Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2023

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Слайд 36 Система документационного обеспечения

Система документационного обеспечения управления – это

особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документам, осуществляемой особым подразделением предприятия – отделом делопроизводства.Основу документационного обеспечения процессов управления составляет работа с готовыми документами, созданными на предприятии, в учреждении или полученными извне: прием документов, регистрация, распределение, подготовка документальных материалов к архивному хранению.Особенностью документационного обеспечения управления и делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами.

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:

клиент звонит в компанию для размещения заказа;
заказ регистрируется в базе данных клиентов;
выписывается счет на товар;
счет передается в бухгалтерию;
бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
выписывается счет-фактура и накладная на товар;
товар отгружается клиенту;
счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры — за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в

в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Слайд 14

Документ — это материальный носитель, на который

наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Свойства документа: — полифункциональность,- наличием юридической силы. Функций, которые реализуются с помощью документа: регистрация первичной информации или решения,передача, обработка,хранение информации. Юридическая сила документа обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры

От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив документов», «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии, а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота. В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Слайд 30 Базовые функции управления

деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах

и о внешней среде: рынке, конкуренции, технологиях и материалах.Планирование — выработка программы действий (основы формирования производственной системы и средства поддержания ее эффективного существования). Программа действий — это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии.Учет — регистрация, сбор, передача и обработки и обобщении текущих сведений в подразделениях объекта управления о выполнении плана. Контроль — проверка принятой программы, установленных организационных принципов и распоряжений. Его цель — выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и исключения их повторения в дальнейшем. Анализ – выявление причин отклонений деятельности системы от установленной программы.

Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?

Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

Руководство теряет целостную картину происходящего.
Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение — это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя

Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных

Наиболее распространенное решение — это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия — его качественное управление. Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так.

Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.

Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

Главные принципы грамотной организации документооборота

Так как большая часть рабочего времени руководителей компании тратится на создание, разработку и анализ документов, то следует как можно раньше организовать качественное делопроизводство с учетом современных норм, новейших технологий и эффективных принципов.

Поэтому при работе с документами нужно придерживаться следующих правил:

действовать оперативно (четко и быстро работать с документами);
не прерывать процесс (откладывать работу с документами нельзя, иначе информация может потерять актуальность, а количество незавершенных задач станет неподъемным и потребует лишних затрат времени);
использовать современные технические возможности (компьютер, факс, сканер, ксерокс и другая оргтехника облегчат и ускорят работу);
учитывать целеполагание (каждое действие с документами должно быть оправдано конкретной итоговой целью; составлять документы следует только в случае, если это действительно нужно для дела или требуется по закону);
автоматизировать все возможные процессы работы с документами (для этого существуют специальные программы – например, «1С»);
систематизировать все документы по их виду и предназначению (можно внедрить систему кодов по заголовкам документов, разносить дела по отдельным папкам в зависимости от назначения или отдела, к которому они непосредственно относятся – например: «Отдел бухгалтерии», «Отдел кадров», «Маркетинг», «Производственный отдел» и так далее);
придерживаться единого порядка по составлению документов и дальнейшей работы с ними (правила можно озвучить в инструкции или довести до персонала с помощью инструктажа, обучающих лекций и практикумов);
допускать к работе только опытных лиц (с документами должны работать лишь уполномоченные сотрудники, имеющие соответствующие знания и навыки);
следить за появляющимися новшествами в делопроизводстве, осваивать их и внедрять в практику.

Нельзя забывать и о совершенствовании своих компетенций. Современный документооборот не стоит на месте: появляются новые возможности, модернизируются технологии, дорабатываются правила, поэтому повышение квалификации бухгалтеров — неотъемлемая часть профессии. Еще один аргумент в пользу обучения — это тот факт, что конкретные документы предполагают свои собственные правила обработки. К примеру, бухгалтерский документооборот имеет свою специфику и особенности. В этом случае нужны будут знания и в сфере экономики и финансов.

Методы и инструменты документоведения

Документоведение использует различные методы и инструменты для работы с документами. Вот некоторые из них:

Классификация документов

Классификация документов — это процесс разделения документов на группы или категории в соответствии с определенными критериями. Это позволяет упорядочить документы и облегчить их поиск и использование. Классификация может быть основана на различных признаках, таких как тема, тип документа, автор и т. д.

Архивирование и хранение документов

Архивирование и хранение документов — это процесс сохранения документов в безопасном и организованном виде. Для этого используются различные методы и технологии, такие как электронные архивы, облачное хранение и специальные системы управления документами. Целью архивирования и хранения является обеспечение сохранности документов и возможность их последующего доступа.

Индексирование и поиск документов

Индексирование и поиск документов — это процесс создания индексов и баз данных, которые позволяют быстро находить нужные документы. Для этого используются различные методы, такие как ключевые слова, метаданные и теги. Индексирование и поиск документов позволяют сократить время на поиск информации и повысить эффективность работы с документами.

Анализ и оценка документов

Анализ и оценка документов — это процесс изучения и оценки содержания и качества документов. Для этого используются различные методы, такие как текстовый анализ, сравнение документов и экспертные оценки. Анализ и оценка документов позволяют определить их ценность, достоверность и актуальность.

Управление жизненным циклом документов

Управление жизненным циклом документов — это процесс управления документами от их создания до уничтожения или архивирования. Включает в себя такие этапы, как создание, редактирование, утверждение, распространение, использование и уничтожение документов. Цель управления жизненным циклом документов — обеспечить эффективное использование информации и сохранность документов.

Это лишь некоторые из методов и инструментов, используемых в документоведении. Каждый из них играет важную роль в обеспечении эффективного использования и управления документами.

Слайд 31 Специализированные функции

она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя

определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. После активизации производственная система становится действующей. Нормирование — определение норм расхода сырья, материалов, труда и т.д. для выполнения заданий каждому работнику, участку и цеху, рассчитываемые на основе среднеотраслевых норм.Организация — обеспечение предприятия всем необходимым для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные цели. Результатом выполнения данной функции является созданная производственная система.Администрирование — согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Учет в отношении каждой подсистемы предприятия (технической, финансовой, коммерческой и т. д.) тех взаимосвязей, которые существуют между ней и ее окружением, и тех последствий, которые оказывает ее функционирование на связанные с ней подсистемы.

Слайд 18 Классификация документов По степени официальности — официальные и

личные. По месту составления — внешние (входящие) и

внутренние, которые могут оставаться как на предприятии, так и отправляться

другим организациям( исходящие)По уроню управления — государственного уровня; уровня министерств; объединений — корпораций; уровня предприятий, фирм или организаций.По количеству вопросов, содержащихся в документе — простые (Докладная записка) и сложные документы(Бизнес-план, Договор). По степени подлинности — подлинники, черновики и копии. По времени хранения -постоянного и временного хранения. По методу обработки — ручного заполнения; машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры содержащейся в них информации в ЭВМ; машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных; автоматического заполнения и выдачи информации на печать.По степени гласности — служебного пользования и секретные документы. По назначению — индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой.По языку отображения информации — текстовые документы, табличные, графические, документы с аудио — информацией и мультимедийные документы.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

«Документоведение».
«Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании

Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

Московский финансово-юридический университет.
Донской технический госуниверситет.
Иркутский госуниверситет.
Воронежский институт экономики и социального управления.
Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Сфера знаний документоведения

Документоведение — это наука, изучающая документы как основные носители информации и их роль в обществе. Сфера знаний документоведения включает в себя следующие аспекты:

Типы документов

Документы могут быть различных типов, таких как письма, отчеты, протоколы, законы, договоры и т.д. Каждый тип документа имеет свои особенности и требования к оформлению и хранению.

Структура документов

Документы имеют определенную структуру, которая включает заголовок, введение, основную часть, заключение и приложения. Изучение структуры документов помогает понять, как они организованы и какую информацию они содержат.

Язык и стиль документов

Документы имеют свой специфический язык и стиль, который отличается от разговорной речи. Изучение языка и стиля документов помогает понять, как правильно оформлять и писать документы.

Хранение и архивирование документов

Документы требуют правильного хранения и архивирования, чтобы они были доступны и сохранены на протяжении длительного времени. Изучение методов хранения и архивирования документов помогает обеспечить их сохранность и доступность.

Электронные документы

С развитием технологий все больше документов становятся электронными. Изучение электронных документов включает в себя изучение форматов файлов, методов хранения и защиты информации.

Документооборот

Документооборот — это процесс передачи и обработки документов в организации или между организациями. Изучение документооборота помогает оптимизировать процессы работы с документами и повысить эффективность организации.

Изучение сферы знаний документоведения позволяет понять, как правильно работать с документами, чтобы они были информативными, доступными и сохранены на протяжении длительного времени.