благоприятную атмосферу, управленец должен четко разграничивать рабочие процессы, разделять внешние и внутренние факторы, влияющие на результат. В идеале СЕО необходимо создавать долгосрочные планы компании, после обсуждения с теми, кто будет их реализовывать.

2. Коммуникация.

CEO должен быть неким ответственным лицом, к которому могут обратиться внешние контрагенты, если последние не могут найти ответы у нижестоящих сотрудников, а также конфликтующие стороны. Генеральному директору необходимо обеспечивать эффективную коммуникацию и координацию всех отделов и департаментов. По сути, только топ-менеджер владеет всей информацией, видит комплексную картину. Тогда как начальники отделов могут оценивать свою деятельность только в одном разрезе. Эффективный топ-менеджер должен уметь направить деятельность каждого департамента так, чтобы обеспечить удовлетворение амбиций каждого работника без ущерба деятельности всей компании.

3. Прогнозирование.

Благодаря большому потоку информации, поступающему из всех отделов (финансового, производственного, маркетингового), топ-менеджер должен брать на себя ответственность и стараться «предсказать» тенденции развития рынка, отрасли. В крупных корпорациях на помощь приходят целые аналитические отделы. Однако такие департаменты могут только давать рекомендации. Окончательное решение всегда принимает топ-менеджер, это полностью в его ответственности.

4. Постановка стратегических бизнес-целей.

Генеральный директор отвечает за разработку, оценку и внедрение бизнес-стратегии компании. Также СЕО может участвовать в постановке целей для каждого отдела или подразделения, но без детализации выполнения.

5. Оценка топ-менеджмента.

При расчете КPI, формировании пула премий, обязательно проводится оценка работников по разным показателям. Топ-менеджеров оценивает генеральный директор. Чтобы избежать предвзятого отношения, в крупных компаниях процедура обычно проходит с привлечением сторонних консультантов.

СЕО также должен постоянно мониторить рынки, отслеживать изменения в отрасли

Именно топ-менеджер ― это главный драйвер изменений, поэтому так важно ему быть в курсе того, что может негативно или позитивно повлиять на деятельность компании

Какие навыки нужны менеджеру проектов

Это зависит от компании, сферы ее деятельности и конкретной задачи. В IT необходимо знать, как разрабатывают приложения, сайты и другие технические решения для бизнеса, в маркетинге — понимать, как работает реклама и стратегии продвижения брендов. Наиболее успешными менеджерами проектов становятся технические специалисты, которые работали в компании на других позициях и понимают специфику и все процессы изнутри.

Личные качества

Самостоятельность и ответственность. Проджект-менеджер сам разрабатывает план реализации проекта, осуществляет контроль и отчитывается перед заказчиком.

Коммуникабельность. В ходе работы приходится постоянно общаться с клиентом и коллегами из команды исполнителей. С развитыми навыками коммуникации проще донести свои мысли, понять чужие и настроить взаимодействие между людьми.

Стрессоустойчивость. Даже профессионал не способен предусмотреть все возможные риски. Зато в состоянии, когда сроки горят, а разработчик готов швырнуть в дизайнера монитор, — менеджер проектов сохраняет спокойствие и находит выход из положения, чтобы реализовать проект с новыми вводными.

Профессиональные навыки

Знать язык заказчика и команды. Чтобы реализовать проект в строительстве, необязательно быть архитектором и знать все степени прочности арматуры. Нужно лишь понимать заказчика и уметь донести информацию до специалистов в компании на понятном им языке.

Выводы

Сделаем несколько выводов из изложенного, а в следующей статье посмотрим, как мы сможем улучшить эти показатели.

И так, есть, как минимум, 4 основных причины из-за которых мы теряем резервы времени в проектах:

Закон Паркинсона.
Студенческий синдром.
Потеря выигрыша и передача опозданий в цепи зависимых заданий.
Перепрыгивание от задания к заданию в мульти-проектных средах.

Вывод: Основной причиной срыва сроков является наша организация работы, а не вселенская неопределенность. Нам нужно решение, которое бы изменило нашу работу. При этом анализ ключевой проблемы указывает на ряд требований, которым должно удовлетворять наше решение.

Решение должно обеспечить, чтобы:

Оценка длительности заданий не переводилась в разряд ОБЯЗАТЕЛЬСТВ — это должно значительно сократить количество подстраховки.
Выигрыш по времени и опоздания компенсировали друг друга.
Перепрыгивания от задания к заданию резко сократились.

И так, что собой представляет решение?

Читайте об этом в моей следующей статье: «Как завершать проекты в срок».

*************