Как все успевать: основы эффективного тайм-менеджмента

Планирование и расстановка приоритетов

При выполнении такой важной работы, как планирование дня, необходимо учитывать некоторые нюансы и особенности этого процесса

Что делать в первую очередь?

Занимаясь распределением задач на день, самые трудоемкие и сложные из них лучше поставить в начало списка, так как именно они требуют первоочередного решения. Ведь если сначала заняться чем-то другим, то потом на серьезные дела может не хватить ни сил, ни настроя, ни энергии.

А вот для такой «черновой» работы, как раскладывание бумаг по папкам или уборка в шкаф чистого белья, можно выделить те периоды, когда мозг уже устал от нагрузки и не может плодотворно заниматься сложной деятельностью.

Как приступить к сложному делу?

Когда человеку предстоит сделать какую-либо сложную и масштабную работу, у него нередко возникает желание отложить ее на максимально возможный срок. Так, студенту сложно начать писать диплом, потому что его пугает то, сколько времени на него придется потратить.

Однако масштабную задачу будет намного проще решить, если разбить ее на несколько некрупных подзадач и последовательно выполнять их. Мысли о работе меньшего объема не будут настолько тревожными, чтобы бояться приступить к ней.

Оставлять время «про запас»

Люди склонны недооценивать то время, которое им необходимо для выполнения той или иной работы. Поэтому при планировании лучше сделать некоторый «запас». Например, на работу, осуществляемую в течение получаса, отвести 35 минут. Это убережет от цейтнота, стресса, и поможет четко придерживаться плана.

Также стоит добавлять в свое расписание небольшие подпункты, и заносить в них те маленькие дела, которые обычно сопровождают большие. К примеру, после прогулки с собакой нужно еще время, чтобы помыть ей лапы.

Оптимизировать дела

За день человек решает массу мелких проблем, затрачивая на них определенное время. Но некоторые из этих задач можно оптимизировать. Так, лучше не тратить ежедневно время на покупку продуктов, а закупать их раз в несколько дней по заранее подготовленному списку. Или вместо того, чтобы каждое утро разбираться в записках, оставленных на рабочем столе, завести себе ежедневник.

Правильно расставлять приоритеты

Планы иногда рушатся из-за того, что выполняя срочные дела, люди забывают о других задачах. Разницу не так просто уловить, но бывают дела срочные и неважные и, наоборот, не срочные и важные. Здесь в расстановке приоритетов пригодится матрица Эйзенхауэра.

Согласно его методу, как распределить свой день, чтобы все успеть, женщинам поможет понять следующая таблица:

По квадрантам этой таблицы следует распределить все дела, намеченные на день:

• в первый квадрант необходимо вписать все важные и неотложные дела, связанные с такими приоритетными сферами, как семья, работа, учеба, здоровье;
• во второй квадрант нужно занести важные дела, не связанные с сверхсрочностью, требующие планирования или подготовки;
• хотя дела в третьем квадранте обычно появляются сами собой в виде неожиданных проблем, на них тоже следует выделять время. Это может быть устранение не критичной, но мешающей поломки или отслеживание появления скидок на нужный товар;
• в четвертый квадрант можно внести те приятные дела, которые, не имея практической значимости, привносят в жизнь человека положительные эмоции. Это, например, поход с друзьями в кафе или просмотр нового фильма.

Распределяя дела по квадрантам такой таблицы, становится легче расставить приоритеты и понять, что же стоит делать в первую очередь, а что можно отложить и даже «подумать об этом завтра».

Постоянно защищаешься в ответ на «ты же всё равно дома»

Да, близкие понимают, что фриланс — это работа, особенно когда начинаешь получать больше, чем в офисе, на заводе или в сельском магазине. Но часто возникает такая фраза: «Ты же всё равно дома, тебе несложно».

Приведу пример — муж делает ремонт, я работаю. Подходит и говорит: «Поехали в магазин, я делаю водопровод, и мне не хватает деталей».

Сразу отвечаю на возможный вопрос, почему муж не может поехать сам, — у него нет прав. Источник

Понятно, что водопровод — это важно, и мне действительно несложно отвезти его. Но когда такие просьбы звучат по четыре-пять раз в день, это бесит

Только после перекура садишься за ноутбук и с головой погружаешься в статью, как тут тебя сбивают с мысли.

Если у вас тоже так происходит, попросите близких представить, что вы в офисе, и научиться решать свои проблемы без вас. Никто же не будет отпрашиваться у начальства каждый раз, когда надо покормить детей или вытереть пыль.

Правда, мужу «представь, что я в офисе» не всегда помогает. Поэтому я выработала другой подход — здоровый пофигизм. Это работает так:

• Прошу заранее сообщать о каких-то планах типа поездки в магазин или в город, чтобы я могла выстроить удобный график. Не сообщает заранее — ничего не делаю.
• Если муж обращается ко мне с проблемой, которую можно легко решить без моего участия, — игнорирую. Точнее, спокойно объясняю, что я работаю и не буду ничего делать.
• Если муж не делает чего-то, о чём договаривались, просто продолжаю работать. Не делаю это за него: пропылесосить можно и завтра, а дети могут раз в месяц поужинать и йогуртом с печеньками, а не свежеприготовленной едой.

С чего начать

Люди, постоянно жалующиеся на то, что они ничего не успевают, не умеют или не хотят правильно распоряжаться своим временем, полагая, что это сложно и невозможно. На самом деле, возможно рационально управлять этим ценным стратегическим ресурсом, сделать это может абсолютно каждый, используя практические пошаговые инструкции и принципы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это набор действенных технологий и инструментов для планирования и учёта времени. С их помощью можно эффективно организовать свои рабочие процессы, избавиться от ненужной суеты, перегрузок и связанных с ними стрессов. Данная дисциплина учит находить подходы к оптимизации времени, как работать и жить прямо «здесь и сейчас», оптимально распределяя нагрузку по часам и дням недели в правильном порядке.

Если вы хотите почувствовать облегчение и разобраться в том, как все успевать и жить полной жизнью, при составлении планов постарайтесь руководствоваться главным принципом тайм-менеджмента: измеряйте своё время не в сутках и часах, а в действиях и событиях. Такой подход поможет повысить качество жизни и даст понимание, как построить свой график с личной пользой.

***

Планирование и расстановка приоритетов

Человеческие возможности не безграничны. У каждого есть свой предел, который не разумно и не правильно превышать, если вы хотите сохранить силы и здоровье на долгие годы. Поэтому сложные, серьёзные дела лучше выполнять в первую очередь. Если начать день с мелочей, то на глобальные, важные задачи просто не найти сил и времени. Их придётся переносить «на завтра». А на следующий день всё равно возникнут отвлекающие ситуации, мешающие их успешно завершить.

Чтобы этого избежать, в списке дел нужно разделять задачи по сложности. К более масштабным из них приступать в первой половине дня или до обеда, чтобы успеть завершить их до окончания рабочего времени

Для разбивки дел по важности и приоритетности можно использовать знаменитую матрицу Эйзенхауэра, представляющую собой таблицу из четырёх граф. Она будет выглядеть следующим образом:

Срочно
Не срочно
Важно
I
II
Не важно
III
IV

• Графа I включает срочные и важные дела. Выполняйте их в первую очередь.
• Во II колонку записывайте важные, но не срочные задачи. Их делают, когда ключевые вопросы закрыты.
• Пункт III включает срочные, но не важные дела. Ими занимаются по мере возможности и необходимости.
• Ну, а задачи из колонки IV, являющиеся несрочными и не важными, откладывают «до лучших времён».

Чтобы достигать лучших результатов с меньшими затратами стоит придерживаться следующих золотых принципов:

Ставить перед собой чёткие и реальные цели. При этом они должны быть достаточно сложными и амбициозными. Визуализируйте свою мечту и запишите её содержание в план. Сосредоточьтесь на главном. Распыляясь между желаниями, вы не достигнете положительного результата. Если с достижением цели возникают сложности, не отказывайтесь от неё сразу, ищите другие пути.
Практиковать декомпозицию задач. То есть делить крупные дела на более мелкие и понятные. Каждый успешно выполненный шаг должен приближать вас к главной цели. Чем крупнее задача – тем дальше она должна располагаться в общем дереве целей. Маленькие, промежуточные задачи нужно планировать ежедневно, в конце рабочего дня. Это облегчит утреннее «включение в работу». Вы просто сядете на рабочее место и приступите к выполнению запланированных дел. В итоге, вам не нужно будет держать в голове лишнюю информацию. Видя перед собой текущие задачи на день, вы будете поступательно решать их, одну за другой, не отвлекаясь на второстепенные вопросы. Это позволит выполнить работу более оперативно и качественно.
Избегать многозадачности. Умение выполнять несколько дел одновременно – это миф

При таком подходе к делу всегда существует риск упустить из вида что-то важное. К тому же, согласно исследованиям учёных Лондонского университета, одновременная работа над несколькими однозначными задачами приводит к критическому падению IQ

Тогда о качестве их выполнения не может быть речи. Поэтому выбираем три ключевые задачи на день и прикладываем максимум усилий для их выполнения.

***

Советы тем, кто работает с утра до ночи, но ничего не успевает

Варвара Гранкова / для Ведомостей

Вы проводите за ноутбуком время, которое могли бы потратить на сон, занятия спортом или разговоры с супругой и детьми.

Вот четыре шага, которые должны помочь. Предлагаю постепенно вводить изменения и наблюдать, насколько вам удастся оставлять работу на работе физически и умственно.

1. Определите свои нерабочие часы.

С другой стороны, если ваша компания не фиксирует объем рабочего времени, например, если вы фрилансер или вас оценивают только за результаты, но работа все равно отнимает почти все время бодрствования, примените противоположный подход.

2. Не держите все в голове. Далее разберитесь, что вам нужно сделать и когда вы закончите. Нужно куда-нибудь записать все необходимые задачи – в блокнот, приложение, систему управления проектами или календарь

Важно, чтобы вы не лежали ночью в постели, прокручивая в уме перечень дел

Составив список, спланируйте работу. Возможно, вам понадобится выделить время в графике, чтобы заранее подготовить отчет, внести в календарь встречи на следующий день или выделить на выполнение своих задач конкретные часы и не назначать на это время совещания и не решать вопросы коллег. Планирование помогает снизить тревогу, что что-то останется без внимания или вы пропустите дедлайн.

Последний рецепт, который поможет разгрузить голову, – подведение итогов в конце рабочего дня.

3. Договаривайтесь с коллегами. Если вы хотите провести четкую линию между работой и домом, надо прямо обсудить это с коллегами. Например, можно сказать: «Обычно я ухожу с работы в 6 вечера, если вы захотите связаться со мной после этого времени, то я смогу ответить после 9 утра следующего рабочего дня». Иногда ваши действия могут говорить сами за себя. Если вы никогда не отвечаете после 18 ч до следующего рабочего дня, становится понятно, что в это время вы недоступны.

Но если ваша работа требует постоянно быть на связи, можно установить правила. Например, сказать: «Можете присылать мне сообщения с вопросами в течение дня, но после 6 вечера, пожалуйста, пишите по электронной почте, если вопрос не очень срочный».

4. Делайте работу на работе. Многие считают, что «настоящая работа» начинается после 17–18 ч, когда все остальные ушли из офиса или когда дети уже спят. Все просто: в эти несколько ценных часов никто не заглядывает к вам в кабинет и не просит что-то срочно сделать. Но если вы не хотите отвлекаться на работу в нерабочее время, то ею надо заниматься в течение дня.

Вы уже сможете многого добиться, если будете соблюдать рекомендации пункта 2. Следите за временем. Выделяйте часы на проектную работу. Отмечайте в календаре интервалы для ответов на электронные письма.

И если вы должны заниматься профессиональными задачами в нерабочее время, ограничьте их по времени. Например, скажите себе: «Сегодня я буду работать с 8 до 9 вечера, и все». Или: «Я потрачу на работу 3 ч в субботу с 13 до 16 ч, но не буду думать о делах ни до, ни после». Гораздо лучше выделить определенный интервал и придерживаться его, чем думать о работе всю ночь или все выходные и ничего не делать.

Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор двух книг

Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь – https://hbr-russia.ru/karera/upravlenie-vremenem/822678

Новости СМИ2

Всегда происходит то, из-за чего не можешь работать

Бывает такое: встаёшь рано утром с хорошим настроением, садишься работать, и тут что-то происходит. Или ребёнок попадает в больницу с подозрением на аппендицит, или выясняется, что есть проблема с платежами за коммуналку. И тратишь на форс-мажоры как минимум полдня. А когда ты мама, такие ситуации происходят часто.

Случаи бывают разные, и если график расписан чуть ли не по минутам, любая проблема просто рушит планы. Приходится нервничать, сдвигать дедлайны и работать по ночам, чтобы всё успеть. Я давно поняла, что лучше устанавливать сроки с запасом, и делаю так:

• по каждой статье ставлю срок сдачи на два-три дня позже даты, когда планирую её сделать;
• строю график так, что первую половину дня трачу на обязательные материалы, а вторую оставляю свободной для срочных задач или неожиданных правок;
• если во второй половине дня нет срочных задач и ничего не случается, пишу следующие материалы по графику.

А ещё я использую планировщики, потому что удержать в голове все дедлайны и задачи сложно. И устанавливаю там задачам «свой» срок, а не тот, что называю клиентам, — так вижу, когда и что мне надо сделать и где есть свободные окна для срочных задач.

Проверенные терапевты Меты

Разобраться в себе
Сложности в отношениях
Кризисная жизненная ситуация
Расстройство пищевого поведения
Тревога и беспокойство

Таисия
Опыт 6 лет · от 5000 ₽

Юлия
Опыт 9 лет · от 2500 ₽

Нинель
Опыт 14 лет · от 2500 ₽

Артур
Опыт 4 года · от 2500 ₽

Татьяна
Опыт 9 лет · от 3000 ₽

Ирина
Опыт 6 лет · от 2000 ₽

Марианна
Опыт 9 лет · от 3500 ₽

Наталья
Опыт 13 лет · от 5000 ₽

Анна
Опыт 5 лет · от 2500 ₽

Игорь
Опыт 7 лет · от 3000 ₽

Ирина
Опыт 17 лет · от 10000 ₽

Анна
Опыт 17 лет · от 4000 ₽

Лариса
Опыт 12 лет · от 5000 ₽

Татьяна
Опыт 10 лет · от 5000 ₽

Марина
Опыт 9 лет · от 4500 ₽

Ирина
Опыт 8 лет · от 4000 ₽

Павел
Опыт 17 лет · от 3000 ₽

Ксения
Опыт 15 лет · от 5000 ₽

Габриэль
Опыт 19 лет · от 8000 ₽

Лада
Опыт 9 лет · от 5000 ₽

Валентина
Опыт 1 год · от 2000 ₽

Станислав
Опыт 14 лет · от 3500 ₽

Елена
Опыт 4 года · от 4000 ₽

Юлия
Опыт 9 лет · от 4000 ₽

Наталья
Опыт 9 лет · от 5000 ₽

Определить свой стиль подхода к задачам

Для некоторых людей оставить все на потом – единственный способ сделать дела. Вопрос в том, каким будет результат.

На онлайн-конференции по краткосрочной стратегической терапии основатель и директор Центра Стратегической терапии в Ареццо (Италия) Джорджио Нардонэ говорил о двух типах функционирования: условно их можно назвать планомерный и кризисный. Для иллюстрации он рассказал о двух типах студентов, которые готовятся к экзамену. Одни занимаются планомерно, систематически, в дневное время. Вторые приступают в последний момент, но готовятся концентрированно, часто за 2-3 ночи до экзамена. В результате оба типа студентов могут одинаково хорошо сдать экзамены.

Чтобы избежать аврала в декабре, можно начать с определения своего типа. Это поможет понять и принять свой стиль работы и подготовки, что намного эффективнее, чем бороться с собой.

Заставляя себя принять тот способ действия, который вам не подходит, вы можете столкнуться с фрустрацией — неприятным чувством в связи с тем, что ваши потребности не удовлетворены

Учитывая разные типы функционирования, можно постепенно двигаться в сторону смягчения своего стиля, а не кардинального изменения или ломки себя. Такое мягкое изменение может происходить в процессе психотерапии, а также в процессе обучения тайм-менеджменту.

Оригинальный текст и слова песни Пора что то менять:

Да и в этом я действительно, повяз тутПора прислушаться, то, что несут мнеПора действительно менять часть своей жизниЕсли, правда, до сих пор ты дорожишь ей

Ни к чему хорошему не приведет точноПравда пора успокоится, поставить точкуЭту монотонность, сменила новая палитраТо, что было, раньше почти стало забытым

Хочу, чтобы всё было совсем по-другомуЧто бы та самая всегда ждала меня домаЧувствую мне необходимо, это теплоЯ сделаю так чтобы меня не несло

Туда куда меня заносит тут как обычноЯ обещаю, завижу с этими привычкамиИ я кладу всё своё будущее тут на конЯ сделаю всё чтобы не жалеть потом

Припев:Пора действительно, что то менятьЭто стало замкнутым кругомПора завязывать, и чтобы не тянуло сноваИ в этот раз я всё таки сдержу своё слово

2 куплетЯ столько раз уже говорил и обещалКак то не предавал раньше ценность вещамПора ценить то, что сейчас рядом имеюПоходу просто со временем повзрослел я

Двадцать скоро, по планам снова свернуть горыСерьезно я нацелен, мы сами свою жизнь тут строимЧтобы перед нами на захлопывали двериВедь главное любить, надеяться и верить

Недавно я посмотрел на всё это со стороныНе слушал, когда говорили мне остановисьЯ так устроен, о событиях сразу пишуМне надоел весь этот повседневный шум

Я справлюсь с этим, и тут главное довериеПоэтому прошу, ты просто верь мнеДавай просто обсудим, что было недавноДабы в дальнейшем, не закрывать наш мир на ставни

Полезные лайфхаки для повышения продуктивности

Существует множество секретов и подходов к планированию и улучшению самоорганизации. Мы предлагаем простой чек-лист, который подойдет абсолютно всем:

1. Письменно фиксируйте все дела и задачи. Для этого можно использовать обычный блокнот, бумажные стикеры или современное цифровое приложение. Записанные мысли и другая информация не потеряются и не забудутся.
2. Оценивайте свою эффективность удобным для вас способом. Не ленитесь каждый день, неделю или месяц сверяться с составленным планом и оценивать, насколько успешно вы выполнили все пункты. Так вы поймёте, в каком направлении двигаться дальше.
3. Ставьте чёткие, понятные и реально измеримые цели. Тогда их будет проще достигнуть.
4. Учитесь делегировать. Замыкая все задачи на себе, вы сильно усложните реализацию выбранной стратегии. Ведь у вас могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства, которые помешают выполнить дела вовремя. Перепоручайте дела, чтобы вместе с коллегами бодро прийти к нужному результату, а не приползти к цели выжатым и измождённым.
5. Поддерживайте порядок во всём. Жизнь в хаосе не способствует принятию правильных решений.
6. Учитесь говорить «нет». В первую очередь отвечать себе, своим желаниям и «хотелкам». Далеко не все мечты стоит воплощать в реальность, учитывая пользу, ресурсы для достижения и эффективность.
7. Устраивайте перерывы на отдых, в том числе от планирования. Иногда можно выпустить ситуацию из-под контроля и позволить жизни идти «своим чередом».

***

Изменение привычек

Существуют привычки, не только отнимающие свободное время, но и мешающие вовремя выполнять намеченные на день дела. Это постоянное «зависание» в интернете, пустые телефонные разговоры, беспорядок в вещах, отсутствие планирования. Но есть и полезные привычки, помогающие управлять своим временем.

Повышение продуктивности утренних часов

Как утверждают психологи, нельзя недооценивать важность первого часа после пробуждения. Он определяет то, насколько успешно пройдет последующий день

За этот час желательно успеть:

• сделать зарядку;
• уделить время медитации;
• определиться с делами на день.

После этого можно начать заниматься чем-то другим. Но так как времени на подобные вещи с утра обычно не хватает, нужно постепенно приучить себя вставать немного пораньше. А также постараться не оставлять на утро дела, которые можно сделать вечером. Например, подготовить одежду и обувь, положить в контейнер обед, наметить план мероприятий на завтра.

Составление списка дел

Планирование дня способствует эффективному распределению времени, помогает сделать большее количество дел и не забыть о главном. Решение проблем по мере их поступления приводит к перегрузкам и неорганизованности. Тогда как составление четкого расписания позволяет все контролировать и снижает нагрузку на нервную систему.

Преимущество планирования состоит и в том, что имея перед глазами список всех дел, становится легче расставлять приоритеты и браться сначала за более важные из них.

Поддержание порядка

Чтобы лучшим образом организовать свою деятельность, следует стараться поддерживать порядок дома, на работе, в машине, в телефоне, в компьютере или планшете. Делая что-либо в атмосфере хаоса, сосредоточиться крайне сложно

Когда же вещи лежат на своих местах, можно полностью сконцентрироваться и не рассеивать внимание

Уменьшение временных затрат на бесполезные дела

У человека уходит намного больше времени, чем он может себе представить, на такие бесполезные занятия, как просмотр:

• телепередач и сериалов;
• интернет-новостей;
• страниц в соцсетях;
• уведомлений в приложениях телефона.

Чтобы все успевать, лучше сократить количество подобных действий. Если в списке дел осталось еще много невыполненных пунктов, нужно немедленно пресекать собственные порывы отвлечься от работы и заглянуть, например, в инстаграм подружки. Приобретение такой привычки поможет сэкономить массу времени для других, более полезных дел.

Своевременное решение проблем

При появлении проблемы, требующей срочного решения, нужно сразу же помещать ее в список важных дел. Так, любой хозяйке приходилось сталкиваться с неожиданными сложностями, возникшими из-за поломки кухонной техники или порванной одежды ребенка. Такие проблемы можно отложить на потом и как-то выкрутиться, но тогда они будут накапливаться по принципу снежного кома. И когда-нибудь придется бросить все текущие дела, чтобы заняться ими.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Вы готовы начать с себя

Прежде, чем бросаться менять внешнее, начните с изменений внутренних, чтобы потом не оказалось, что вы поменяли шило на мыло.

Ложь, на которую мы все ведёмся, — «Ах, если б только…». Если б я только нашёл другую работу, или, если б я только вышла замуж, то я бы смог/смогла осуществить все свои мечты. Тогда я был/была бы действительно счастлива.

Но вот вы меняете работу. Вот выходите замуж. Вот переезжаете в другой город. Лишь для того, чтобы понять, что вы как были несчастны, так и остаётесь им.

Возможно, вы всё время представляете себе, как вдруг произойдёт одно большое изменение, которое всё поправит и поставит на свои места, а между тем, реальное, трудное, но необходимое изменение начинается с вас самих, и все эти монстры в шкафах просто-напросто не существуют.

Изменения могут быть адом. Но, если вы хотите серьёзно измениться изнутри до того, как начать менять всё, что вас окружает, то эти изменения станут изменениями на пути героя.

Конечно, если вы всё ещё барахтаетесь в сточных водах, то для начала надо срочно выбираться оттуда. Смените обстановку. Полежите некоторое время на берегу. Потом подумайте, какие изменения вам стоит произвести в самом себе, – в мышлении, в эмоциях, в духовной сфере, — чтобы потом не оказалось, что вы попали в такой же водоворот, лишь дальше по течению.

Иногда, всё, что требуется от нас, — это поддаться изменениям, уступив им место в нашей жизни.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Шаг первый: необходимо определиться со своими приоритетами

Понять, что для вас сейчас является наиболее важным, понять, чего вы на самом деле хотите, и что вы сейчас выполняете необходимую работу и предпринимаете именно те действия, которые благотворно скажутся на вашем будущем, — это наиболее сложный и трудоемкий шаг к успеху.

Что необходимо сделать:

1. Взять лист бумаги и записать на нем все, что вы, по вашему мнению, не успели или не успеваете сделать в течение дня, или в течении недели, или в течении месяца.
2. Пишите все, что приходит вам в голову.
3. Нужно обязательно записывать. Записывая все свои нереализованные действия на бумаге, вы их непроизвольно структурируете, уже подсознательно определяя для себя приоритеты.
4. Написали? Отлично. Теперь отложите этот лист бумаги в сторону и возьмите другой.
5. На втором листе необходимо написать все, что вы хотите успевать завтра, на следующей неделе, или в ближайшие пол — года – год. То есть ваши планы на будущее. Например, это могут быть следующие позиции: поддерживать квартиру в чистоте, прочитать 10 книг, выучить английский язык, вовремя сдавать отчеты на работе или успевать выполнять рабочие обязанности, заниматься спортом не менее одного часа в день, и т.п..
6. После того, как вы подробно описали дела, которые не успели сделать и дела, которые хотели бы выполнять, сравните эти два листа.
7. Как правило, в начале списка любой человек интуитивно отражает свои приоритетные действия, то есть дела, своевременное выполнение которых беспокоит их больше всего.
8. Далее вам необходимо составить следующий, третий список, в котором отразить всего 10 действий. Действий, которые вам на самом деле необходимо выполнять, и которые вам на самом деле нужны. Если вы напишете более 10 таких позиций, вы снова будете распылять свое время, и опять не будете успевать.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, учитесь или работаете, сидите дома или занимаетесь фрилансом, имеете детей, сидите в декретном отпуске или только собираетесь вступать в брак, список может быть следующим:

1. Работа и рабочие обязанности
2. Дети, уход за маленькими детьми
3. Домашние обязанности (уборка, приготовление пищи, стирка и т.п.)
4. Общение с родственниками, уход за престарелыми родственниками
5. Общение с друзьями
6. Учеба, дополнительное образование, повышение квалификации
7. Изучение иностранного языка
8. Занятия спортом
9. Чтение книг
10. Отдых (сон)

Составьте свой список приоритетных дел, в котором должно быть не более 10 пунктов. Именно этим списком вы будете руководствоваться в ближайшие несколько месяцев. На нашем сайте Sizhu-doma.ru вы сможете найти много полезных советов по организации своего времени, ведении домашнего хозяйства, а также множество лайфхаков по экономии семейного бюджета и накоплении денег.

При этом, вам необходимо понимать, что вы в любое время, в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств или ваших желаний и потребностей, вы вполне можете скорректировать и свой список приоритетных дел, и перераспределить свое время исходя из уточненного списка.

Правильная организация

Так же часто можно заметить, что многие женщины не способны правильно организовать свой рабочий процесс. Они открывают на компьютере сразу десяток программ, в нужности которых нисколько не сомневаются, как и в том, что у них просто по определению не может быть мало обязанностей. Психологической чертой таких девушек можно назвать излишнюю ответственность, а также неумение (либо отсутствие желания) делегировать свои задачи. Так, данная проблема часто наблюдается у руководителей, менеджеров среднего и высшего звена и в основном является следствием банальной неуверенности в себе. На самом же деле ничего страшного не случится, если она передаст часть своих обязанностей, пусть и вместе со знаниями, кому-то еще.

Перевод на русский или английский язык текста песни — Пора что то менять исполнителя Женя Staf:

And this I did, then povyazIt’s time to listen, what shall IIt’s time to really change the part of his lifeIf, however, until now you value her

To anything good will not exactlyThe truth is it’s time to calm down, to put an endThis monotony, replaced by a new paletteThat was before it became almost forgotten

I want everything to be very differentWhat would that same always waiting for me at homeI feel I need to, it’s warmI do so I do not bore

There where I was there as usual putsI promise zavizhu these habitsAnd I put all my future here at stakeI will do everything in order not to regret later

Chorus:It’s time to do that is to change theIt has become a vicious circleIt’s time to tie, and that did not pull backAnd this time, I still keep my word

verse 2I have said many times and promisedAs that did not betray the value of things beforeIt is time to appreciate what I have right now nearCampaign just over time I grew up

Twenty soon, according to the plans again to move mountainsSeriously, I’m focused, we are building a life hereFor in front of us at the door slammedThe most important thing to love, to hope and to believe

I recently looked at all of this fromI do not listen when I said stopI am so constituted about events immediately writeI’m sick of all this everyday noise

I can handle it, and the main thing trustTherefore, I ask you just trust meLet’s just talk about what has recently beenSo that in the future, do not close the shutters on our world

Техники тайм-менеджмента

Что я поняла за семь лет фриланса

Не стоит брать больше заказов, чем можно сделать, — этим я только загоняю себя в угол. Надо стараться всегда оставлять время на отдых, выбирать интересные проекты и учиться отказываться от задач, которые не лезут в график.

Лучше устанавливать дедлайны с запасом. Это поможет, если произойдёт какой-нибудь форс-мажор: так я и решу проблемы, и не подведу клиентов.

Если это возможно, лучше работать в отдельной комнате. Или вообще уезжать в офис, коворкинг или съёмную квартиру-студию. У меня такой возможности нет, поэтому я стараюсь оградить себя от общения с близкими в рабочее время.

Стоит закладывать в график время на бытовые и другие важные дела. Я набираю задач не на весь рабочий день, а на 2–3 часа меньше, чтобы успеть убраться, приготовить ужин или отвести ребёнка на дополнительные занятия.

Надо объяснить домашним, что не стоит дёргать по пустякам. Это очень сложно, но в последнее время у меня начинает получаться

Если нет ничего сверхважного, все родственники и близкие решают проблемы сами. Ещё важный момент: чем больше зарабатываете, тем лояльнее близкие относятся к фрилансу и тем меньше мешают.