Что такое чек-лист: история, виды, преимущества и недостатки

Содержание чек-листа

Каково должно быть содержание чек-листа? Здесь, всё не так уж и сложно. Для начала определитесь, где Вы будете его составлять. На компьютере, или просто используйте обычную бумагу в формате A4. Структура содержания чек-листа простая. Перечислю основные моменты, которые должны быть отражены в чек-листе:

1. Не пишите слишком длинные предложения. Лучше всего использовать короткие вопросительные фразы.
2. Разделите чек-лист на два раздела. В одном разделе нумерация задания, и записано само название задания, а во второй части таблицы, рекомендуют ставить отметки, по мере того как Вы его выполните.

Есть ещё один вариант, более простой с использованием интеллект карт. Они помогают составить чек-листы за считанные минуты, особенно если использовать в этом деле специальные программы. О том, как за несколько минут составлять интеллект карты, показано в статье на блое, можете прочитать ее. В статье есть и видео, в котором пошагово показано, как делать интеллект карты.

Проблематика сервисного обслуживания

Сервисное обслуживание инфраструктуры во многом про типовые процессы с определенным набором действий. В зависимости от типа оборудования или характера клиентского обращения детали процессов различаются. В частности, замена фискального накопителя требует одной последовательности действий, установка датчика уровня топлива в транспортном средстве — другой, а чистка промышленного кондиционера — третьей.

При выполнении таких последовательностей сервисные компании и их сотрудники сталкиваются с одними и теми же проблемами:

Нельзя забывать отдельные шаги последовательности, а в некоторых случаях — даже менять их порядок. К примеру, ежедневную проверку теплового пункта в ходе эксплуатации можно проводить в произвольном порядке (лишь бы ничего не забыть)

А вот установку топливного датчика в бензобак грузового автомобиля невозможно выполнить не по порядку, при этом на каждом этапе важно не забыть установить нужные детали и выполнить проверки (вернуться к этому шагу можно будет только разобрав все снова).
Со стороны руководства нужно как-то контролировать, что шаги не пропускаются и не переставляются местами. При правильной декомпозиции задачи на этапы это и будет контроль качества решения.
Если обслуживается не однотипное оборудование, надо помнить разницу в работе с каждым устройством или клиентом и, опять же, контролировать, что эту разницу сотрудники учитывают

Если выполняется осмотр сантехники на объектах клиента, нельзя ограничится осмотром только одного туалета, если на каком-то объекте их два. Или если железо определенного производителя имеет собственное сервисное меню, это придется учитывать при проведении работ.
Знание о том, какую последовательность действий выполнять, ценнее всего для сотрудника на выезде. Иначе ему каждый раз придется уточнять у старших коллег, что нужно делать, или ограничиваться выполнением только тех пунктов, которые они запомнили (т.е. снижать качество работ). Заранее подготовиться и распечатать список в офисе перед выездом на объект тоже не всегда получается — клиент редко может точно указать проблему и назвать модель оборудования.
Если работы много, руководство хочет знать, на каком этапе сейчас сотрудник, чтобы ответить клиенту, как быстро будет решена его проблема. Проще всего, конечно, спросить, но для достаточно крупной компании такой опрос отнимает слишком много времени. Т.е. нужно где-то фиксировать выполненные операции, чтобы видеть прогресс, не отрывая специалиста от работы.
А если над заявкой работает несколько человек, надо фиксировать, кто именно и когда выполнил то или иное действие. Иначе потом сложно будет найти ответственного.

Как составить чек-лист

Стратегия — фундамент вашего бизнеса

Что же такое стратегия для компании или для бизнеса?

1. Во-первых, стоит понять, что стратегия — это не просто планирование.
2. Во-вторых, стратегия — это выработка целого набора бизнес альтернатив, последующий их анализ и далее выбор наиболее релевантных вариантов с учетом настоящего момента и потенциала развития вашей компании и рынка.
3. В-третьих, вариативность альтернатив создает позиционирование бизнеса и компании для клиентов.
4. В-четвертых, стратегическое позиционирование открывает новые возможности для создания конкурентного преимущества, которое поможет сохранить бизнес в кризис.

В результате последовательных решений, у вас есть шанс достичь необходимую рентабельность капитала. Это позволит вам, опираясь на свою стратегию, реализовывать стремление быть лучшим в том деле, которым занимается ваша компания!

Осознав это и вдохновившись перспективами, вы сможете передать драйв и мотивацию движения к новым горизонтам своей команде, которой и предстоит реализовывать вашу стратегию.

Вот структура стратегии, которой я придерживаюсь во время проведения стратсессий:

• В каком мы рынке?
• Как мы конкурируем?
• Как мы можем стать лучшими?
• Какие у нас зоны развития?
• Какие у нас сильные стороны?

Когда нужны чек-листы?

Чаще всего чек-листы находят применение при организации внутренних бизнес-процессов. Эффективная постановка задач для всех штатных сотрудников является ключевым приоритетом для любого коммерческого проекта.

Чек-листы позволяют быстро вводить в курс дела новых работников и выступают в роли напоминаний для опытных исполнителей. Независимо от того, как долго человек занимает свою должность, наглядные инструкции всегда помогут и поддержат его во время работы над сложным проектом.

Чек-листы – это не план работ, включающий в себя все задачи, которые необходимо выполнить. Они включают в себя простые рекомендации, позволяющие проверить соответствие итогового результата запланированному. Их часто применяют для проверки работоспособности сложной техники или критически важных систем. 

С маркетинговой точки зрения, чек-листы можно использовать как самостоятельный инфопродукт. Их разрабатывают опытные профессионалы с целью дальнейшего распространения среди начинающих специалистов. 

Чек-листы находят применение и в составе воронки продаж. Такие списки выступают в роли лид-магнита, благодаря которому целевая аудитория оказывается вовлечённой в процесс взаимодействия с продукцией бренда. Через чек-листы можно собрать актуальную контактную информацию клиентов или вовсе представить их в качестве дополнительного бонуса при покупке товаров.

Решение проблемы

Привычные инструменты для глобального планирования работают не всегда. SWOT-анализ, бостонские матрицы и прочее это отлично, но есть три проблемы:

• Нет времени и сил заниматься этим самостоятельно. Исследовательская компания со стороны редко настолько хорошо разбирается в рынке и конкретном бизнесе, что сможет построить оптимальную стратегию;
• Нет вовлеченности команды — стратегии, составленные без привлечения топов, не решают проблемы с коммуникациями и интеграциями. Голова что-то придумала, руки же всё равно будут делать по-своему;
• Нет комплекса решений — один инструмент предполагает экономический анализ, другой маркетинговый. В итоге у собственника есть несколько отчётов по исследованию рынка, несколько интервью с общими словами, миссия компании и непонимание, что со всем этим делать.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям,
проведите хронометраж дня.
Узнайте, на что тратится ваше время.
Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков.
  В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю.
  Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении
  баланса чрезмерной рабочей нагрузки.
  Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

Как оформить чек-лист

Чек-лист — это не просто текстовый материал. Он должен выглядеть привлекательно, чтобы было интереснее читать и приятнее работать с материалом.

Для этого чек-лист поэтапно оформляют с помощью различных визуальных инструментов.

1. Обложка

Обложка чек-листа должна привлекать внимание и производить правильное впечатление о собранном материале. Обычно на обложке располагают заголовок, изображение и фирменные знаки

Обычно на обложке располагают заголовок, изображение и фирменные знаки.

Для заголовка выбирают крупный заметный шрифт. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.

В оформлении используют изображение, которое отражает суть чек-листа. Даже без заголовка по картинке должно быть понятно, какая информация содержится в документе.

2. Фон

Фон не должен отвлекать внимание от текста. Лучше выбирать неяркие однотонные цвета

Если на фон хочется поставить фотографию, необходимо увеличить прозрачность картинки или сверху добавить плашку, залитую однотонным полупрозрачным цветом.

3. Текст

Текст обычно заливают классическим черным цветом. Шрифт выбирают максимально простой.

Между пунктами оставляют пространство, чтобы читатель легко находил каждый пункт.

4. Изображения

Чтобы чек-лист привлекал внимание, можно добавлять картинки в промежутки между текстом. Но подбирайте такие изображения, которые будут подходить по смыслу и гармонично вписываться в общий дизайн чек-листа

При оформлении чек-листа ориентируйтесь на предпочтения вашей целевой аудитории. Заранее подумайте, какие графические элементы будут приемлемы. Что усилит лояльность клиентов, а что отрицательно повлияет на их восприятие.

Суть чек-листа

Чек-лист является своеобразным списком, с помощью которого большую задачу можно разделить на отдельные подпункты и контролировать их выполнение. После завершения каждого этапа из такого перечня, он помечается как выполненный. Задача состоит в закрытии всех или максимально возможного количества пунктов. Более того, такой чек лист может применяться многократно для повторяющихся процессов.

Суть чек-листа

Этот инструмент был придуман авиаторами. Когда в 1934 году новая модель «Боинга» в ходе испытаний попала в аварию, специалисты задумались над тем, как решить проблему сложности управления самолетами. Пилоты не в состоянии запоминать и тем более осуществлять контроль всех процессов, которые сопутствуют взлету, посадке и маневрированию воздушных судов. Решением этой проблемы стала пошаговая инструкция, в которой были перечислены все необходимые действия летчика.

Чем отличается чек-лист от списка дел? Может показаться, что это один и тот же инструмент, позволяющий запомнить перечень необходимых действий и содержащий инструкцию по достижению результата. Но, помимо этого сходства, есть и существенные различия.

Узнай, какие ИТ — профессии входят в ТОП-30 с доходом от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры
подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в
IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее
будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb
doc 1,7mb

Уже скачали 25514

Постараемся простыми словами дать ответ на вопрос «что такое чек-лист?». Это инструмент, который создают, чтобы контролировать постоянные (повторяющиеся) процессы. В свою очередь список дел имеет отношение к отдельно взятой конкретной ситуации. Он используется один раз, и те или иные его пункты могут быть отменены или перенесены

В этом и состоит очень важное отличие рассматриваемых понятий. В чек-листе должны быть выполнены все этапы и чаще всего строго в указанной последовательности

К примеру, если мы говорим, что для организации праздничного обеда следует купить продукты, сервировать и накрыть стол, то речь идет о списке дел. При этом каждый рецепт приготовляемых блюд является чек-листом. Списки дел меняются с учетом условий и обстоятельств. Чек-лист всегда остается неизменным. Этот инструмент используется в самых разных сферах.

Чек-листы организации будут полезны для составления графиков выполнения плана, оптимизации бизнес-процессов, разработки задач для сотрудников и контроля их выполнения. Они необходимы для мотивации и самоорганизации, решения рутинных задач, особенно в тех случаях, когда рискованно полагаться исключительно на собственную память.

Различают два варианта чек-листов: Read-Do (прочти и выполни) и Do-Confirm (выполни и сверь). В первом случае речь идет об инструменте для новичков, которые впервые встречаются с определенной процедурой. После ознакомления с инструкцией они выполняют задачи в указанном порядке и отмечают их. Do-Confirm рассчитан на профессионалов для обеспечения самоконтроля.

Нередко чек-листы применяют в качестве обучающих материалов. Такой продукт несложно разработать и предоставить пользователям в формате файла без потери информативности. Его можно продавать, или использовать как лид-магнит для наполнения воронки продаж, или разместить на сайте для сбора данных пользователей.

Варианты для повседневной жизни

Для личного использования подойдут следующие форматы:

• Трекер полезных привычек. Основная функция – отслеживание регулярно повторяющегося действия. Например, чек лист посещения занятий в тренажёрном зале или ежедневное употребление воды перед приёмом пищи.
• Бинго. Данный формат получил распространение в соцсетях. Внешне выглядит в виде изображения, разделённого на сектора, в каждом из которых присутствует фраза, характеризующая поведение людей. Если она соответствует вашей жизненной позиции, её вычеркивают или ставят рядом галочку. Темы могут быть абсолютно любыми. Например: «Рабочие совещания», «Финансы» или «Изучение английского».
• Список ошибок. Его цель – напомнить о самых распространённых ошибках и не допустить их повторения. Подобный формат подойдёт для проверки работы, выполненной подрядчиками.
• Лайфхаки, полезные советы. Направлены на оптимизацию любых процессов. Например, советы, как правильно составить резюме, выучить английский за 20 шагов и т.д.

***

Я часто вижу чек-листы у брендов и блогеров. Зачем все их создают и предлагают, если можно сделать самому?

Чек-лист подходит не только как прикладной инструмент проверки любого процесса, но и как информационный продукт. Он создается довольно быстро, красиво выглядит и легко распространяется. Такой формат контента увлекает аудиторию не хуже подборки или инструкции.

Кроме того, в отличие от статьи в блоге или публикации в социальной сети, пользователю легко «дать» контрольный список в виде файла и попросить контакты загрузить его (т е использовать контрольный список как магнит для большого пальца). Когда пользователь указывает свой адрес электронной почты и/или номер телефона, он может отправлять электронные письма с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым стимулировать покупку.

Иногда чек-лист добавляется, когда человек уже совершил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Так что это не основная мотивация клиента, а приятный бонус.

Как создать чек-лист

Чек-листы создают на обычной бумаге, в электронных таблицах, современных текстовых редакторах. Информационное поле разбивают на три колонки. В первой записывают номера пунктов, во второй – суть задачи, а в третьей ставят отметку об её выполнении. В одном пункте указывается одно действие, описанное несколькими словами. Информация, содержащаяся в нём, не должна быть поводом для размышления. Только конкретные действия и отметка о выполнении.

Он должен полностью вмещаться на главном экране компьютера, другого цифрового устройства, без необходимости его прокрутки вниз

Для выделения важной информации желательно использовать не более двух цветов, чтобы не отвлекаться на яркие элементы во время использования инструмента

Если вы не знаете, как составить check-list, который станет для вас пошаговым руководством в работе и личной жизни, вам на помощь придут специализированные цифровые сервисы. Мы собрали лучшие из них в нашей следующей подборке.

***

Как сделать чек-лист?

Создание чек-листов
Создание чек-листов

Разработка чек-листа требует пристального внимания и обширного опыта

Обратите внимание на следующие стандартные рекомендации:

• Перед тем, как начинать составлять чек-лист, определитесь с тем, для кого вы его создаёте и с какой целью. Его содержание будет различным, в зависимости от компетенции целевой аудитории и тех задач, которые он поможет закрыть.

• Привлекайте к разработке чек-листов профильных сотрудников, погружённых во все рабочие процессы. 

• Стремитесь к простоте. Разбивайте все сложные задачи на отдельные действия и составляйте для них чек-листы. Таким образом вы не только сделаете их более удобными для восприятия, но и упростите процесс навигации в библиотеке чек-листов.

• Каждый пункт должен соответствовать отдельной задаче или её характеристике. Чем короче и лаконичнее они звучат, тем больший эффект возымеет чек-лист.

• Всегда оставляйте место для внесения уточнений и корректив. Никогда нельзя знать заранее, как могут измениться бизнес-процессы в будущем.

Перед тем, как вводить разработанный чек-лист в эксплуатацию, его следует протестировать. Проследите за тем, как он работает на практике и приводит ли к тому эффекту, который вы от него ожидаете.

Примеры чек-листов

В каких сферах используются чек-листы

Преимущества производственных контрольных списков уже оценили многие предприниматели, менеджеры и сотрудники. Когда нужно работать в режиме многозадачности (а в современных условиях это происходит практически постоянно), список дел помогает контролировать выполнение всех операций. При этом не обязательно учитывать все цели и задачи.

Чаще всего чек-листы в различных формах можно найти по адресу:

• авиация (перед взлетом пилоты проверяют готовность самолета по специальной процедуре);
• строительство;
• медицина (от процедур до сложнейших хирургических операций);
• учет и аудит;
• управление, включая продажи;
• образование.

Поэтому чек-листы используются в сферах, где требуется постоянная концентрация, и от реализации каждого элемента зависит успех всего мероприятия (а в авиации и медицине — жизни людей). Давайте рассмотрим различные типы контрольных списков.

Теперь всё понятно. А чек-лист по составлению чек-листа будет?

Безусловно! Итак, если вы составляете контрольный список, убедитесь, что:

• определяется цель и целевая аудитория чек-листа. Помогает ли чек-лист ничего не забыть, дает новую информацию или воодушевляет? Актуально ли это для фрилансеров с детьми или первокурсников?
• название отражает тему. А также вышеперечисленное. «Что взять в отпуск» и «Что взять в отпуск с ребенком» — списки для разных целевых аудиторий;
• статьи располагаются в хронологическом порядке или по приоритету, но не по порядку. Должна быть логика и структура;
• сложные задания разбиты на подэлементы и объединены в тематические разделы. Одна точка — одно действие;
• параграфы лаконичны и ясны. При необходимости к ним могут быть добавлены краткие пояснения;
• поддерживаемый формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна становиться советом по грамотному SMM или обзором трендов оформления ленты;
• освещены и раскрыты все ключевые темы по теме. Если список слишком объемный и разнородный, возможно, следует сузить тему;
• личные предпочтения и мелкие детали опущены. Чем разнообразнее чек-лист, тем лучше.

Увлекательная игра в бинго. Это изображение, разделенное на несколько квадратных полей, в каждом из которых есть общая фраза для определенных ситуаций или групп людей. Игра высмеивает стереотипы и однообразие.

ПоделитьсяFacebookVkontakteTwitterTelegramСкопировать ссылку

Отличительные особенности

Достаточно часто данный инструмент сравнивают с пошаговым планом, гайдами или списками дел. В некоторых источниках названия список дел (to do list) и чек-лист (checklist) упоминаются по значению как синонимы. Но, такое утверждение некорректно. Эти инструменты действительно помогают запоминать информацию, упрощают контроль выполнения задач. И на этом их общие черты заканчиваются.

Отличие от списка дел

Списки дел используются для работы над конкретными задачами. Например, приготовление торта должно состоять из таких этапов, как покупка необходимых ингредиентов, подготовка оборудования, процесса замешивания, выпекания теста, мытья посуды и т.д. В списке дел задачи можно поменять местами, убрать или перенести. Чек-лист требует обязательного исполнения каждого указанного в нём действия.

Отличие от гайда

Гайдом называют руководство к действию, либо проверочный опыт. Это введение или практические рекомендации для чайников, как лучше выполнить ту или иную задачу, выполняя последовательные действия. В качестве примера можно привести гайд по работе в Фотошоп или рецепт блюда.

Отличие от плана

Пошаговый план представляет собой поэтапную инструкцию, которую нужно в точности выполнять в рамках плана для достижения нужного результата. А в чек-листе последовательность действий не так важна. Главное, чтобы все описанные в нём пункты были сделаны.

***

Что такое чек-лист и для чего он нужен

Здравствуйте друзья! Итак, что такое чек-лист и для чего он нужен? Чек-лист – это своего рода план действий,  который необходимо выполнить в то или иное время. Чек-лист будет эффективен в любой деятельности, поскольку он напоминает людям, какие дела были не завершены в данный момент времени, и что предстоит сделать. Можно привести пример одной деятельности, который поможет понять для чего нужны чек-листы.

Например, повар, который готовит на кухне разные блюда, просто не может запомнить все рецепты. Подсмотрев некоторые пункты, которые прописаны в чек-листе, человек не забудет, какие ингредиенты можно добавить в то или иное блюдо. Одним словом, чек-лист нужен для повышения эффективности труда. Он пригодится везде, в бизнесе, на работе, и даже дома. Далее мы разберём его основные возможности и научимся его составлять.

Что представляет собой стратегическая сессия: цели, участники, особенности проведения

Что нам дает применение «тетриса»

С переходом на «тетрис» команда:

• декомпозирует задачи в соответствии с новыми процессами – она бьет их примерно равными инкрементами;

• оценивает задачи в майках;

• нажатием кнопки получает «тетрис» – мы сделали плагин для Jira, который нажатием одной кнопки выгружает информацию «тетриса» в Excel.

«Тетрис» – это инструмент планирования на большом объеме задач. Потому что оценка, которую мы даем в майках, достаточно верхнеуровневая: погрешность может доходить до недели.

Команда все равно какую-то задачу команда сделает быстрее, а какую-то – медленнее. На большом объеме задач у вас этот процесс сгладится.

«Тетрис» не подходит для планирования спринта.

В результате расчета «тетрисом», мы можем посмотреть:

• загрузку отдельных компетенций;

• загрузку каждой команды;

• загрузку в рамках направления.

На основе ретроспективных данных по закрытым задачам, и на основе оценок, которые мы предоставляем на свой бэклог, мы можем спрогнозировать, к какому сроку выполним тот или иной проект.

В результате внедрения «тетриса», мы смогли построить обоснованный диалог между бизнесом и ИТ. Мы уже не нанимаем разработчиков субъективно – мы уже точно знаем, какие компетенции будут задействованы в новом проекте. Мы понимаем дату, к которой мы должны будем реализовать этот проект. Забивая эти данные в наш «тетрис», мы получаем количество ресурсов, которое нам потребуется.

Особенности оформления

Если вы решили создать свой собственный чек-лист, обязательно проверьте, соответствует ли окончательный вариант следующим критериям:

Четкая цель и целевая аудитория. Во-первых, если у вас нет четко определенной цели при ее создании, точки, скорее всего, будут немного размытыми.
Отражение темы в названии. Контрольный список имеет определенную цель.
Наличие четкой и логичной структуры. Пункты должны быть перечислены в хронологическом порядке или по приоритету, а не в случайном порядке.
Разбор сложных задач в подэлементах. Суть чек-листа в том, чтобы напомнить вам, что вы должны что-то сделать, а когда процесс состоит из нескольких этапов, сразу не понятно, как к нему подступиться. Чем проще, тем лучше!
Объединение тематических разделов. Если тема вашего списка достаточно широка, чтобы включать в себя несколько подтем, лучше разбить их соответствующим образом

Однако здесь важно не переусердствовать, ведь, как говорится, краткость — сестра таланта, особенно когда речь идет о чек-листах.
Простота и ясность во всем. После прочтения не стоит думать о том, что имел в виду автор

Элемент должен содержать действие. Что формулировка слишком простая, но всем понятная. То же самое касается дизайна: не используйте нечитаемые шрифты или низкоконтрастные цветовые схемы
И золотое правило — не более двух ярких цветов, чтобы документ не пестрел и внимание было сосредоточено исключительно на тексте.
Выдержка из формата. Не превращайте список в руководство или инструкцию, не делайте его слишком объемным
Оптимальным будет от 5 до 20 баллов, если получилось больше, разделите на два вида.
Освещение всех ключевых тем по теме. Список оказался слишком широким и неоднородным? Вы должны сузить тему.
Отсутствие предпочтений или личных данных. Это вообще не руководство, поэтому ничего конкретного в нем автор порекомендовать не может. И чем универсальнее точки в конце, тем лучше.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной?
Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей.
Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения.
Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему.
Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него.
Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё.
Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

Что содержится в чек-листе по обучению охране труда

С 1 сентября 2022 года действуют новые Правила от 24.12.2021 № 2464 вместо Порядка 1/29, поэтому Роструд полностью заменил проверочный лист в приложении 21. Трудовой инспектор проверит наличие у работодателя, например:

• программы вводного инструктажа на основе Примерного перечня тем в Правилах № 2464;
• форм и порядка учета работников, подлежащих обучению;
• приказа работодателя о назначении лиц, ответственных за проведение инструктажа;
• форм и порядка регистрации инструктажей;
• сведений об общем количестве работников, подлежащих обучению по охране труда; работников, освобожденных от прохождения обучения по охране труда; работников, которым не требуется прохождение стажировки на рабочем месте;
• протоколов проверки знаний.

Всего в чек-листе 38 контрольных вопросов с подтемами. Не все из них применимы к конкретному работодателю, поскольку часть касается самостоятельного обучения на предприятии по программам охраны труда.

Правила обучения по охране труда № 2464: ответы на частые вопросы — часть 1 и часть 2.

Квадрант 4: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта 4.
Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте,
то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2.

Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет.
Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью
важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов,
чтобы провести большую часть своего времени в секторе 2, и при этом иметь достаточно времени в секторе 4.

Квадрант 2: решить, когда сделать

Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны.
Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени.
Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию.
Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать.
Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык.
Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи.
Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так.
Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно.
Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

❸