Как все успевать и не уставать

«Метод помидора», или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android

Если система вам понравится, обратите на них внимание

Где узнать больше

• Статья: «Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro».
• Книга: Штаффан Нётеберг. Тайм-менеджмент по помидору. Альпина Паблишер, 2020.

Как все успевать делать в жизни или моя тайм-менеджмент модель «7сфер»

Сейчас я знаю, как правильно распределять время так, чтобы мне хватало на все сферы жизни. Но так было не сразу. Построение своей модели эффективного тайм-менеджмента предполагает изучение и применение большого количества техник из различных книг. Чтобы тебе на все это не тратить свое время, я не зря дал всего 3 книги. Ни 20, ни 10 и даже не 5. Из каждой книги я расскажу по одной технике, которые позволили мне управлять своими действиями и минимально тратить время для достижения целей.

Техника «Цели»

Эта техника из первой книги Глеба Архангельского «Тайм-Драйв. Как успевать жить и работать». Это основа основ. Необходимо четко и ясно знать на что тратить время. Обычный человек тратит время на все что можно, но только не на цель. Почему? Потому что у 97% людей их просто нет. Цели я ставлю на 3 года, 1 год, 3 месяца, 1 месяц, 1 неделю и 1 день. Четкие цели помогают не тратить время на лишние раздумья, а действовать сразу. Эффективность складывается из каждодневной работы. Значит самым важными являются на самом деле цели на каждый день. У тебя может стоять цель на год, но если ты не выполняешь цели на каждый день, то результата не будет.

Техника «7 сфер жизни»

Из второй книги Николая Мрочковского «Экстримальный тайм-менеджмент» мы можем понять, что развиваться нужно сразу во всех сферах жизни. В моей концепции развития личности этих сфер 7: духовный рост, личностный рост, здоровье, отношения, карьера, финансы и яркость жизни

Внимание! Каждый день необходимо работать как минимум с 5 сферами. Почему? Духовный рост – это познание себя, Личностный рост – это твои цели, твое видение будущего

Это точка А и точка Б. И обязательное с 3 наиболее важными сферами: здоровье, отношения и карьера. Финансы и яркость жизни не обязательно прорабатывать каждый день. Достаточно раз в неделю.

Вот как происходит распределение времени у меня в течение дня: Личностный рост — 1 час ( работа с целями) Здоровье — 2 часа (йога) Карьера — 4 часа (работа над своими проектами) Отношения – 4 часа ( встречи с друзьями, свидания и т.д.) Здоровье – 2 часа (прогулки на свежем воздухе, ванна) Духовный рост – 1 час (медитация, самоанализ)

При такой схеме можно успевать делать все. Как минимум каждой сфере нужно уделять 1 час. Есть время уделить 2 часа — пожалуйста, 4 часа – еще лучше. Это позволяет быть очень гибким. Если ты будешь ставить всегда 4 часа на сферу, то при малейшем сбое, ты не уделишь столько времени одной сфере. Жизнь течет, меняется. Время – это вода, будь текучим, как она. Поэтому советы по жесткому тайм-менеджменту сразу откидывай в сторону.

Техника «Приоритет»

Из третьей книги Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент» нужно уяснить, что всегда нужно ставить приоритеты. Во-первых, по сферам. Необходимо понимать, какая сфера у тебя отстает, ей нужно постараться уделить максимум времени. Для меня, например, это Здоровье. Во-вторых, приоритеты задач по каждой сфере. Например, возьмем Карьеру

Сначала нужно позвонить договориться о важной встрече, потом написать статью, и только 3-им действием будет исправление «бага» на моем блоге. Сначала важное (то, что сделает результат сейчас), потом нужное (что сделает результат в будущем) и только затем маловажное (то, что может еще подождать)

Если прям в трех словах, то это вся суть управления собой заключается в постановке целей во всех сферах по приоритетности. Возьми целый месяц и протестируй данную модель. Конечно, можешь создать свою, добавить еще что-то, но костяк «успешности» кроется именно в этом

Тайм-менеджмент требует от тебя силы воли и каждодневной тренировки, но потом это войдет в привычку и ты не будешь обращать на это внимание. Кстати, когда у человека есть важные жизненные цели, которые он хочет добиться всем нутром, то все лишнее отваливается само собой

И это будет уже эссенциализм в чистом виде. Успехов тебе!

А нужно ли нам то, что мы не успеваем?

Самый первый вопрос на который должен себе начинающий тайм-менеджер: «А делаю ли я то, что хочу?». 

Часто, практически всегда, человек в современном мире занимается совсем чуждым ему делом. Основных причин две. Первая – это родители, они конечно же «лучше» знали, кем должен стать их ребёнок, когда он вырастет. В результате такой человек сам не знает, чего он на самом деле хочет, он даже ни разу об этом не задумывался! За свои желания и цели он принимает мечты своих родителей.
 

Время — единственный невосполнимый ресурс в нашей жизни

Вторая причина, когда человек для себя решает сознательно кем он хочет быть исходя не из своих реальных желаний, а из навязанных телевидением и общественным мнением. Нам внушают, что надо быть богатым, успешным, знаменитым. Мы сравниваем себя с искусственно созданными голливудскими идеалами: специально подобранными людьми, плюс специально обработанными, чтобы предстать в лучшем свете. Мальчику внушают, что он обязательно должен стать богатым: успешным бизнесменом или начальником. Девочке, что она должна выйти замуж за такого «мальчика».

При достижения не своих целей всё приходиться делать на силе воли. Вопреки навязанным нам стереотипам, силу воли долго и помногу напрягать нельзя – человек перегорает. Конечно, иногда её напрячь можно и даже нужно, но не много. Есть редкие люди, которые родились очень волевыми, их, как правило, и ставят нам в пример. Причём подают не как единичные случаи, исключения, а как норму жизни – именно таким и должен быть каждый человек. 

Поскольку напряжение силы воли очень энергозатратный процесс, то организм стремится свести его к минимуму, или, если это невозможно, максимально оттянуть выполнение задачи (вдруг что случиться и задачу уже выполнять будет не нужно). Возникает такое явление, как прокрастинация – оттягивание начала дела, даже при чётком планировании.

В итоге, при стремлении к не своим целям чего-то достигнуть очень сложно, т. к. придётся постоянно бороться с собой. Если при этом ещё и использовать приёмы эффективного тайм-менеджмента, то борьба с собой становится структурированной и, самое главное, начинает занимать всё рабочее, а иногда и свободное, время. Естественно, жизнь просто превратиться в пытку.

Простые правила тайм-менеджмента

Хочется заработать как можно больше — набираешь кучу заказов

Казалось бы, очевидно, что не нужно брать больше заказов, чем можно сделать, но нет. Бывает, приходит новый клиент, с горящими глазами подсчитываю гонорар и набираю проектов под завязку. А потом за один день выполняю сразу 7–10 задач и сижу за компьютером с 08:00 до 20:00 (или даже до 21:00) почти без перерыва. На следующий день чувствую себя разбитой, работаю хуже, и всё нарастает как снежный ком.

В последнее время я начала отчётливо понимать, что много заказов — это не выход. Выгоднее брать меньше проектов, но лучше прорабатывать материалы, а ещё оставлять время на отдых. Всех денег не заработать.

Чтобы набирать оптимальное количество заказов:

• планирую график так, чтобы как минимум 2–3 часа в день были свободными от работы и домашних дел, — лучше потратить это время на отдых;
• учусь отказывать людям: из-за отказа очередному потенциальному клиенту небо не упадёт на землю, и даже ядерного взрыва нигде не случится;
• стараюсь выбирать «лёгкие» проекты, которые занимают меньше времени.

«Лёгкие» проекты — это те, в которых работу согласовывают не три месяца, а пару недель. И где заказ принимают один-два человека, а не три-четыре, каждый из которых вносит свои правки не обращая внимания на предыдущие.

Что мешает твоей продуктивности

Давай разберемся, что может стоять на пути к твоей продуктивности.

Прокрастинация.

Часто мы склонны откладывать дела на потом, оправдываясь «сделаю позже». Но это только откладывает наши задачи и увеличивает стресс.

Отвлекающие факторы.

Социальные сети, сообщения, звонки, телевизор – всё это может забрать твое внимание и отвлечь от важных дел. Неправильное планирование

Неправильное планирование.

Если не имеешь ясного плана или не умеешь приоритезировать, легко запутаться и потратить время на мелочи, вместо того чтобы сосредоточиться на важном. Мультизадачность

Мультизадачность.

Вроде бы делаешь несколько дел одновременно, но на самом деле это только разбавляет твое внимание и замедляет процесс выполнения. Недостаток организации

Недостаток организации.

Хаос на рабочем месте или отсутствие системы управления задачами могут сильно затормозить твою продуктивность.

Стресс и усталость.

Когда мы перегружены или физически и эмоционально измотаны, наша эффективность страдает, и задачи выполняются медленнее.

Отсутствие мотивации.

Если ты не видишь ясной цели или не понимаешь, почему нужно выполнять задачу, трудно найти внутреннюю мотивацию для действий.

Такие вещи могут затруднить твою продуктивность, но не беспокойся! Существуют эффективные стратегии, которые помогут преодолеть эти преграды и стать настоящим гуру продуктивности.

3 шага, чтобы уделять больше времени себе

Вам хочется выделить, хотя бы немного времени для себя. Но как это сделать, когда нужно всё успеть? Мы нужны в семье и на работе. При этом нужно успевать жить полной жизнью. Это возможно?

Всего две причины нам мешают:

1. Я должна.
2. Меня не простят.

Не давайте никому убедить себя, что вы ему/ей что-то должны. В результате всё время виноваты.

Как не быть «белкой в колесе»?  Успевать всё, но в то же время позволять себе жить? Когда не получается задуманное и дела накапливаются? Особенно если у вас или у кого-то к вам слишком высокие требования

Важно соответствовать, какое же тут время на себя?. Бывают ситуации, когда просите прощения, чтобы сохранить хорошие отношения

И вы действительно можете чувствовать себя при этом виноватым. Хотя, на самом деле, это не так. Давайте проработаем этот вопрос

Бывают ситуации, когда просите прощения, чтобы сохранить хорошие отношения. И вы действительно можете чувствовать себя при этом виноватым. Хотя, на самом деле, это не так. Давайте проработаем этот вопрос.

Проанализируйте и запишите:

1. Есть ли во мне чувство вины на этот момент?
2. Что мне нужно сейчас на самом деле?
3. Почему же это не получается?
4. Ваши родные, люди из вашего круга общения, те из них, кто уделяют время себе. Они потом чувствуют себя виноватыми?

Посмотрите свои ответы. Вы видите сейчас реальную картину. Что и как вам мешает. Вы видите причину вашего подавленного состояния. Это действительно может мешать успевать жить и работать. Освободитесь от чувства вины и впустите больше счастья в свою жизнь.

Давайте помечтаем. У вас всё сделано. Этот день только ваш. Не ограничивайте себя в желаниях. Пусть фантазия бежит вперёд. Вы бы…

Не огорчайтесь, если ничего не приходит в голову. Люди теряются, если неожиданно получают лишнее время. И, в конце концов, оно у них уходит. Жаль…

Как успевать жить и хранить свои часы, минуты? Есть три рецепта:

Рецепт 1. Вам подарили свободное время. Теперь оно есть. Решите, для чего оно вам. Запишите то, что помогает вам прийти в себя. Делает вас счастливой. Может быть, у вас есть хобби, которому посвятите свободное время

Если таких занятий несколько, выберите самое важное, такое, без которого вам будет вовсе не комфортно

Рецепт 2. Фиксируйте свои действия в течение пяти дней. Можно разбить день на 2 части. Запишите, что вы делали до обеда. В конце дня отметьте действия, которые выполняли во второй половине, и сколько часов потратили

Обратите внимание на следующий момент: на что именно были распределены самые большие затраты по времени. Получилось ли уделить хотя бы час своему хобби? Если да, то сколько именно

Теперь делаем вывод: «Всё ли из списка нам важно?». Особенно думаем о том пункте, на который расходуется больше всего нашего времени

Всего за 1 час получи 1 000 000 кВт энергии на ближайшие 168 часов
для жизни в Потоке

• Если ты:
• чувствуешь себя эмоционально истощённой к концу недели (или даже дня);
• испытываешь постоянное чувство хронической неудовлетворенности, усталости и депрессии;
• ничему не радуешься.

• Всего 1 час еженедельной перезагрузки позволит тебе:
• стать эмоционально устойчивой,
• получить заряд энергии
• наладить энергообмен с миром.

Приглашение на Субботнюю Перезагрузку действует только до 13 января 10:00

 Рецепт 3. Проснулись. Сделайте немного того, что выбрали при первом рецепте

Вы же это любите.  Неважно сколько. Можно и пять минут

Важно выполнить именно сейчас, а не тогда, когда получится. Впереди насыщенный день, придётся всё успевать. Только пять минут, но они дадут вам силы и возможности жить полной жизнью.

Вот ещё способы, помогающие освободить время, ваши часы и минуты:

1. Дай другим поработать. Найди то, что могут сделать за тебя.
2. Освободи себя от Интернета. Отключи ненужные сообщения. Выйди из лишних чатов. Прекрати реагировать на каждое уведомление.
3. Уважай себя. Говори «да», только если ты действительно так думаешь.

Следуя советам нашей статьи, вы заметите: у вас теперь появилось больше времени. И самое главное: вы больше слушаете себя, своё сердце.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

История развития

Термин «тайм-менеджмент» возник в 1960-х и впервые употребляется в книге «Ловушка времени» Алека Маккензи. В книге автор рассматривает проблемы, с которыми сталкиваются люди при планировании времени, и предлагает соответствующие решения. Но, конечно же, вопросами контроля времени люди задавались и ранее.

Около 2 тыс. лет назад древнеримский философ Сенека в письмах поэту Луцилию писал, что нужно постоянно вести учет времени в письменной форме, а потраченное время делить на хорошее, плохое и бесполезное. Выдающийся итальянский ученый и архитектор эпохи Возрождения Леон Баттиста Альберти считал, что если человек способен управлять временем, то он добьется успеха в любом деле. Для себя он вывел два правила планирования и строго придерживался их до конца жизни. Каждый день Альберти начинал с составления списка дел на день. Сам список формировался с учетом приоритетности. В начале были самые важные дела, а в конце — наименее приоритетные. Такие занятия, как сон, развлечения и приемы пищи, для Альберти были не так важны, как работа.

Большой толчок развитию тайм-менеджмента дала промышленная революция и последующая индустриализация. Фабрики с десятками и сотнями рабочих требовали нового подхода к организации труда. На производствах появился строгий график с расписанием рабочих смен. Принципы научной организации труда и менеджмента в своих работах описал Фредерик Тейлор.

 Если XIX век был ориентирован на организацию физического труда, то XX век — на повышение эффективности интеллектуального. Настоящий бум на тему тайм-менеджмента пришелся на вторую половину прошлого столетия. В 1973 году вышла книга Алана Лайкена под названием «Как получить контроль над своим временем и своей жизнью». В 1989 году Стивен Кови выпустил книгу «7 навыков высокоэффективных людей», которая и по сей день остается одной из лучших работ по тайм-менеджменту.

С развитием технологий и появлением интернета интерес к теме только возрос

Сегодня существуют десятки тренингов и курсов, которые помогут научиться управлять своим временем, ежегодно выходят десятки книг, и все больше людей осознают важность тайм-менеджмента. Кроме того, благодаря смартфонам и различным приложениям планировать день и управлять своим расписанием стало удобнее

***

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Простые правила организации времени

В тайм-менеджменте разработаны специальные модели и методы, помогающие грамотно организовать работу с задачами и сделать планирование результативным. Мы познакомим вас с некоторыми из них:

Правило «пяти минут»

Короткие дела, которые занимают мало времени и требующие минимум усилий и , нужно выполнять незамедлительно. Вам нужно записаться на приём к стоматологу? Не нужно вносить этот пункт в ежедневное расписание. Нужно взять трубку и записаться на прием.

Метод 90 на 30

Согласно данной методике, разработанной американским журналистом тони Шварцем, утро стоит начинать с определения более сложной задачи и немедленного её выполнения. Работать над ней 90 минут. Затем выделить 30 минут на отдых, который должен быть максимально качественным и полноценным.

Техника «Pomodoro»

Методика Франческо Чирилло предполагает свой лучший вариант работы со списками задач

Их также нужно составлять с градацией от самого важного к менее важному. А рабочее время автор делит на 30-минутные отрезки, «помидоры», включающие 25 минут активной работы над задачей и 5 минутный перерыв на отдых

Выполняемые дела нужно отмечать крестиком после каждого «помидора». После четырёх подходов делается перерыв на 15-30 минут.

***

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

Мотивируйте себя и сотрудников на выполнение задач

Здесь важно следовать трем простым правилам:

• Объяснять себе и работникам, зачем нужен результат этой задачи.
• Рассказывать команде или ответственному, зачем вы требуете конкретных действий.
• Хвалить, благодарить, поощрять за проделанную работу и отличный результат себя и сотрудников.

Обратная связь — крайне важна для анализа действий и работы над ошибками. С ней аналогичные задачи будут решаться в последствии быстрее. Обязательно проговаривайте слабые и сильные стороны решения конкретного дела. И, конечно, не забывайте награждать себя презентами за активность и добросовестное отношение к работе.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского

Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией

В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач

Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.