Адаптация персонала

Введение

Отсутствие хорошо структурированного процесса
адаптации персонала влечет за собой серьезные (финансовые)
последствия. Вот несколько интересных, если не тревожных, фактов:

• 90% нанятых сотрудников решают остаться или покинуть компанию в
  первые 6 месяцев работы.
• новые сотрудники, которые прошли успешную адаптацию, с вероятностью
  выше на 69% останутся в компании в течение 3-х лет.
• организации с отличной программой адаптации получают до 54% более
  высокого уровня продуктивности новичков.

Адаптация персонала также ускоряет среднее время достижения
новичками их оптимального уровня продуктивности (OPL).

Кратко о пользе наставничества для бизнеса и команды

Всё чаще компании самостоятельно обучают вновь пришедших специалистов до нужного уровня. В этом направлении эффективно работает грамотная система наставничества.

Наставник — это опытный специалист, который помогает новому сотруднику адаптироваться в коллективе и рабочих процессах и выполнить первые рабочие задачи, а также помогает руководству принять объективное решение, прошёл сотрудник испытательный срок или нет.

Чтобы стать эффективным наставником, стоит:

• разделять зоны ответственности, не брать наставничество своего подчинённого;
• предоставлять качественную обратную связь подопечному;
• собирать обратную связь от новичка, проводить встречи один на один;
• регулярно разрабатывать и использовать программы обучения;
• не забывать про софт-скиллы;
• выстраивать в меру доверительные отношения с новым сотрудником.

Чем внимательнее наставник относится к своей роли, тем быстрее новичок освоит тонкости рабочих задач, вольётся в коллектив, а значит, поможет компании быстрее и качественнее достигать своих целей.

Система наставничества: юридические аспекты

Итак, какими же нормативными актами регулируется наставничество в Российской Федерации?

Во-первых, это Положение о порядке осуществления профессионального развития гражданских служащих РФ .

Во-вторых, это Постановление Правительства «Об утверждении Положения о наставничестве на государственной гражданской службе РФ» .

Кроме того, можно найти отраслевые акты, регулирующие данный вопрос в той или иной бюджетной сфере. Более подробно о том, как составить «Положение о наставничестве» с учетом специфики деятельности конкретной организации и как оформить юридическое сопровождение наставничества, можно узнать из статьи «Документы по наставничеству: какие нужны и как утвердить» .

С юридической точки зрения, на сегодняшний день лучше всего структурировано, пожалуй, наставничество в образовании. Так, издано практическое пособие для кураторов в образовательных организациях «Наставничество в системе образования России», где раскрываются все правовые аспекты наставничества и дается перечень нормативных актов, на которые можно опираться в работе .

В Интернете можно легко найти образцы документов, как оформить наставничество в образовательной организации. Например, целевая модель наставничества обучающихся подробнейшим образом расписана на примере Первомайской общеобразовательной школы в Тамбовской области .

Активно развивается наставничество «педагог-педагог», а за образец «Положения о наставничестве» для такого формата можно взять разработку, которую внедрили в школе №54 в городе Кемерово .

Также внедряется наставничество в ДОУ (дошкольных образовательных учреждениях), и здесь тоже накоплен богатый опыт, в том числе опыт организации документооборота и юридического оформления системы наставничества. За образец можно взять Положение «О группе наставников при Педагогическом совете МБДОУ «Чебурашка» в пгт Плесецк Архангельской области .

В принципе, для государственных учреждений глубина проработки юридических аспектов и степень регламентации любого действия всегда достаточно велика. Что же касается бизнеса, тут государственное регулирование наставничества минимально. Главное, чтобы документальное оформление процесса не противоречило действующему законодательству, в первую очередь «Трудовому кодексу».

Впрочем, документальное оформление наставничества практикуется, как правило, лишь в крупных компаниях со сложной иерархической структурой. В мелких фирмах новых сотрудников обучают в процессе работы, причем термин «наставничество» практически не употребляется. Так или иначе, в бизнесе менее важна формальная сторона дела. Гораздо важнее практическая часть.

Психологическое обеспечение адаптации молодого сотрудника на предприятии

Психологическая адаптация на новом рабочем месте представляет собой адаптацию к личностной среде организации, коллективу. Она выражается:

• во вхождении нового сотрудника в трудовой коллектив,
• в усвоении и принятии им норм жизни этого коллектива,
• в закреплении и развитии своих умений,
• в достижении статуса полноправного члена команды сотрудников,
• в достижении зоны психологического комфорта.

Психологическое обеспечение адаптации молодого сотрудника на предприятии можно рассмотреть в широком и узком смыслах.

Широкий смысл подразумевает, что под адаптацией понимается любое взаимодействие сотрудника и среды, приводящее к согласованию структур, функций и поведения.

Узкий смысл подразумевает под адаптацией взаимоотношения личности с определенной малой группой. То есть личность входит в состав малой группы и адаптируется под ее нормы, правила, отношения, а также старается занять в ней определенное место.

Цель системы психологического обеспечения молодых сотрудников на предприятии – уменьшение затрат предприятия за счет ускоренного процесса вхождения нового сотрудника в должность и сокращение текучести кадров.

https://youtube.com/watch?v=Cg-zBXM6YnA

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
Новичку не подготовили рабочее место

Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь. 
Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте

Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи. Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Что такое программа наставничества?

Программа наставничества — это структурированные, часто индивидуальные отношения на работе, в организации или в академической среде. Люди могут учиться друг у друга через наставничество, которое создает канал для передачи способностей и знаний.

Кроме того, наставники и подопечные получают необходимые инструменты и ресурсы для достижения своих целей наставничества с помощью эффективных программ наставничества, которые также учат их плодотворным беседам и встречам.

Обратите внимание, что запуск программы наставничества требует определения целей, признания потенциальных наставников и подопечных, а также обеспечения продвижения и коммуникации для поддержки долголетия наставничества

№1. Это способ привлечения талантов: 

Согласно исследованию Университета Южной Калифорнии под названием «Привлечение и удержание талантов: повышение эффективности наставничества на рабочем месте», существует несколько способов снизить текучесть кадров. Как правило, среди решений были зарплата и возможности продвижения по службе, но были и более неуловимые, такие как «привязанность к работе» и профессиональный и карьерный рост. 

№ 2. Это способствует закреплению работы:

Встраивание работы определяется тремя основными факторами: ссылками, соответствием и жертвой. Поэтому организациям следует создавать команды, организовывать проекты для продвижения социальных связей и предоставлять профессиональных наставников для поощрения коучинга. Следовательно, это даст сотрудникам вознаграждение за рост и профессиональное развитие, а также даст им чувство сопричастности и ответственности за свою роль.

№3. Карьерный и профессиональный рост:

Организации, которые предлагают профессиональную поддержку на рабочем месте, могут рассчитывать на привлечение талантов и более высокие показатели удержания, чем те, которые у них уже есть. Более эффективно, чем обучение на рабочем месте, предоставление карьерных наставников менее опытным сотрудникам способствует развитию их навыков и социальным связям с компанией. 

№ 4. Это помогает удерживать высокоэффективных сотрудников:

Программы наставничества оказывают значительное влияние на удержание сотрудников: 49% сотрудников с меньшей вероятностью увольняются и экономят более 3,000 долларов США на сотрудника в год, связанные с набором и обучением. Окупаемость инвестиций очевидна как для привлечения лучших специалистов, так и для удержания сотрудников.‍

№ 5. Это повышает вовлеченность сотрудников:

Наставничество помогает в программах вовлечения сотрудников, предоставляя больше возможностей для обучения и развития, возможность высказаться перед руководством, налаживая социальные связи и привлекая наставников и подопечных к ответственности.

Кроме того, это также дает высокоэффективным личное и профессиональное развитие, удовлетворяя их стремление к карьерному росту

Обратите внимание, что для повторного вовлечения сотрудников поощряйте их регулярно встречаться с наставником на встречах один на один

№ 6. Наставничество способствует разнообразию и инклюзивности на рабочем месте:

Разнообразие и инклюзивность необходимы для роста, производительности и силы компании. Кроме того, исследования показали, что в организациях, где женщины занимают руководящие должности, на 10% увеличивается доходность денежных потоков от инвестиций.

Эксперты по персоналу обнаружили, что организации, отличающиеся расовым и этическим разнообразием, на 35% чаще получают более высокие доходы

Обратите внимание, что программа наставничества на рабочем месте необходима для создания более разнообразного и инклюзивного рабочего пространства

Каковы 3 типа наставничества?

№1. Индивидуальное наставничество:

Традиционная модель наставничества — один на один, когда один наставник и один подопечный соглашаются участвовать в наставничестве, чтобы помочь подопечному развиваться, совершенствоваться и достигать своих целей. Наставнику полезно развивать лидерские качества, учиться у подопечного и чувствовать себя удовлетворенным. Кроме того, строятся и поддерживаются долгосрочные отношения, которые могут оказать глубокое влияние на уверенность, психическое здоровье и другие области личного развития.

№ 2. Наставничество сверстников:

Наставничество сверстников — это тип наставничества, когда два человека с одинаковым уровнем работы или возрастной группой собираются вместе, чтобы поделиться опытом, учиться и нести ответственность друг за друга. Кроме того, его можно использовать как часть целевой программы, такой как адаптация новых сотрудников или оказание поддержки новым родителям, возвращающимся на работу. Наконец, это также может помочь сотрудникам развить лидерские и коммуникативные навыки.

№3. Групповое наставничество:

Групповое наставничество — это форма наставничества, при которой один наставник работает с несколькими подопечными в группе. Это эффективный способ повышения квалификации групп, сохранения знаний и развития культуры обмена знаниями. Кроме того, это также помогает улучшить командную работу и инклюзивность, что делает его бесценным способом стимулировать командную работу и инклюзивность.

Виды наставничества

Специалист в статусе «наставник» или «ментор» должен обладать представлениями, касающимися наставничества как такового

Важно, чтобы он понимал, какие есть виды последнего. Описываем распространённые примеры далее

Указываем на существенные моменты и заслуживающие повышенного внимания аспекты.

Супервизия. Формат предполагает рассказ новичку о том, какие особенности характеризуют предприятие. Дополнительно наставник касается перспектив профессионального развития, знакомит нового работника с эффективными методами трудовой деятельности. При этом взаимодействия независимо от плоскости строятся по принципу преобладания контроля. Эксперт отвечает за все действия новичка. Подход оптимален при адаптации и обучении стажёров-практикантов, молодых работников без опыта. Цель контроля здесь аналогична ситуации, когда дело касается деятельности обыкновенного супервайзера.

Если дело касается новичков, пришедших из других организаций аналогичного профиля, переведённых с должности на должность, оптимальным становится формальный вариант. Менторство в таком случае сводится к объяснению целей деятельности и к обучению в рамках тренингов, подобных мероприятий

Важной составляющей является наглядность. Формальное наставничество предполагает демонстрацию процессов, протекающих в рамках организации

Именно наглядность и возможность увидеть буквально отличают подход от неформального взаимодействия. Роль ментора становится не такой значимой, но его усилия всё-таки необходимы.

Ситуационное наставничество — ещё один вариант. Оно подходит, когда наставник или ментор работает с новичками с недостаточными навыками и знаниями. Всё сводится в рамках формата к оказанию помощи и к поддержке при решении профессиональных задач. Ученик должен иметь возможность обратиться к эксперту в любое время. Последним и объясняется ситуационный аспект формата. Есть трудность? Значит самое время обратиться за помощью к опытному специалисту.

Что такое адаптация сотрудника? Перспективы процесса

Адаптация сотрудника это процесс, во время которого он знакомится
с организацией, людьми и культурой компании, к которой  только что
присоединился.

Период адаптации персонала преследует 2 цели: с одной стороны (и
это традиционная цель адаптации) сделать так, чтоб сотрудник начал
работать как можно скорее. С другой стороны (и это более недавняя роль
адаптации) она используется для формирования первого впечатления новых
сотрудников о компании. 

Успешная адаптация сотрудника имеет ряд очевидных последствий.
После успешной адаптации сотрудник…

• познакомился со своими коллегами
• сформировал взаимоотношения со своим прямым руководителем
• чувствует себя в организации “как дома” 
• сформировал несколько значимых связей
• будет понимать свою роль и обязанности
• ясно понимает критерии их оценки 
• имеет все доступы к ресурсам, чтобы выполнять свою работу хорошо

Самый простой способ проверить, хорошо ли сотрудник адаптирован, это
спросить, понимает ли он свою роль, как выглядит его успех в этой роли,
и чувствуют ли он себя в организации “как дома”. Если это не так, то
адаптация провалена.

Плохой опыт адаптации — это худшее, что вы можете дать сотруднику.
Каждый хочет выполнять свою работу хорошо, особенно, если он только
пришел в компанию. Если сотрудник не понимает, что делает его работу
хорошей, скорее всего он не задержится в компании надолго. Плохая
адаптация, вместе с плохим отбором кандидатов, главная причина, почему
сотрудники быстро уходят. 

5 этапов адаптации сотрудников

Период адаптации персонала начинается ровно с того момента, когда
кандидат подписал официальное предложение по работе. А заканчивается,
когда сотрудник способен автономно выполнять работу, на которую его
наняли. 

Период между моментом подписания предложения и первым рабочим днем в
офисе также известен, как предадаптационный период. Иногда
предварительная адаптация рассматривается, как отдельный процесс, но мы
в этой статье будем его понимать, как часть более широкого понятия
адаптации персонала. 

Существуют разные мнения относительно различных этапов
адаптации сотрудника.  Мы выделим примерно 5 из них:

1. До первого рабочего дня (предварительная адаптация)
2. В первый рабочий день (ориентировка)
3. В первую неделю
4. В первые 90 дней
5. В конце первого года

Для каждого этапа мы предоставим вам контрольный лист, который мы
используем в AIHR. Вы можете его просто скопировать его и использовать
для вашей организации. 

Цели адаптации персонала

Организация обычно преследует следующие цели при внедрении системы адаптации персонала:

• снизить текучесть кадров и сократить расходы на подбор;
• сократить расходы на мотивацию персонала;
• повысить лояльность.

HR статистика говорит, что новонанятие сотрудники уже в первые дни работы принимают решение об увольнении, если их никто не знакомит с организацией и коллективом, так как чувствуют себя “брошенными”. У работников, с которыми не проводят адаптационную работу, как правило, снижается мотивация к труду, что ухудшает трудовую результативность и снижает их шансы на успешное прохождение испытательного срока. Отсутствие адаптации или плохо налаженная система введения сотрудника в должность приводят к тому, что в организации отсутствует приверженность ценностям, верность и идентификация индивидуальных целей с организационными. Для новых сотрудников основная цель адаптации заключается в том, чтобы:

Чего следует избегать в наставничестве?

Вот 5 главных ошибок, которых следует избегать в ваших предстоящих отношениях наставничества:

№1. Не постановка целей:

Наставники и подопечные должны работать вместе, чтобы установить SMART-цели, чтобы измерить успех отношений. Цели могут варьироваться от изучения нового навыка до получения продвижения по службе.

Кроме того, постановка целей имеет важное значение для процесса разработки отношений наставничества, поскольку позволяет установить тон обсуждения, а наставнику и подопечным эффективно планировать свои занятия

№ 2. Избегайте не задавать ожидания:

Установление ожиданий — важная часть процесса наставничества. Наставники и подопечные должны вести открытый разговор о том, как будут работать отношения, от количества встреч до времени, которое каждый человек должен выделить.

Следовательно, это позволяет достичь взаимного согласия, чтобы ни наставник, ни подопечный не чувствовали себя разочарованными

Обратите внимание, что наставники могут определить, подходят ли им эти отношения, и дать наставляемому участие, необходимое им для достижения своих целей

№3. Избегайте предательства конфиденциальности и доверия:

В отношениях наставничества следует поддерживать доверие и конфиденциальность, чтобы обеспечить здоровые и успешные отношения. Когда доверие подорвано, наставнику или подопечному может быть трудно снова открыться.

Как ускорить процесс адаптации нового сотрудника

Ошибка 3. Нет целей и задач

Большой соблазн передать новичку задачи от прошлого сотрудника. Пусть закончит его сделки и проекты, пусть покажет себя на испытательном сроке.

Но испытательный срок и адаптация — не одно и тоже. Выход нового сотрудника на целевые показатели продуктивности может занять от полугода и выше. Адаптация руководителя ещё сложней и идёт ещё дольше.

Подкаст «Курсы, рок и L&D». «Объединяйте разных руководителей — это уникальный опыт.»
Как обучать вечно занятых руководителей? Почему тренеру нужен словарь? И зачем объединять лидеров с разным опытом.

Talent Manager Blog. Блог об управлении талантами в современных компанияхРома Сукманов

И если сотрудник пришёл в новую для себя сферу, то довольно сложно ждать от него выдающихся успехов. С другой стороны, перекладывание бумаг, заполнение огромных бессмысленных таблиц — не самые лучшие задачи для адаптации.

Что можно сделать?

Поставить чёткие критерии и KPI: количество сделок или продаж, число закрытых задач, достигнутые показатели

Кроме профессиональной адаптации, важна и социальная — отношения с коллегами, руководителем, другими отделами, клиентами.

И здесь нужно постоянно собирать обратную связь. Всё ли понятно новичку в целях, задачах, процессах. Какая нужна помощь?

Сбор обратной связи помогает скорректировать программу адаптации, убрать острые углы

И главное показывает — новый сотрудник нужен компании и его мнение важно

Фото Unsplash

5 признаков достойного бизнес-наставника

Наставничество в бизнесе и предпринимательстве в России появилось недавно, около пяти лет назад

По этой причине бизнесмены, которые ищут поддержку ментора, не всегда осознают, на чем акцентировать внимание при выборе наставника, чтобы работа давала хорошие результаты. Проанализировав личный опыт и опыт других организаций, мы выделили несколько правил для выбора правильного бизнес-наставника:

1. Он знает, что такое неудача.

Наставничеством может заниматься не только бизнесмен, но также управленец любой организации, инвестор, консультант или скрам-мастер. Лучше всего выбирать ментора из числа предпринимателей, которые на собственном опыте испытали все поражения и победы. В таком случае гораздо полезнее будет не тот, кому посчастливилось с первого раза создать успешное предприятие, а тот, кто прошел через множество трудностей на пути к своему успеху. Он даст вам массу ценных советов, как избежать ошибок. А тот, кому успех доставался легко, наоборот, ошибочно считает, что если ему удалось достичь результата определенным образом, то способ подходит для всех. Но так бывает не всегда.

2. Не навязывает свой авторитет.

Изучите информацию о методах работы предполагаемого наставника. Среди менторов встречаются те, которые только высказывают предположения, и те, кто, помимо выдвигания гипотез, оказывает реальную помощь на пути к цели

Важно, каким образом они это делают. Бывает, что тренер излишне навязывает свою точку зрения

В то время как идеальный наставник не настаивает, а лишь указывает на слабые места организации, направляет в точки роста, дает рекомендации по созданию успешной команды. Он делится с подопечным своим личным опытом, стимулируя делать правильные выводы и принимать верные решения.

3. Имеет необходимую квалификацию ментора.

Не все бизнесмены и инвесторы считают, что наставничество в бизнесе может быть эффективным. Их сомнения вполне обоснованны

Предпринимателям важно понимать, что представляет собой конкретный специалист и какую он прошел подготовку. ФРИИ занимается сертификацией наставников, и здесь считают: чтобы присвоить квалификацию тренеру, нужна единая система оценки

А пока что каждый акселератор имеет свой стандарт требований. Для чего требуется единая система оценки? Она поможет классифицировать наставников по уровню в соответствии с тем, на каком этапе развития бизнеса каждый конкретный ментор будет наиболее эффективен. Одни менторы особенно успешны на начальной стадии проекта, другие отлично зарекомендовали себя, работая с компаниями, имеющими многомиллионный доход. Благодаря такой сертификации бизнесмены поймут, какие задачи ментор поможет решить.

4. Стремится к результату.

Половина собственников бизнеса чаще всего концентрируется не на результате, а на процессе. Все ставят краткосрочные и долгосрочные цели, но достигнутые промежуточные результаты мало кто отмечает. Ментор, который видит ситуацию со стороны, должен следить, чтобы за время наставничества вы научились анализировать короткие периоды своей работы. Вот пример. Вы поставили какую-то цель для организации: найти перспективных клиентов, изменить концепцию, выйти на международный рынок или привлечь новую целевую аудиторию. Как понять, что компания на правильном пути? Для этого необходимо замерять результаты каждую неделю или месяц. Если этого не делать, упустите момент, когда какие-то действия оказываются нецелесообразными и даже лишними.

5. Требователен.

Наставничество в бизнесе предполагает возможность вывести подопечного за пределы зоны комфорта. Влияние ментора считается позитивным, если в результате ученик отказался от устаревших методов работы или рискнул действовать иначе

Многие бизнесмены не знают о существовании пунктов, мешающих развитию компании, и не важно. Если продолжать игнорировать эти моменты, полагая, придется столкнуться с серьезными потерями

Что такое наставнический стиль