На мотивации далеко не уедешь
Вот пишем и слышим: «Фигня этот ваш контроль! Надо работать над мотивацией!», «Да вы не рабов себе нанимаете!». И с другого берега: «Наша компания теряет 15% денежных средств, выплачивая зарплату танкистам!».
Удаленные сотрудники не терпят жесткий контроль. Мало кто в твердом уме и здравой памяти согласится установить на свой компьютер всякие программы учета рабочего времени. Даже под заботливым соусом «Это поможет эффективно спланировать рабочий день с учетом твоих суточных биоритмов и вырасти до генерального директора».
Да, в идеальном мире у работника должна быть мотивация качественно выполнять работу, тогда и контролировать его не придется. Но мы же все люди. Покажите того, кто ни разу не прокрастинировал на рабочем месте?
Внутренняя и внешняя мотивация, безусловно, сильная штука. Но даже у джедаев случаются сбои. Поэтому продолжим говорить о контроле. Той самой кнопке, которая включается, когда у мотивации села батарейка.
Удаленно работают разные сотрудники: программисты, копирайтеры, интернет-маркетологи, онлайн-консультанты, видеомонтажеры, администраторы сайтов, верстальщики, дизайнеры
Если оплата идет за результат и установлены четкие сроки, то компании не столь важно, чем занимается ее сотрудник помимо проекта. Но когда компания платит за отработанные часы, а сотрудник в это время сидит в соцсетях — возмущение менеджеров понятно
4 вида продуктивности, о которых вы должны знать
Существуют 4 вида продуктивности: продуктивность капитала, материальных ресурсов, труда и общефакторная продуктивность.
- Продуктивность капитала показывает, насколько успешно команда использует физический капитал для производства продукции и предоставления услуг. К физическому капиталу относятся компьютеры, транспортные средства, рабочие материалы и т.д. Иными словами, это физические ресурсы для производства товаров и услуг. Для определения продуктивности капитала необходимо вычесть денежные обязательства вашего бизнеса (расходы и др.) из стоимости физических ресурсов, а полученный показатель разделить на прибыль от продаж. Чем большее число вы получите, тем лучше, поскольку это означает, что ваши физические ресурсы позволяют работать эффективно и получать прибыль от товаров и услуг.
- Продуктивность материальных ресурсов измеряется объемом производимых товаров и услуг. Этот показатель отражает соотношение размера производства на единицу израсходованных материальных ресурсов. Различают прямые и косвенные материальные затраты. Прямые связаны непосредственно с товаром или услугой, тогда как косвенные – это топливо, энергия, химические вещества и т.п., которые используются для производства продукта/оказания услуги.
- Продуктивность труда – это показатель экономической прибыли на одного работника, отражающий, насколько эффективно каждый член команды работает для создания конечного продукта/услуги. Этот индикатор показывает, сколько времени потребовалось вашей команде для вывода продукта на рынок. Для расчета продуктивности труда необходимо стоимость товаров/услуг разделить на время, затраченное командой на их создание.
- Общефакторная продуктивность, или многофакторная продуктивность, означает, что кроме капитала, материальных ресурсов и труда существуют другие факторы, которые также учитываются при вычислении продуктивности. Это знание команды, стиль управления, организация рабочих процессов и т.д. Для измерения общефакторной продуктивности следует стоимость товаров/услуг разделить на среднее значение всех факторов. Таким образом, вы можете оценить значение всех составляющих, влияющих на производственный процесс.
5 нейросетей, которые возьмут часть вашей работы на себя
Искусственный интеллект может стать хорошим помощником, если привыкнуть решать с его помощью рутинные задачи. Например, вы знали, что каждый третий россиянин использует нейросети для создания текстов и изображений? Если вы всё еще не в их числе, советуем попробовать. Какие нейросети стоит протестировать:
-
ChatGPT. Зарубежная нейросеть, которая поможет решить следующие задачи:
-
написание постов и статей;
-
генерация идей;
-
создание резюме;
-
анализ данных;
-
переписывание сложного текста простым языком и пр.
-
-
YandexGPT. Российский ИИ, встроенный в Алису Яндекса. Умеет:
-
писать посты, статьи, тексты объявлений;
-
генерировать идеи;
-
суммаризировать прочитанный материал и выдавать его краткое содержание;
-
переписывать сложное простым языком и пр.
-
-
GigaChat. Нейросеть Сбера, которая умеет:
-
писать любые тексты;
-
генерировать идеи;
-
пересказывать тексты;
-
переписывать сложное простым языком;
-
создавать картинки по текстовому описанию и пр.
-
-
Bard. Чат-бот от Google, который доступен на русском языке только с включенным VPN. Bard создан как конкурент ChatGPT на зарубежном рынке и может:
-
писать тексты;
-
генерировать идеи.
-
-
Kandinsky Video. Нейросеть Сбера, первая в России, которая может генерировать видеоконтент по текстовому описанию. ИИ может создавать ролики продолжительностью до 8 секунд с частотой 30 кадров в секунду. Если вы выпускаете такой контент, присмотритесь к этой нейросети — возможно, сможете передать ей часть своих задач.
6 место. Программа Harvest
Довольно неплохое приложение для контроля специалистов на удаленной работе, которое может использоваться руководителями небольших стартапов и командами фрилансеров. С увеличением штата и объема производственных задач, требующих своевременного выполнения, масштабировать эту программу будет сложно, да и представленных в ней опций может не хватить для выстраивания всей цепочки бизнес-процессов, но на первых порах Harvest может существенно облегчить рабочий процесс. Для этого данная система мониторинга деятельности сотрудников имеет следующий полезный функционал.
- Контроль времени, потраченного на решение конкретных задач.
- Формирование наглядных и интуитивно понятных отчетов, которые помогают оптимизировать производственные процессы.
- Создание примечаний и комментариев к командным заданиям.
- Выставление счетов на оплату через PayPal или Stripe.
- Автоматическое напоминание клиентам о неоплаченных проектах.
Пользователей Harvest подкупает простота взаимодействия с этим софтом, но тарифы на доступ к ПО нельзя назвать самыми демократичными на рынке.
Цена полной версии программы для контроля удаленных сотрудников: от 10,8 долларов за 1 корпоративный аккаунт в месяц. Есть доступ к бесплатному пакету с возможностью мониторить 1 ПК и работу по 2 проектам.
Оптимизация рабочего пространства
Оптимизация рабочего пространства — это один из ключевых аспектов продуктивной работы. Чтобы добиться максимальной эффективности, необходимо сделать рабочее место удобным и функциональным.
Первое, что нужно сделать для оптимизации рабочего пространства — это убрать все ненужные вещи. На рабочем столе должны находиться только необходимые документы и принадлежности. Не надо заполнять рабочее пространство архивами, бумажками и общим хламом.
Нужно создать определенную систему хранения вещей. Для этого можно использовать различные полки, ящики, корзины и другие органайзеры. Не забывайте помечать все документы и предметы и размещать их по категориям — это упрощает поиск и экономит время.
Важно также правильно расставить мебель. Рабочие столы, кресла и другие предметы мебели должны быть расположены так, чтобы было удобно работать и не возникало напряжения в мышцах и суставах
Не стоит также ставить рабочее место у окна, где бывает яркий свет, так как это может привести к напряжению глаз.
Кроме того, хорошей идеей является использование растений для создания комфортной атмосферы на рабочем месте. Растения, помимо украшения, способны очищать воздух и создавать полезные условия для работы.
Зачем нужен мониторинг удаленных сотрудников
Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.
Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:
- Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.
- Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.
- Руководители понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.
- Руководителям проще контролировать подчиненных.
Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.
Как прокачать (повысить) личную продуктивность?
Личная продуктивность – это способность как можно быстрее и качественнее выполнять поставленные перед вами задачи. Наращивая собственную продуктивность, вы сможете успевать намного больше не только на рабочем месте, но и в повседневной жизни.
Фото офисных работников на перерыве
Первое, что важно для себя уяснить – личную продуктивность можно улучшать. Причём практически в любом возрасте
Ежедневная работа над собой приводит к осознанию того, что в ваших силах добиться чего угодно. То, что ранее казалось недостижимым, оказывается у вас в руках без серьёзных усилий.
Если вы задумались над повышением собственной продуктивности, для начала объективно оцените текущее положение дел. Все начинается с анализа распорядка дня. Составьте список всех отвлекающих факторов и ситуаций, в которых теряется концентрация внимания. Они могут присутствовать не только на рабочем месте, но и у вас дома. Если вы обнаружили большое количество различных пожирателей времени, стоит задуматься над повышением собственной продуктивности.
Личная продуктивность строится на трёх базовых техниках:
-
Умение правильно ставить перед собой цели.
-
Грамотное распределение имеющихся ресурсов.
-
Достаточная персональная социализация.
Перестаньте создавать видимость работы
Проблема. Работа по организации работы не даёт команде работать продуктивно.
Решение. Попробуйте организовать для сотрудников единый источник достоверной информации с помощью инструмента повышения производительности, чтобы им было проще работать над тем, что действительно важно.
Работа по организации работы является основной причиной большого количества бессмысленных действий. В офисе это часто неважные, но занимающие много времени задачи, повторяющаяся работа, а также затянутые процессы поиска информации и получения согласований. Когда непонятно, кто, когда и что должен сделать, мы тратим много времени на непродуктивные дела.
Чтобы избавиться от бессмысленной работы, создайте для сотрудников единый источник достоверной информации обо всех задачах. Когда все видят картину в целом и могут самостоятельно делать выводы, больше энергии тратится на продуктивный совместный труд, а объём работы по организации работы сокращается. Как же построить такую систему для своей команды? Попробуйте инструмент для управления работой, например, Asana.
Используя инструмент для управления работой, можно стандартизировать и централизовать рабочие процессы. Работайте над большими идеями без второстепенных задач. Вместо того чтобы гоняться за согласованиями, вы сможете видеть, как у вашего руководителя или других участников процесса идут дела, в задаче согласования. Вместо того чтобы писать письмо с вопросом о том, когда коллега закончит работу над задачей, вы сможете отслеживать ход её выполнения на общей платформе по управлению работой. Снижая количество бессмысленного труда, вы освобождаете время для продуктивной работы над важными задачами.
—Роксана Чикойн, креативный директор Фонда по борьбе со СПИД, Сан-Франциско
Что насчет прокрастинации?
Очень часто антонимом продуктивности называют прокрастинацию. Прокрастинация – это постоянное откладывание дел или замена важных дел другими занятиями. Человеку сложно начать заниматься работой, он оттягивает старт работы над задачей. При этом он часто испытывает негативные эмоции из-за неспособности заставить себя что-то делать.
Тест на прокрастинацию
Мы приготовили для вас мини-тест. Поставьте себе один балл за каждое утверждение, которое вам подходит.
- Я часто сожалею, что не приступил(а) к делам раньше.
- Меня регулярно отвлекают от задач.
- Часто ловлю себя за выполнением дел, которые нужно было сдать еще несколько дней назад.
- Качество моей работы зависит от настроения.
- Постоянно чувствую усталость.
А теперь давайте подсчитаем ваши ответы:
4-5 баллов– скорей всего, вы склонны к прокрастинации
2-3 балла– пока не о чем беспокоиться, но обратите внимание на наши советы по повышению продуктивности
0-1 балл– вы продуктивней всех на свете!
Если вы набрали 4-5 баллов, не спешите паниковать, возможно, вы просто устали. Прокрастинацию часто путают с ленью и нежеланием что-то делать. Но прокрастинация о другом. Они возникает из-за:
- нехватки отдыха;
- неумения концентрироваться;
- отсутствия навыков тайм-менеджмента;
- неумения планировать;
- страха перед задачей.
Как видите, здесь ничего не связано с ленью. Зато есть связь с усталостью. Поэтому сначала исключите усталость, а потом уже внедряйте методы, которые мы рассмотрим дальше.
Что мешает стать продуктивным
Повышение продуктивности – осознанный процесс, требующий времени, дисциплины и терпения. Чтобы выработать для себя определённую программу действий, нужно сначала понять, что мешает работать эффективно и продуктивно. Приведём несколько самых распространённых причин:
Излишнее упорство
Это важное качество необходимо для достижения целей. Но, когда цели теряют значимость и важность, некоторые люди движутся к ним по инерции, не замечая перемен
Чтобы избежать этого бесполезного занятия, время от времени стоит задаваться вопросом об актуальности поставленных задач.
Амплификация, повторение одних и тех же действий, чтобы убедиться в их правильности. Из-за этого силы растрачиваются впустую.
Реверсия, возвращение в мыслях к прошлому с сожалением о нереализованных возможностях.
Спешка, опережение событий. Строя планы на будущее, важно не упускать из виду текущих событий.
Затягивание, постоянные переносы работы также мешают стать продуктивным. Обещание, что вы сделаете её завтра, в понедельник, 1 января – это сознательный самообман.
***
Не ждите, пока вам установят дедлайн – устанавливайте его сами
Система обучения в школе и вузе приучила нас к тому, что за определенный срок мы должны изучить новый материал и доказать, что поняли его. Сдал – свободен, готовься к следующему «дедлайну». Но есть здесь один неприятный побочный эффект – когда мы заканчиваем обучение, ставить дедлайны нам уже некому. В результате люди становятся ленивыми и безинициативными к (слову, именно поэтому многие школьные и университетские отличники не устраиваются в жизни лучше всех).
Успешные люди не ждут, что кто-то за них что-то решит. Они соблюдают минимально необходимые для беспроблемной жизни внешние дедлайны (навязанные им со стороны – например, вовремя подать декларацию и заплатить налоги) и активно занимаются реализацией внутренних (заданных самим собой) дедлайнов. Главное в этом деле – быть (про)активным, а не пассивным.
4 техники для развития концентрации
Сосредоточиться на одной задаче бывает непросто: всегда есть то, что отвлекает и требует вашего внимания прямо сейчас. Иногда это срочные письма от коллег и клиентов, иногда — котик, который хочет на ручки, иногда — дети, которые просят помочь им с уроками. Безусловно, в каждой из этой ситуации вы уделите время и коллеге, и ребенку, и вашему питомцу, но можно делать это без ущерба для работы. Вот несколько способов, которые можно использовать:
-
Техника Помодоро. Ее суть очень проста: 25 минут вы работаете над задачей и ни на что не отвлекаетесь, а потом пять минут отдыхаете. За эти пять минут можно помочь ребенку с задачкой по математике, погладить кота или ответить на письмо. После трех—четырех циклов в 25+5 минут делайте перерыв на полчаса.
Вы можете устанавливать таймер на телефоне или пользоваться специальным трекером — там просто нужно запустить таймер, временные интервалы уже настроены. Кстати, такие приложения есть для смартфонов, и они бесплатные — поищите в сторах.
-
Метод 90+30. Принцип тот же, что и в технике Помодоро — вы чередуете время для работы и отдыха, только интервалы здесь больше — 90 минут работы и 30 минут релакса. Техника отлично подходит для работы над большими задачами, а радость от предстоящего длительного перерыва помогает не отвлекаться.
-
Метод пятнадцати минут. Поставьте таймер на телефоне и каждые 15 минут проверяйте, чем вы заняты. Может, залипли в телефон или увлеклись перепиской в Telegram? Это способ дополнительного контроля своей продуктивности. Подходит всем, кто часто отвлекается.
-
Дневник концентрации. Заведите блокнот или отдельный документ, куда вы будете записывать, когда, на что и на сколько вы отвлеклись. Так в конце дня вы сможете оценить, куда утекло ваше время и от каких привычек лучше отказаться, чтобы меньше отвлекаться.
Например, я после таких наблюдений за собой удалила приложение Telegram с рабочего компьютера, потому что слишком часто отвлекалась на сообщения (и не только по работе).
Лучшие способы улучшения продуктивности
Прежде всего нужно определим факторы, влияющие на продуктивность. К ним относятся рабочая среда, стратегия управления персоналом, подходящие инструменты и использование современных технологий. Соответственно существует много практик, способствующих повышению продуктивности.
Избегайте многозадачности. Раньше многозадачность считалась успешной практикой, однако сегодня понятно, что такой подход снижает эффективность и продуктивность. Многозадачность отвлекает, истощает и мешает оптимальной координации рабочих процессов.
Формулируйте небольшие цели. Основная цель проекта может быть амбициозной и масштабной, поэтому ее следует разделить на более мелкие. Устанавливайте четкие краткосрочные цели в рамках общей цели проекта.
Делайте перерывы
Для поддержания продуктивного рабочего ритма очень важно время от времени делать перерывы. К примеру, можно применять метод Pomodoro
Он предусматривает интенсивную сфокусированную работу в течение 25 минут с 5-минутными перерывами. Вы можете изменять продолжительность интервалов работы и отдыха в соответствии со своими потребностями и пожеланиями.
Общайтесь с членами команды. Работая в команде и с клиентами следует постоянно обмениваться информацией о статусе проекта. При возникновении вопросов или трудностей очень важно не молчать, а сообщать о том, что нужна помощь.
Используйте инструменты для повышения продуктивности. В Интернете доступны сервисы, которые помогут определить уровень продуктивности и повысить его. Что такое инструменты для повышения продуктивности? Это специальные рабочие мессенджеры, таск-трекеры, финансовые калькуляторы и многое другое.
Современные программные продукты помогают эффективно управлять рабочим процессом и своевременно реагировать на изменения, которые положительно отразятся на эффективности работы Вашей команды.
Если вы работаете в офисе
На график работы можно посмотроть по-разному. Одним довольно легко понимают, что им требуется сделать за день и могут построить планы в два счета. Для других время между утром и вечером кажется небольшим, а дел так много, что невозможно все успеть. Итак:
1 Распланируйте свой рабочий день по пунктам.
Не спешите открывать по-очереди все запущенные программы на компьютере и на автопилоте делать первое, что попадется. Используйте первый час с утра для взвешенного планирования, иначе в оставшиеся часы рискуете многого не успеть.
2 Сгруппируйте похожие задачи.
Например, если вы собираетесь отвечать на почту, то сделайте это сразу для всех входящих. Не делайте это вперемешку со встречами, звонками и другими делами.
3 Не распыляйтесь.
Выберите условное число задач на день, к примеру, 3. Значит, что сегодня вам предстоит выполнить три важных дела, а не десять. Зато вы сделаете их качетсвенно и в срок.
4 Важна пунктуальность.
Если вы с пренебрежением относитесь ко времени других людей, то не удивляйтесь, что у вас появятся аналогичные проблемы.
5 Никаких завалов под вечер.
Следует под конец оставить максимально уравновешенные и ограниченные по времени задачи, которые не взорвут вам к вечеру мозг.
6 Не пользуйтесь интернетом без необходимости.
Если для этого у вас недостаточно самоконтроля, то существуют специальные приложения, которые перекрывают вам доступ в Сеть по-истечении определенного времени.
7 Говорите «Нет!»
Это крайне важно – уметь отказаться от бредовых идей, докучающих пустыми разговорами коллег, лишних перекуров. 8 Сначала сложные задачи.
8 Сначала сложные задачи.
Когда вы откладываете такие задачи «на потом», вы не столько теряете время, сколько нервов, потому что будете постоянно в мыслях возврящаться к ним.
9 Придумайте себе конкурента.
Пусть это покажется некоей игрой, но зато работает. Мотивируйте себя соперничеством с вашим коллегой. Не переходите на негатив, просто выполните свою работу быстрее и лучше.
Как перерывы в работе влияют на продуктивность?
Есть хороший пример с исследованием работы судей. Заключенные имеют право подавать ходатайство об условно-досрочном освобождении. Все эти дела рассматриваются в случайном порядке в течение дня. Но в самом начале дня и сразу после перерывов, шанс заключенного получить положительное решение о ходатайстве – значительно выше, чем в середине или конце дня.
Другой хороший пример касается врачей. Исследование о негативных последствиях анестезии говорит, что во второй половине дня таких последствий больше, то есть увеличивается шанс ошибки врача-анестезиолога.
А этот график показывает, что во второй половине дня врачи чаще пренебрегают гигиеной рук. Это повышает риск инфицирования и врачей, и пациентов. Такие исследования демонстрируют не халатное отношение к своим должностным инструкциям, а говорят о большой загрузке, из-за которой медики забывают делать элементарные вещи.
Отсюда можно сделать вывод, что усталость – один из главных факторов понижения продуктивности. Пока вы и ваши сотрудники регулярно перерабатываете и устаете, нет смысла вводить новые процессы, использовать лайфхаки, приложения и геймификацию.
Продуктивная работа
Продуктивная работа — это способность выполнять задачи качественно и в срок, используя минимум времени и ресурсов. Для того чтобы быть продуктивным необходимо уметь правильно расставлять приоритеты, эффективно управлять своим временем, уметь работать в команде и не бояться принимать решения.
Планирование работы и распределение времени являются ключевыми элементами в достижении продуктивности. Необходимо определить приоритетность задач и выделить наибольшее время на наиболее важные из них. Остальные задачи могут быть решены позже или делегированы кому-то другому.
Продуктивна работа также требует умения работать в команде
Важно помнить о том, что каждый член команды может внести свой вклад и помочь достичь общей цели. Поэтому, необходимо уметь коммуницировать, доверять и быть готовым принимать компромиссы
Достижение продуктивности требует умения принимать решения
Важно научиться анализировать ситуации и принимать решения основываясь на логике и фактах, а не на эмоциях. Это поможет не только достигать целей, но и развивать навыки лидерства
В целом, для достижения продуктивной работы нужны планирование, эффективное управление временем, работа в команде и умение принимать решения. Но главное — это желание работать на результат и постоянное стремление к самосовершенствованию.
Вместо выводов
В постоянной погоне за результатами и требованиях продуктивности от себя и сотрудников важно не забывать иногда останавливаться. Человек – это не вечный двигатель и нужно уметь восполнять внутренние ресурсы
Усталость и выгорание – основные враги продуктивности, которые вносят хаос в работу компании и чреваты финансовыми потерями. Поэтому постарайтесь научиться отдыхать и учите этому своих сотрудников. Ведь главный секрет продуктивности в балансе работы и отдыха. А Hurma System, как всегда, способствует вашей эффективной работе и помогает выполнять ежедневные задачи все лучше.