Электронный документооборот (эдо): для чего он нужен и как организовать его в компании

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
• исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
• внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании:

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация

Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

• Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
• Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
• Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
• Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

• Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
• Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
• Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
• Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
• Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

• Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
• Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
• Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

• Провести тестовый обмен документами.
• Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

• Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
• Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
• Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими — поступают от других учреждений.

2. Исходящими — отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними — создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью — горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

• внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
• входящие (присланные из внешних структур);
• исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Надежность и безопасность

Организации, занимающиеся бизнесом, работают с конфиденциальными данными. Правильно организованный документооборот гарантирует, что эти данные будут надежно храниться и передаваться только тем лицам, которые имеют на это полное право.

Для обеспечения надежности документооборота используются различные технологии и методы, такие как шифрование, аутентификация и авторизация. Кроме того, организации применяют различные технические и организационные меры, чтобы предотвратить утечки и потерю конфиденциальных данных.

Важно понимать, что безопасность документов зависит не только от технических решений, но и от правильного использования самими сотрудниками. Авторизационные данные, пароли и другие данные нужно хранить безопасно, а доступ к ним должен быть ограничен только сотрудникам, которые должны иметь к ним доступ

В целом, хорошо организованный документооборот позволяет минимизировать риски потери и утечки конфиденциальной информации, что является крайне важным для бизнеса любого уровня.

Особенности ведения электронного документооборота

Электронный документооборот – это обмен документами в электронном виде между разными организациями и учреждениями. Его основными преимуществами являются эффективность, скорость и безопасность.

Для успешного ведения электронного документооборота необходимо учитывать несколько особенностей. Прежде всего, для обмена электронными документами необходимо использовать электронную подпись. Она позволяет подтвердить авторство документа и защитить его от незаконного использования.

Важной составляющей электронного документооборота является использование стандартных форматов документов, например, PDF или XML. Это позволяет обеспечить совместимость документов между разными организациями и упростить процесс их обработки

В электронном документообороте также необходимо следить за сохранением целостности документов и конфиденциальностью передаваемой информации. Для этого используются различные криптографические методы защиты.

Наконец, не менее важной частью электронного документооборота является наличие системы контроля версий, которая позволяет отслеживать изменения документов и контролировать процесс их обработки и утверждения

Формы документооборота

Главная задача документооборота и лиц, уполномоченных вести делопроизводство в какой-либо организации — минимизировать время прохождения, прохождение документа из точки А (прием) до точки Б (архивация), независимо от направлений движения: горизонтального (между подразделениями одной ступени иерархии) или вертикального (между подразделениями разных уровней).

1. Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
2. Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах (что это такое?). Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
3. Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

• Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
• Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
• Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:

1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.

2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.

Каждый день мы либо оформляем документы, либо их получаем, либо отправляем. Они как бы живут своей обособленной жизнью.

Заглянем под покров тайны и узнаем, что такое документооборот, какие формы бывают, и каков алгоритм оборота документов.

Системы управления документами

Системы управления документами (Document Management System, DMS) предназначены для эффективной работы с документами внутри компании. Такие системы обеспечивают централизованное хранение, классификацию, поиск и использование документов.

Основными преимуществами систем управления документами являются:

• Ускорение процессов работы с документами;
• Повышение качества документации за счет ее стандартизации;
• Сокращение затрат на печать, хранение и доставку документов;
• Улучшение безопасности документов за счет контроля доступа.

Основной функционал систем управления документами включает в себя:

1. Хранение документов в электронном виде с механизмами версионности и контроля доступа;
2. Поиск документов по ключевым словам и фильтрам;
3. Управление рабочими процессами по документу, в том числе уведомления и подписание;
4. Ведение архивов документов и их автоматическое удаление по истечении срока хранения;
5. Интеграция с другими системами, такими как CRM и ERP.

Важно выбрать систему управления документами, которая оптимально подходит для вашей компании. Для этого необходимо провести анализ бизнес-потребностей, определить необходимые функциональные возможности и выбрать подходящую поставщика

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

• проверка факта правильной доставки до адресата;
• проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
• вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
• проверка целостности входящих, в том числе приложений;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

• можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
• осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

• руководителя учреждения;
• заместителя руководителя;
• начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

• производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
• наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

• разрабатываются проекты, оформляются;
• визируются заинтересованными сотрудниками;
• проверяются на предмет правильности оформления;
• регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
• передаются на отправку;
• контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

• подготовки проекта;
• согласования с заинтересованными сотрудниками;
• направления на проверку правильности формирования;
• передачи руководителю для подписания;
• регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
• контроль исполнения;
• формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

• формирование текста;
• регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
• хранение подлинников в делах по месту регистрации;
• контроль исполнения;
• направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях — секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
• исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
• внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании:

Виды документооборота

В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

Номенклатура дел

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается срок хранения и место в архиве, когда дело туда переместится. Утвердить номенклатуру разрешено на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

• компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
• компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим . Для сдачи отчётности нужна .

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

• Создание или поступление бумаги

• Отправка или передача по назначению

• Исполнение (согласование, подпись и пр.)

• Отправка в архив

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.

Формы документооборота

Главная задача документооборота и лиц, уполномоченных вести делопроизводство в какой-либо организации — минимизировать время прохождения, прохождение документа из точки А (прием) до точки Б (архивация), независимо от направлений движения: горизонтального (между подразделениями одной ступени иерархии) или вертикального (между подразделениями разных уровней).

Использование стандартизированных форм документооборота позволяет выполнить оптимизацию движения документов в любой организации. Принято различать 3 формы:

1. Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
2. Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах (что это такое?). Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
3. Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.