Быстрый и четкий ответ
Согласно Википедии, «Деловое общение — вид общения, которое подчинено решению определенной задачи исходя из общих интересов и целей коммуникантов». Для решения любой задачи требуется проявлять ясность, точность, определенность. Значит, если деловое общение — есть общение с целью решить определенную задачу, то один из принципов деловой переписки — быть четким (то есть, ясным, точным, определенным) в коммуникациях.
Чтобы быть четким в электронных письмах:
-
отвечайте на любое письмо в течение 1 часа;
-
если вам задали ряд вопросов — ответьте на все;
-
обозначайте сроки решения задач, перечисленных в письме;
-
если вопрос срочный — звоните, а не пишите;
-
проверяйте формат, название, содержание вложений.
Четкость в электронной переписке проявляется и в понятном запросе: называя задачи, которые вы ставите перед собеседником, обязательно обозначайте, в какие сроки вы ждете их выполнения. Вы пишете собеседнику «сделайте макет» и имеете в виду «сделайте макет сегодня до конца дня», а он понимает задачу как «сделать макет в приемлемые сроки», и его «приемлемый срок» — это неделя (а не день как у вас). В итоге из-за недостаточно четкого письма возникает конфликт.
А срочные вопросы (требует решения до конца дня), кстати, вообще стоит решать по телефону или в мессенджерах, так как меньше половины людей проверяют почту каждые пару часов, и ваше письмо могут открыть гораздо позже, чем требуется для быстрой реакции.
Что раздражает читателя?
А теперь поговорим о том, что раздражает читателя делового письма. С отсылкой к «Правилам деловой переписки», книге главреда.
Небрежность
Ошибки пунктуации, неверно составленные предложения, отсутствует подпись. Письма на скорую руку тоже должны быть написаны с умом, иначе получатель может подумать, что задача не первостепенная, раз так небрежно составлена.
Небрежный текст: «Здравствуйте Михаил составте пожалуйста список сотрудников для согласования допусков на объект».
Как надо: «Добрый день, Михаил! Прошу Вас составить список сотрудников для согласования допусков на объект до 15 января. Директор отдела».
Как видно, в первом предложении есть ошибки орфографии и совсем отсутствуют знаки препинания. Во втором случае просьба оформлена точно, есть обращение, дедлайн, подпись.
Панибратство
Оно выражается в пренебрежительном обращении, например, «народ», «приветик» без соблюдения субординации. Подобное обращение вызывает лишь отторжение, но не самими словами, а нарушением личных границ тех, к кому оно адресовано. Подобное допустимо в неформальной обстановке, но не на работе.
Перекладывание ответственности и создание групповых переписок
В групповых переписках, в которых есть неадресные обращения, никто не понимает, кому полагается решение задачи. Это распространенная проблема в больших коллективах при отсутствии грамотных управленцев.
Как не надо: «Коллеги, нам нужно обсудить вопросы размещения рекламы на сайте партнеров. Какие предложения?»
Как надо: «Сергей, примите решение, стоит ли размещать рекламу у партнеров – обещают 1 млн просмотров. Медиаплан в приложении».
Как идентифицировать сотрудника, который перекладывает ответственность? Он использует такие фразы: «передам коллегам», «это не в моей компетенции», «жду решения руководства». За ними скрывается «сами внесите правки, я в этом не участвую, не трогайте меня».
Неуместность фраз и бездумное употребление сокращений
Случается такое, что отдельные сотрудники используют жаргонизмы и сокращения либо неуместно, т.е. без понимания их смысла, либо настолько часто, что не все коллеги понимают, о чем речь.
Пример: «Проведите левкеридж лидеров мнений для повышения узнаваемости бренда и чекните в доке результат».
Перевод: «Изучите, что думают эксперты о бренде и как можно повысить его узнаваемость. Результаты занесите в документ».
Какое предложение проще понять? .
Неуважение к чужому времени
Важное правило общения деловой переписки – не мешай другому делать свою работу. Слова «надо вчера», «это в приоритете», «ASAP» вышибают человека из своего режима
И все бы ничего, но если дело действительно срочное.
Часто бывает так: все бросишь, переключаешься, делаешь эту работу, а когда наступает «завтра», то уже и не так срочно было нужно. В результате время и силы потрачены почти зря. Чужое время – не расходный материал, поэтому относиться к нему следует ответственно и серьезно, а не использовать в качестве развлечения и инструмента повышения собственной крутости.
Примеры от Максима Ильяхова:
Сказали: «Коллеги, мы вас услышали». Как поняли коллеги: «Вы – сборище баранов, которые не знают, чего хотят. Мы презираем вас, но у вас есть деньги».
Сказали: «Это дело на пять минут». Как поняли коллеги: «Это дело на целый день, а то и на два».
Это основные ошибки деловой переписки, с которыми наверняка сталкивался каждый человек. Их главная проблема – это не используемые слова, а смысл, который за ними кроется
Умышленно или неумышленно заложенный – не важно
Основы делового общения по телефону
При совершении звонка в первую очередь стоит представиться и сообщить, с какой целью вы звоните. При этом необходимо выбрать доброжелательный тон. Телефонный разговор должен проходить без продолжительных пауз, он должен быть энергичным и лаконичным.
При деловом общении старайтесь придерживаться доброжелательного тона
Нельзя оказывать психологическое давление в процессе ведения переговоров, поскольку в данном случае вряд ли вам удастся завоевать таким образом расположение потенциального клиента. Старайтесь не задавать некорректных вопросов. В том случае, когда телефонный звонок международный либо междугородний, необходимо следить, чтобы он продолжался не более шести минут. Все деловые предложения и требования обязательно должны быть подкреплены аргументами. На вопросы следует отвечать правдиво и кратко. План разговора лучше заранее законспектировать на бумаге.
По окончанию беседы обязательно проговорите еще раз все договоренности, к которым вы пришли по ходу разговора. Поскольку звонок инициировали вы, окончание беседы тоже должно исходить от вас, исключая ситуации, когда собеседник старше по должности.
Когда в конце переговоров вы даете обещание перезвонить, старайтесь не затягивать с этим и в течение суток сделайте повторный звонок. Обязательно учитывайте, что нельзя набирать партнеров на домашний номер.
В ситуации, когда, позвонив, вы не застаете партнера на рабочем месте, уточните удобное время, чтобы ему перезвонить, и не спрашивайте, где он сейчас находится. С точки зрения деловой этики это некорректно.
2.1 Особенности делового разговора по телефону
Казалось бы, что может быть проще – снять трубку, набрать номер и за несколько минут решить все проблемы! Однако, не все так просто.
Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.
Коммуникативная установка – расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить или передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.
В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.
Невербальными средствами общения по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность и т.д.), шумовой фон и быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику и т.д.
Правда, все перечисленные моменты могут не согласовываться с вашими мотивами, если инициатор беседы – кто-то другой. Поэтому нужно быть готовым к тому, что по объективным или субъективным причинам разговор может сорваться, что собеседник может просто не захотеть разговаривать с вами.
Особенность переговоров по телефону определяется тем, что межличностная коммуникация лишена источников невербальной информации о партнере как при встрече “лицом к лицу”.
Необходимо помнить, что в речевой коммуникации пути информации распределяются следующим образом: 7 процентов – непосредственно через слово, 38 процентов – посредством интонации и голоса и 55 процентов – через выражение лица, мимики, жестов, улыбка, язык тела. Таким образом, более половины информации о собеседнике во время телефонного разговора мы не получаем. Основная информационная нагрузка ложится на голос, интонацию, тембр, модуляции… Именно они определяют и делают запоминающимся ваш личный имидж во время разговора по телефону.
Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что нужно, и получить ответ. Интересен факт, что в японской фирме не станут держать в штате сотрудника, который не сумеет решить деловой вопрос по телефону за три минуты.
Повысить действенность делового общения и переговоров по телефону можно благодаря совершенствованию своего речевого поведения в целом.
Главное в телефонных переговорах – высокий корпоративный дух вашей организации, который вы передаете благодаря верно выбранным интонациям
Личностное начало в телефонных переговорах очень важно и передать его можно только интонацией и голосом
Перед каждым, кто начинает деловую беседу по телефону возникают эти вопросы: как перевести идеи на язык чувств и интонаций, как окрасить идеи вашим чувством уверенности и как передать свою убежденность абоненту?
Необходимо стремиться к реализации этой главной цели – усилить стремление вашего партнера по переговорам к непосредственным контактам.
Главное качество успешной телефонных переговоров: новизна формы, свежесть содержания и свежесть слов.
Перед вами не должна стоять дилемма: речевая агрессия или речь с удовольствием. От любой речевой агрессии в телефонных переговорах легко защититься, положив трубку. Речь с удовольствием имеет одно и самое существенной достоинство – она всегда оставляет вам возможность позвонить еще раз. Позитивные отношения – основа успешных.
Зачем встречаться с клиентами лично
Чтобы продавать товары или услуги, личные встречи сейчас необязательны. Оформить продажу можно по телефону или через интернет. Но личные встречи в некоторых случаях все равно остаются лучшим способом продать товары.
Многие менеджеры не пользуются этой возможностью и не назначают личные встречи с покупателями. Кажется, что это экономит время, но на самом деле это не всегда так. Иногда разговор с глазу на глаз — лучшее решение для продажника. Потому что при личном общении можно уловить мимику, эмоции и жесты человека. А значит лучше понять его потребности, проблемы и мотивы покупки. Да и во время личного разговора обычно возникает меньше возражений, соответственно увеличивается число успешно закрытых сделок.
Во время переписки или разговора по телефону часть важной информации может потеряться. К тому же так сложнее подобрать индивидуальный подход к клиенту
Он не видит вас, вы не видите его. А при личной встрече влияние менеджера увеличивается — этому способствуют даже мелочи: внешний вид и одежда менеджера, его манеры и уверенность в себе, личное обаяние и коммуникабельность.
Зачем встречаться с клиентами лично
Что вы говорите, когда оставляете сообщение?
8. Завершите голосовую почту профессионально. Завершите звонок, сказав «С нетерпением жду Вашего ответа» или «Не могу дождаться, чтобы поговорить с вами». И то, и другое теплее, чем обычное «Хорошего дня». Не думайте, что нужно резюмировать свое сообщение в последний раз. При необходимости они могут воспроизвести ваше сообщение повторно.
Интересные материалы:
Как долго можно пользоваться пылесосом?
Как долго можно выключать холодильник?
Как долго посылка остается на таможне?
Как долго принимаются заказы от Autodoc?
Как долго продержится Hyundai Tucson 2018 года?
Как долго продержится мой друг Педро?
Как долго проектор может оставаться включенным?
Как долго прослужат автоматические часы?
Как долго прослужат кварцевые часы?
Как долго прослужит деревянный бильярдный стол?
Общие правила ведения телефонных переговоров
Деловое общение включает в себя некоторые правила, которым нужно следовать.
К важным этапам относятся:
- Взаимное представление. Назвать свое имя, фамилию. А также место работы и должность.
- Обязательно ввести человека в суть разговора. Поинтересоваться, есть свободная минута для переговоров. Если ответ положительный, то смело продолжайте беседу.
- Обсудить ситуацию.
- Заключительное слово.
Есть срочные переговоры, а есть те, которые возможно отложить.
Если разговор терпит отлагательств, то трубку можно не снимать. Или же сразу снять, но вежливо сообщить: «Будьте добры, позвоните мне тогда, в такое-то время. На данный момент я занят важным делом».
Многие люди повышают голос, когда с трудом слышат своего собеседника. Такими действиями они отвлекают от работы других. Лучше всего попросить человека говорить громче, чтобы не переспрашивать по несколько раз
Также важно узнать, насколько хорошо он слышит вас.
Правильно выбирайте речь. Нельзя отвечать такими словами как «слушаю», «да», «алло» и т.д
Лучше всего представить название компании, свою фамилию и прочее.
Если нужный человек в данное время отсутствует или не может подойти к телефону, то важно дать развернутый ответ собеседнику на другом конце линии. Например, что-то вроде такого варианта:
«Его сейчас нет. Будет такого-то числа. Может быть, ему что-то передать?» Любую просьбу нужно запомнить или записать на листок. Проинформировать коллегу, положив лист на его стол или передать лично.
Прежде чем начинать вести более ответственные переговоры (международные), предварительно нужно набросать вопросы, чтобы не упустить что-то важное.
Любой разговор должен быть в доброжелательном тоне. Ответ, который был дан в грубой форме, наносит вред всем работникам, в том числе и организации.
Общие правила делового общения по телефону описаны на видео:
Цель делового общения
Организация делового общения нацелена на то, чтобы максимально оптимизировать взаимодействие между участниками предметной деятельности. Это что касается общих целей. Однако выделяют еще и личностные цели, преследуемые каждым человеком в отдельности:
- забота о личной безопасности и, как результат, стремление максимально снять с себя ответственность;
- погоня за высоким доходом с целью улучшения уровня жизни;
- желание властвовать, управлять, иметь широкий круг полномочий и продвигаться по карьерной лестнице, быть как можно выше в иерархии власти (контролировать, а не быть контролируемым);
- стремление иметь престижную должность или повышать престиж уже занимаемой. Укреплять престиж всей компании, чтобы повысить собственную ценность.
Помимо уже перечисленных, существуют и психологические функции делового общения:
- Связывающая двух участников. К примеру, когда два человека совместно работают над научной статьей.
- Формирующая взаимодействие. Это когда, например, один сотрудник работает над созданием научного материала, а другой учится у него.
- Подтверждающая функция. То есть, когда человек понял, что способен написать интересный грамотный научный труд.
- Эмоциональная функция. А именно – понимание того, что организованное совместное сотрудничество людям приятно.
Деловое общение отличают определенные, характерные для него, особенности:
- Участники руководствуются общими мотивами, целями, направленностью трудовых процессов.
- Они социально объединены во времени и пространстве, а именно, представляют собой некий коллектив (группу, компанию и т. д.).
- Между членами коллектива распределены роли, каждый занимает свою ступень в иерархии.
- Формы взаимодействия строго регламентированы.
Читайте нашу статью «Как стать лидером: 15 секретов, 50 признаков».
Деловое общение подразумевает разграничение субъективных личностных желаний и имеющихся объективных условий для взаимодействия.
То есть на первом месте здесь не желание субъектов вступать во взаимоотношения, а необходимость взаимодействия, которая может носить и принудительный характер. В этом, собственно, и состоит основное отличие делового общения от обычного социального.
Чем опасен для вас звонок?
Но у каждого звонка есть свой минус. Чем опасен лично для вас звонок?
- Можно наговорить ерунды. Когда еще не знаком с девушкой и желаешь ей понравиться, нервы находятся на пределе. А она еще молчит в трубку! Приходится выкручиваться. Она еще обижается на какие-то слова! От этого хочется просто закричать. Что ж, такое со всеми случается.
- Излишняя прямолинейность. Если мужчина может оказаться смелым и прямолинейным, то есть девушки, которые не сразу могут продемонстрировать подобные качества. Излишний напор со стороны парня может отпугнуть девушку.
- Отказ. Это самая главная причина, по которой мужчины предпочитают не звонить. Неспособность нормально отреагировать на отказ заставляет писать детские смс-ки, а не звонить.
- Отсутствие ответа на телефонный звонок. А вдруг она оставила свой телефон дома? А вдруг она занята? А вдруг она не отвечает на незнакомые звонки? Соответственно, она не поднимает трубку, когда вы звоните. Это бьет по самолюбию, которое и так трепещет перед предстоящим разговором с незнакомкой.
Как правильно предложить товар клиенту. ФРАЗЫ УСТАНОВЛЕНИЯ КОНТАКТА.
Предыдущая1234567891011Следующая
Всякая продажа начинается с приветствия и фразы установления контакта
Здесь важны расположенность и открытость клиента, с одной стороны, и способность эксперта привлечь внимание клиента и заинтересовать его – с другой стороны
Вызовет ли интерес у покупателя, станет стимулом его активности та фраза, которую вы произносите при установлении контакта с клиентом, зависит только от вас.
Поздоровавшись с Клиентом, который входит в магазин, дайте Клиенту возможность «осмотреться» не более 1-1,5 минуты (если вошла группа 2-4 человека то 2-3 минуты), и вежливо предложите свою помощь.
Фразы установления контакта, которые могут вызвать интерес клиента и активизировать его:
Констатация факта (преимущества производителя, новинки, акции, комплимент).
Предложение помощи действием.
Открытый вопрос.
Нестандартная фраза.
Не эффективные фразы! Это — «Вам помочь?», «Вам что-то подсказать?», «Что Вас интересует?», «Что ищите?».
У нас они запрещены!!!
Потому, что данные фразы могут вызвать негативные эмоции у Клиента.
Также не желательны фразы (закрытые), предполагающие короткий ответ «Да» или «Нет», что приводит к прерыванию диалога, вместо того, чтобы вызвать интерес у Клиента и настроить его на общение, побудить к принятию решения о покупке «Здесь и сейчас».
Кроме этого, данные фразы очень сбиты и используются продавцами многих магазинов!
Важно помнить, что:
Закрытые вопросы, на которые собеседник может ответить только «Да» и «Нет» хороши в ситуации с чересчур болтливым человеком или же, когда мы хотим быстрее завершить разговор или направить его в строго определенное русло. В других обстоятельствах вопросы этого типа демотивируют собеседника, поскольку не позволяют ему показать свои знания и убеждения в разговоре. Заданные один за другим на этапе выявления потребностей, они производят впечатление допроса.
Открытые вопросы побуждают дать развернутый ответ и получить как можно больше информации. Открытые вопросы начинаются со слов: «Что…», «Какие…», «О чем…», «С чем связано…», «Когда…», «Исходя из чего…». Они полезны, если вы хотите заставить собеседника «разговорится», они помогут в начале разговора, или если вы хотите выяснить интересы и позиции собеседника.
Альтернативные вопросы дают право выбора, и получить информацию относительно направления беседы. Используйте для подведения промежуточных итогов, а также для определения дальнейших действий. Очень эффективно использовать такие вопросы для того, чтобы подтолкнуть Клиента к необходимым действиям, когда он почти уже решился: «Вы уже решили, в каком цвете будете закупать кровать Атлант-21: венге, махонь или все-таки орех?», « Вы уже решили, какой будем заказывать спальный гарнитур: в дубе или буке?»
Альтернативные вопросы, первая часть вопроса – открытый вопрос, но в конце собеседнику предлагаются варианты ответа. «Вы ориентируетесь на средний или премиум сегмент?», «Вас интересует качество (комфортность) матраца или дизайн тоже?»
Уточняющие вопросы помогают выяснить неоднозначность сказанного покупателем, и получить более точную информацию.
Используйте правильный формат
Деловые письма имеют особый формат. Напишите свое имя и адрес в правом верхнем углу страницы. Введите контактную информацию получателя в левом углу страницы или под своим адресом.
Оставьте широкие поля и по возможности используйте фирменные бланки. Письмо должно быть кратким и по существу; в идеале он не должен превышать одной страницы. Используйте формальное приветствие, например «Уважаемый г-н (имя получателя). «Если вы не знаете точное имя получателя, вы можете использовать «Уважаемые дамы и господа.» Закончите письмо «С уважением», «С уважением»»С уважением» или другое официальное закрытие с указанием вашего имени.
Письмо с просьбой о встрече должно быть четким и кратким. Вырежьте ненужные слова и ненужную информацию. Используйте удобный для чтения шрифт, например Times New Roman или Arial. Не забудьте вычитать письмо перед его отправкой.
Как правильно назначить встречу по телефону
Давайте разберём варианты для холодных и горячих звонков.
Как назначить встречу при холодном звонке
Это довольно сложно, но возможно
Всего пять шагов и вы у цели:Привлечь внимание человека. Желательно заранее узнать, как зовут собеседника
Если сразу обратитесь к нему по имени, человек больше заинтересуется разговором и даже будет лояльнее относиться к вам. Всем известно, что обращение по имени любому приятно.
Желательно заранее узнать, как зовут собеседника. Если сразу обратитесь к нему по имени, человек больше заинтересуется разговором и даже будет лояльнее относиться к вам. Всем известно, что обращение по имени любому приятно.
Представиться и кратко рассказать о компании
Собеседник должен понимать, с кем он разговаривает. Да и продолжать разговор, не сказав, кто вы, просто не вежливо. Назовите свое имя и компанию, которую представляете, кратко поясните, чем занимается фирма. Если звоните человеку не в первый раз, последний пункт можно пропустить.
Объяснить, с какой целью звоните
Не затягивайте с предложением о встрече. Сразу говорите, что хотите встретиться с человеком и объясняйте зачем. Если отложите предложение о встрече, человек может подумать, что сейчас вы начнете впаривать ему какие-то товары по телефону и, скорее всего, просто бросит трубку.
Рассказать о выгоде
Чтобы предложение о встрече практически в начале разговора не выглядело наглым и неуместным, обязательно будьте вежливы и расскажите, почему личная встреча и покупка товаров вашей компании будет выгодна клиенту.
Отработать возражения
Если у покупателя есть вопросы или его что-то не устраивает, обсудите это и постарайтесь его переубедить.
Обговорить детали встречи
Если клиент согласился, назначьте конкретную дату и время встречи. Сначала предложите свое время, а если уж оно не устроит клиента, спросите, какое будет удобно ему. Желательно и в этом случае предложить несколько своих вариантов. Менеджер должен управлять разговором, не позволяя собеседнику перетягивать одеяло на себя. Но при этом всегда помните о вежливости и тактичности. Перебивать и грубить нельзя.
Получился небольшой и довольно простой план.
Как назначить встречу с клиентом при горячем звонке
Если клиент уже знает о вашей компании, лояльно к ней относится и, возможно, даже готов к покупке, действуйте по следующей схеме. Она же подходит и в случаях, когда покупатель звонит вам сам.
В этих ситуациях, человек, скорее всего, уже готов ко встрече и вряд ли откажет вам. Поэтому ничего сложного здесь нет.
Если клиент позвонил сам, то первым делом нужно выяснить, серьезно ли он настроен на покупку или же просто прощупывает почву — возможно, он обзванивает несколько компаний, желая сравнить стоимость и условия.
В разговоре с теплым клиентом нужно выяснить его потребности, ожидания и проблемы.
Когда вы поймете, чего от вас хочет покупатель, выполните последние два шага, о которых мы говорили в предыдущем пункте про назначение встречи при холодном звонке. То есть нужно рассказать о выгодах от встречи и договориться о времени и дате встречи.
Как правильно назначить встречу по телефону
Правила составления резюме
Резюме-самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех.
Цель резюме — привлечь ваше внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало
На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей. Можно принести резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования
Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей
Можно принести резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.
Жестких требований к резюме не существует, однако европейскийстиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также данных об
образовании, местах работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке.
#7 При необходимости проследите за следующим электронным письмом для планирования встречи
Вы когда-нибудь отправляли письмо с предложением встретиться, а в ответ получали радиомолчание в течение нескольких недель? Хотя это не совсем профессиональное общение, ваши адресаты, вероятно, получают всевозможные письма с просьбой о встрече, и они могут быть слишком заняты, чтобы ответить на ваше первоначальное письмо.
Не всегда легко уследить за тем, чтобы получить ответ на профессиональную электронную почту. Чтобы не было задержек с назначением быстрой встречи и все стороны были в курсе дела, лучше всего сделать напоминание.
Эффективность последующего письма невозможно переоценить — процент ответов может быть даже на 40% выше, чем при первоначальном запросе на встречу..
Используйте инструменты отслеживания электронной почты, чтобы узнать, было ли прочитано ваше сообщение и не было ли предпринято никаких действий. Это особенно полезно для людей, которые отправляют длинные цепочки писем с просьбой о встрече и которым трудно отслеживать все свои разговоры для планирования встреч.
Хорошая новость — если вы проявите инициативу и отправите повторное письмо, ваш запрос на встречу не затеряется среди других. Вы можете повторить ключевые детали, выслать подробную повестку дня или подобрать идеальное время, которое устроит получателя.
Если вы хотите узнать больше о том, как писать деловые письма, ознакомьтесь с этой статьей: Руководство по маркетинговым письмам для B2B — что работает, а что нет.
Основы этикета
Соблюдая основные правила такого общения, можно вызвать к себе доверие. Нельзя пренебрегать данными правилами и делать вид, что их не существует. Этикет поможет людям сохранить определенную дистанцию и сконцентрироваться на задачах.
Вежливость. Это неотъемлемая часть делового общения. Сложно представить руководителя, который слишком эмоционален и впечатлителен. Благодаря этикету каждый работник или руководитель будет сдерживать свои эмоции.
Контролировать эмоции. Это помогает сохранить репутацию, избежать лишних вопросов и завоевать уважение. Этикет предполагает, что демонстрировать свои эмоции не нужно. Никаких сомнений и неуверенности. Лучше всего сдерживать эмоции и контролировать их. Ведь никто не хочет приобрести плохую репутацию.
Пунктуальность. На любую встречу нужно приходить вовремя. Ни в коем случае не опаздывать. Лучше прийти намного раньше, чем заставлять кого-то ждать. Деловые отношения предполагают соблюдать пунктуальность. Если будете её придерживаться, то зарекомендуете себя как ответственного человека.
Вовремя выполнять поставленные задачи. В деловых отношениях нельзя затягивать со временем, ведь оно не резиновое.
Этикет этого не допускает:
- Начальник или партнер начнут сомневаться в вашей надежности, и в следующий раз доверят задание более ответственному сотруднику.
- Своевременное выполнение целей – это залог успешного продвижения по карьерной лестнице.
- Главное максимально структурировать план поставленных задач, чтобы успевать делать все вовремя.
Контроль речи. Правильней будет обдумывать свою речь и контролировать её. Прежде чем говорить слова вслух, удостоверьтесь в их правильности. Контроль речи помогает избежать неловких ситуаций и получить положительный эффект от переговоров.
Единый стиль одежды или «Кодекс одежды». Нельзя выбирать одежду, ориентируясь только на свой вкус. В каждой организации существует свой определенный вид, который подразумевает всех сотрудников ему следовать. Если будете следовать этому правилу, то охарактеризуете себя с лучшей стороны.
Конфиденциальность информации. Это говорит о том, что вся информация, которая является конфиденциальной, не должна разглашаться. Любые лица, не относящиеся к сделке, не должны знать подробностей. Конфиденциальность делает рабочий процесс взаимовыгодным и удобным.
Об основах телефонного этикета рассказывается на видео: