Что такое дорожная карта проекта и зачем она вам нужна • asana

В чем преимущества создания mindmap

Интеллект-карты обладают рядом преимуществ по сравнению с текстовым описанием проекта или идеи:

Лучшее запоминание информации. Мозг человека легче воспринимает визуальное отображение данных, чем текстовое. В случае текстового описания мозгу придется возвращаться к отдельным частям проекта и пытаться «увязать» их с остальными, что статистически приведет к частичной потере информации. Карты мыслей предлагают взглянуть на проект комплексно, со всеми его «ответвлениями», зафиксировав их количество и названия. При восстановлении информации в уме, человек сперва воссоздаст образ «дерева» и легче вспомнит, что там было на концах «ветвей». По результатам исследований определено преимущество в запоминании информации, представленной в виде интеллект-карт на величину от 10% до 32%.
Более осмысленное изучение данных. Механическое заучивание информации не так эффективно, как изучение майнд-карты. «Зубрежка» помогает лишь запоминать информацию, в то время как работа с майндмэп — глубже погружает в суть. А значит, можно:

оценить общий масштаб,
увидеть взаимосвязи между отдельными частями проекта,
увязать новую информацию с уже существующей.

Легкость «чтения» сложных проектов. Даже при беглом взгляде на интеллект-карту можно оценить общий масштаб проекта, количество важных ответвлений и степень детализации тем. Например, сложный проект можно раздробить на этапы. А каждый этап рассмотреть как отдельный проект со своими «ветками» конкретных действий и сроками их выполнения. И даже самый замороченный проект можно свести до ясных и простых задач, которые будет легко делегировать на исполнение.

Улучшаем коммуникацию с клиентом — принципы матрицы 2х2

Если по визибилити у вас не сложилось, и коммуникация с клиентом уже ухудшилась, попробуем исправить ситуацию с помощью матрицы 2х2.

Курс Англійської.
Подолай мовний бар’єр та розширюй коло друзів на розмовних клубах.
Дізнатись про курс

Матрица состоит из четырех блоков и имеет две оси. По горизонтали — степень прозрачности работы команды, по вертикали — степень доверия к команде со стороны заказчика. В классическом проекте мы стартуем с квадрата A.

Вначале клиент вам мало доверяет и точно не знает, что вы будем делать. Цель команды — в процессе работы перейти к точке D. Там доверие клиента настолько высоко, что он не требует от вас абсолютной отчетности по каждому шагу. Он уже полностью полагается на вас. Это выражается в упрощенной коммуникации и более удобной работе.

Чтобы попасть из точки A в точку D, нужно пройти через B и C

Но обратите внимание: между A и D есть красная двунаправленная стрелка. Что она значит? Если вы допускаете серьезную ошибку в работе и подставляете заказчика, доверие падает

Клиент снова сомневается в том, чем занимается команда. Здесь выход один — снова идти от A через B и C к желаемому D. В таком случае путь к желаемому уровню доверия может быть длиннее.

В некоторых кейсах существуют шорткаты для быстрого перехода из начальной точки к конечной. Хотя такие примеры скорее не о разработке, аутсорсе или менеджменте. Предположим, вы — представитель B2B-компании и ищете клиента. Вы можете работать над коммерческим предложением или тендером. А можете «накрыть поляну» для потенциального заказчика и автоматически перейти от A к D. Теперь клиент вам доверяет, но до сих пор не понимает, как вы работаете.

Предлагаю подробнее рассмотреть перемещение по матрице 2х2 и необходимые действия с вашей стороны для перехода на следующий уровень.

Выбираемся из точки А: работаем над прозрачностью

Для начала поработаем по повышению прозрачности в работе команды.

Рассказывайте клиенту о команде и обо всем, что вы делаете

Объясните, что умеют ваши люди, познакомьте специалистов с клиентом

Заказчику важно убедиться, что он сможет полагаться на вас, а подобные разговоры покажут, что и вы в этом заинтересованы

Будьте честны

Всегда говорите о реальных сроках для решения тех или иных задач. Если есть определенные ограничения в используемых технологиях, следует их сразу озвучить. Так вы покажете клиенту свою открытость и поможете осознать настоящие способности команды.

Отчитывайтесь о выполнении процессов

Для многих тестировщиков и разработчиков это болезненная тема. Ведь зачастую целесообразность отчетов для них неочевидна. Самые распространенные причины — когда команде плохо объяснили, зачем нужен конкретный отчет или когда отчет в текущем виде не несет практической пользы. Но на начальном этапе отчеты крайне важны. Документация поможет в динамике отмечать действия команды и результаты.

Делитесь результатами

Всегда помните о целях и ожидаемых результатах по проекту и регулярно делитесь с клиентом текущими наработками.

Двигаемся через B и С: повышаем доверие

Поздравляю, вы попали в квадрат B! У вас уже все суперпрозрачное, хотя доверие от заказчика все еще на низком уровне. Чтобы улучшить ситуацию, продолжайте делать свое дело:

Не подводите клиента. Избегайте ошибок, вкладывайтесь в дедлайны, соблюдайте договоренности.
Показывайте стабильный результат. Обеспечьте бесперебойную поставку фичей.
Готовьте отчеты. Продолжайте, продолжайте и снова продолжайте фиксировать необходимые метрики.

Если делать так долго, заказчик убедится в качестве вашей работы и начнет вам по-настоящему доверять.

Финишируем в точке D: убираем лишние отчеты

Идеальная ситуация. На этом этапе можно лишить команду части лишних отчетов. Переписок станет меньше, митинги тоже станут короче. Если вначале отчеты были обязательными, впоследствии слишком большое количество такой информации отягощает работу.

На самом деле клиент не хочет следить за вами. Это сложно и занимает много сил и времени. Поэтому, когда он поймет, что вам можно доверять, то с удовольствием откажется от нескольких рутинных отчетов или сократит периодичность их подготовки. Чтобы убедиться в вашей порядочности и качестве работы, клиенту будет достаточно просто поговорить с вами.

Как организационная структура и культура влияет на управление проектами?

Компании могут иметь всевозможную организационную структуру. От классической функциональной иерархии, в которой каждый человек отчитывается только перед одним руководителем, до матрицы, которая является частично иерархической и частично ориентированной на проекты, где большинство людей работают над проектами.

Каждая из этих структур влияет на то, как выполняются проекты. В функциональной иерархии проекты не являются приоритетными, что затрудняет достижение успеха самого проекта. Менеджеры проектов практически не имеют полномочий. Функциональный менеджер обычно отвечает за такие вещи, как бюджет проекта. Трудно найти ресурсы, потому что они подчиняются функциональным менеджерам, а не руководителю проекта.

Матричные структуры управления все еще являются функциональными иерархиями, но они поддерживают проекты больше, чем чистые иерархии. Они могут быть слабыми, сбалансированными или сильными матрицами, в зависимости от того, сколько внимания они уделяют проектам. В матричной системе руководители проектов имеют определенные полномочия в принятии решений. Ресурсы, выделенные на проекты, подотчетны двум менеджерам, а также персональному руководителю проекта.

Проектная структура управления значительно облегчает руководителям проектов достижение результатов. Менеджеры проектов имеют почти полную власть над своими проектами, включая бюджет. Людские ресурсы, выделенные для работы над проектом, отчитываются руководителю проекта, которому они назначены.

Организационная структура оказывает большое влияние на то, как выполняются проекты, сколько может сделать руководитель проекта и насколько легко реализовать назначенный проект.

Организационная культура – это совокупность общих ценностей, убеждений, предположений, привычек и других факторов, которые определяют поведение и решения людей в организации. Все эти факторы организационной культуры влияют на выполнение проектов и их успешность. Давайте рассмотрим то, как организационная культура влияет на проекты.

Миссия и видение организации формируют культуру организации. Проекты, которые поддерживают миссию компании, могут привлечь больше внимания и ресурсов. Когда вы сталкиваетесь с непростым решением, вы можете использовать миссию, чтобы определить, как лучше поступить.

Лидерство и авторитет также являются важной частью организационной культуры. Если руководство определяет четкие цели, а затем делегирует ответственность сотрудникам, этот подход одинаково хорошо работает в ваших проектах

Другим аспектом культуры является рабочая среда организации. Например, в благоприятной обстановке люди мотивированы и готовы добиваться цели. Извлекать уроки легко, потому что сотрудники привыкли вносить свой вклад и стремиться к улучшению. С другой стороны, в негативной среде вам, вероятно, придется потратить много времени на управление своей командой.

Некоторые культуры верят в соблюдение правил, несмотря ни на что. Другие культуры поощряют инновации, ожидая, что сотрудники попробуют новые подходы, зададутся вопросом, что было сделано ранее, и придумают лучшие методы достижения результата

Вам не нужно следовать правилам в культуре, основанной на правилах, но если вы думаете о нарушении правил, важно знать, какие из них вы можете нарушить. А также подумайте о том, что вы будете делать, если ваш нестандартный подход не сработает

Управление изменениями может зависеть от культуры организации. Если компания не склонна к риску, процесс управления изменениями может включать в себя несколько раундов анализа реформ и требует одобрения нескольких человек. С другой стороны, если изменение рассматривается просто как жизнь в мире управления проектами, процесс управления изменениями, вероятно, будет намного проще.

В проектах с людьми, работающими в разных частях страны или мира, вам также необходимо учитывать культуру членов вашей команды. Люди могут по-разному реагировать на ситуации или общаться по-разному в зависимости от норм своей культуры. Например, в некоторых культурах людей учат не проявлять слабости, что в других культурах может быть истолковано как высокомерие.

Список используемой литературы:

Название книги	Автор	Описание
Техники влияния на заказчиков	Роберт Чалдини	Книга описывает различные психологические техники и стратегии, которые помогут взаимодействовать с заказчиками и влиять на их решения и предпочтения.
Секреты успешного управления IT проектами	Джеймс Р. Снелдон	В данной книге автор сфокусировался на основных аспектах управления IT проектами, включая коммуникацию с заказчиками и коллегами. Опираясь на собственный опыт, автор предлагает практические советы и стратегии для обеспечения успеха проекта.
Успешное коммуникационное взаимодействие в IT-проектах	Каспер де Йонге	Книга описывает различные коммуникационные техники и методы, которые помогут эффективно взаимодействовать с заказчиками и коллегами в IT-проектах. Автор также обсуждает способы улучшения коммуникационных навыков и разрешения конфликтов.
Эффективное управление командами разработчиков	Майк Коэн	Эта книга рассматривает ключевые аспекты управления командами разработчиков в IT-проектах, включая коммуникацию с заказчиками и коллегами. Автор предлагает конкретные стратегии и методы для повышения эффективности работы команд и достижения поставленных целей.
Жизнь и смерть больших IT-проектов	Эдвард Йордано	В данной книге автор анализирует причины неудач больших IT проектов и предлагает рекомендации по взаимодействию с заказчиками и коллегами с целью предотвращения сбоев и повышения шансов на успех проекта.

Что такое проект: важные составляющие

Проект — это ограниченное по времени мероприятие, в результате которого должен быть создан уникальный продукт или услуга. Результат проекта может быть как материальным, так и нет. Например, это может быть построенный вами дом или составленный сложный маршрут путешествия.

Чтобы отличить проект от любого другого рабочего процесса, нужно определить его характеристики.

Проект всегда ограничен во времени. Например, открытие магазина — это проект, а продажа товаров — процесс.
Проект должен быть уникальным и не повторяться. Например, расчёт бюджета предприятия — это проект, а ежемесячная выдача заработной платы сотрудникам — процесс.
У проекта должен быть результат. Это может быть как и совершенно новый продукт, так и улучшение уже существующего.

Цели проекта

За достижение целей обычно отвечает проджект-менеджер. У каждого проекта есть минимум одна, а иногда и несколько целей. Условно их можно разделить на три типа:

главная идея проекта;
цели, которых нужно достичь обязательно;
цели, которых достигнуть желательно.

Главная цель определяет, насколько успешен проект. Проще говоря — это то, ради чего всё затевалось. Например, разработка нового программного обеспечения

При разработке генеральной цели важно определить и миссию проекта, к примеру, какую проблему будет решать это программное обеспечение

Обязательные цели — это промежуточные этапы проекта, без которых достижение главной цели невозможно. Если вернуться к примеру с разработкой ПО, то промежуточными этапами можно назвать создание концепции, написание кода, тестирование и другие стадии разработки, без которых результат недостижим.

К желательным можно отнести цели, достижение которых не будет сильно влиять на конечный результат, но сделает его лучше. Например, дополнительные возможности ПО.

Цели проекта по стратегии SMART

Есть много стратегий постановки целей проекта. Из них можно выделить наиболее популярные.

SMART-стратегия определяет, что цели должны быть конкретными (specific), измеримыми (measurable), достижимыми (attainable), актуальными (relevant) и ограниченными во времени (time-bound).

CLEAR-стратегия предполагает, что вовлечённость не менее важна, чем чёткая постановка цели, и предлагает подходить к целеполаганию сообща (collaborative), ограничив масштабы (limited), эмоционально (emotional), пошагово (appreciable) и гибко (refineable).

Этапы управления проектом

Грамотное проектное управление — залог того, что проект станет успешным. На первый взгляд кажется, какие тут могут быть этапы — придумал, начал, закончил. Однако, Институт управления проектами (PMI) в процессе стандартизации правил управления вывел пять чётких стадий.

Инициация. На этом этапе рождается решение, что проекту быть, участники определяют заинтересованные стороны, примерные сроки реализации, выгоду и потенциальные риски.
Планирование. Устанавливают цели проекта и стратегии её достижения.
Исполнение. Участники проекта распределяют задачи и приступают к их исполнению.
Контроль. На этой стадии оценивают успешность проекта.
Завершение. Проект готов и его можно закрыть.

Представители аэрокосмической, строительной и оборонной промышленности США создали Институт управления проектами (PMI) в 60-е годы двадцатого века. PMI стандартизирует подходы и процедуры управления проектами, проводит различные образовательные мероприятия и содействует признанию необходимости профессионального подхода к управлению проектами.

Меньше — значит больше

Я уверен, что ваш продукт великолепен! Он изменит мир и перевернет судьбы компаний. Ваши невероятно талантливые команды разработчиков продукта и маркетинга создали несколько невероятных функций. Лучший способ вознаградить их — показать потенциальным покупателям меньше продукта! Я имею в виду, что в демонстрационном ролике вам нужно отойти от перечисления возможностей и сосредоточиться на трех областях, которые наиболее важны для вашей аудитории. Именно эти три области позволят по-настоящему продвинуться вперед, в то время как остальные будут рассматриваться как дополнительные преимущества.

Как правильно организовать демонстрацию:

Демонстрация – это процесс передачи информации с помощью визуальных, звуковых и тактильных сигналов. Организация демонстрации требует тщательной подготовки и планирования, чтобы точно и ясно передать нужную информацию. Вот несколько основных шагов по организации демонстрации:

Определите цель демонстрации. Сначала необходимо определить цель, которую вы хотите достичь путем демонстрации. Четко сформулируйте цель и обозначьте, какую информацию вы хотите передать.
Подготовьте материалы и инструменты. На этом этапе вы должны подготовить все необходимые материалы и инструменты для демонстрации. Заблаговременно проверьте их работоспособность, чтобы избежать технических проблем во время презентации.
Создайте план демонстрации. Составьте детальный план демонстрации, который включает последовательность шагов и информацию, которую вы хотите представить. Разделите демонстрацию на отдельные этапы и укажите время, которое вы хотите уделить каждому этапу.
Продумайте речь и инструкции. Заранее продумайте, какую информацию вы будете предоставлять во время демонстрации. Помните, что ваша речь должна быть ясной и понятной. Подготовьте также инструкции, которые помогут зрителям разобраться со всеми устройствами и материалами.
Организуйте пространство. Подготовьте место, где будет проходить демонстрация. Убедитесь, что все материалы и инструменты у вас под рукой. Подумайте также о комфорте зрителей – обеспечьте им достаточное количество мест и хорошую видимость.
Проведите пробный запуск. Перед самой демонстрацией рекомендуется провести пробный запуск, чтобы убедиться, что все работает без сбоев и проблем. В процессе пробного запуска вы сможете исправить ошибки и сделать все необходимые настройки.
Начните демонстрацию. Приступайте к демонстрации в соответствии с планом и речью, которые вы подготовили. Отдавайте предпочтение четким и ярким иллюстрациям, которые легко воспринимаются зрителями.
Объясняйте и отвечайте на вопросы. В процессе демонстрации объясняйте каждый шаг и отвечайте на вопросы зрителей. Будьте готовы к неожиданным ситуациям и адаптируйтесь к потребностям аудитории.
Проверьте понимание и запросите обратную связь. После завершения демонстрации проведите небольшое тестирование, чтобы убедиться, что ваша аудитория правильно поняла переданную информацию. Попросите также обратную связь, чтобы узнать, что вы могли бы улучшить в будущем.

Следуя этим шагам, вы сможете правильно организовать демонстрацию и достичь желаемых результатов. Помните о том, что практика – лучший учитель, поэтому не забывайте отрабатывать свои навыки и улучшать свои демонстрационные методы.

2 Составьте план проекта

После того, как вы определили свои цели, следующим важным шагом должно стать описание того, как вы их достигнете. Отличное место для начала — это организация вашего проекта в действенный план и шаги по его выполнению. Вы можете удивиться, почему этот шаг важен для создания успешной презентации проекта. Независимо от того, планируете ли вы маленький или большой проект, написание подробного плана, структуры и схемы позволяет представить все в перспективе. Это устраняет неясности и помогает вашей аудитории понять дорожную карту проекта, не упустив ни одной детали. Ваш план проекта должен содержать технические и нетехнические детали проекта. Поэтому вы хотите получить преимущество, используя шаблон презентации проекта, который четко объясняет все действия и шаги. Кроме того, структура презентации должна быть простой и понятной. В зависимости от типа проекта, ваш план может включать такие ключевые детали, как:

Цели и задачи, которые вы наметили ранее
Объем, методология и структура вашего проекта
Основные этапы проекта, критерии сдачи и приемки работ
График и сроки реализации проекта
Ресурсы и бюджетные сметы и т.д.

Настройте шаблон презентации персонально для себя!Редактировать и скачать

Введение
Основная часть
Заключение и основные выводы

Введение

Ваше вступление должно содержать краткий обзор того, о чем вы собираетесь говорить, и почему это актуально для вашей аудитории. Вы можете начать с названия проекта и резюме. Считайте, что ваше резюме — это сокращенная версия плана проекта. Если бы ваша аудитория прочитала только резюме, получила бы она всю необходимую информацию о вашем проекте? Если ответ положительный, значит, резюме выполнило свою задачу. Объем резюме зависит от того, о чем вы собираетесь рассказать в своем плане проекта. Однако мы рекомендуем, чтобы объем резюме составлял одну-две страницы. Вы можете добавить в него ключевую информацию, такую как:

Цели проекта
Ключевые пункты плана проекта
Результаты, выводы и рекомендации по проекту

Имейте в виду, что не у всех будет время вникать в детали вашего плана проекта. Наличие моментального снимка вашего проекта вносит ясность для основных заинтересованных сторон и сотрудников. Это также позволяет людям, не принимающим активного участия в проекте, понять его с первого взгляда.

our browser does not support the video tag.

Готовы создать презентацию за несколько минут?

Добавляйте собственный текст, изображения и многое другое
Настраивайте цвета, шрифты и другие аспекты
Выбирайте сотни дизайнов и шаблоны слайдов
Добавьте интерактивные кнопки и анимацию

Зарегистрируйтесь бесплатно

Основная часть

В основной части плана проекта содержатся все детали проекта и все, что имеет отношение к его успеху. Здесь вы можете разбить проект на результаты, задачи, этапы и графики (даты начала и окончания). Убедитесь, что вы точно определили ресурсы, необходимые для завершения проекта, включая финансы, команду, время, технологии, физические ресурсы и многое другое.

Заключение

Это часть, в которой вы подводите итоги своего плана проекта с ключевыми выводами. Ваше заключение должно включать то, что вы ожидаете от своей аудитории, в том числе ключевые пункты действий и следующие шаги. Написание вступления, основной части и заключения может показаться большим объемом информации. Но вместо того, чтобы писать несколько страниц текста, использование визуальных средств может сделать ваши презентации проекта более эффективными. Используя изображения, видео, инфографику и диаграммы, вы сможете охватить всю жизненно важную информацию и помочь аудитории лучше понять ваше сообщение. Шаблоны презентаций Visme эффективны для визуализации различных разделов плана проекта. Они профессионально разработаны и позволяют любому человеку легко составлять высококачественные планы проектов, которые помогают команде идти в ногу со временем. Используйте приведенные ниже шаблоны планов проектов, чтобы начать процесс планирования проекта.

Настройте этот шаблон презентации проекта персонально для себя!Редактировать и скачать

Зачем нужны дорожные карты проектов

Как мы говорили выше, дорожные карты помогают увидеть полную картину проекта — его цель, основные этапы, сроки — и то, как взаимодействуют между собой команды, которые над ним работают.

Дорожные карты — это не волшебные таблетки, которые приведут проект к успеху, но они помогают в работе над проектами. Перечислим несколько преимуществ, которые дают командам дорожные карты.

Участники видят единую картину пути. Всем доступен ход выполнения проекта и даты дедлайнов. Если в какой-то команде возникают проблемы со сроками, она отражает это на дорожной карте. Остальные команды видят изменения и корректируют свои графики.

Нет коллективной ответственности. В командах, где все отвечают за всё, в итоге никто ни за что не отвечает. Если проект идёт не по плану, сложно быстро определить, где произошёл сбой. Дорожная карта помогает избежать этого. С её помощью можно понять, какая команда задерживает проект, разобраться в причинах и предложить помощь.

Отсутствует микроменеджмент. Любой человек, который заинтересован в проекте, — например, руководитель компании или инвестор, — может открыть дорожную карту и увидеть, на каком этапе находится проект и кто из сотрудников этим этапом занимается. Так команды избегают излишнего контроля: если нужно уточнить детали этапа проекта, руководитель может обратиться напрямую к ответственному исполнителю, указанному в карте, не отвлекая от задач других сотрудников.

Фото: Wirestock Creators / Shutterstock