Как происходит взыскание дебиторской задолженности

Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.

Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:

1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.

Таблица 1

2. Изучить кредиторскую задолженность. Сюда должны входить данные о размере долга, изменениях динамики, структуре. Эти сведения помогут отследить изменения в сумме и доле краткосрочного долга перед кредиторами, которые покажут картину возможных финансовых рисков — если доля и сумма увеличиваются, растут и риски.

3. Провести анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Этот пункт позволит оценить сбалансированность показателей, поскольку часто они зависят друг от друга.

Для анализа ДЗ и КЗ лучше всего составить таблицу с данными о балансе, пассивным и активным сальдо на конец и начало года:

Дебиторская задолженность (итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Дебиторская задолженность (пассивное сальдо)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (активное сальдо)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Дебиторская задолженность (баланс)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (баланс = активное/пассивное сальдо + итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение

После того, как значения будут занесены в таблицу, станут очевидны размеры долгов кредиторов и дебиторов. Идеальным будет вариант, при котором оба показателя окажутся равны. Если показатель активного сальдо будет выше, такая ситуация считается опасной, так как она свидетельствует, что для обслуживания дебиторов предприятие привлекает допфинансирование, потому что источника в виде собственного долга недостаточно.

4. После определения показателей ДЗ и КЗ можно приступить к анализу средних сроков погашения долгов. Для этого следует привести установленные сроки погашения и сравнить их с данными, рассчитанными в компании, с общеотраслевыми показателями.

Опять же идеальной картиной на этом этапе анализа будет ситуация, когда сроки погашения ДЗ и КЗ будут равны.

Если же проявился рост срока оплаты долгов дебиторами, это значит, что компания использует достаточно либерную кредитную политику, которая по факту должна сказаться на росте объёма реализации. Однако такая политика может привести к ухудшению ситуации в вопросе безнадежных долгов.

Рост показателей долгов по кредитов будет звоночком к ухудшению платежеспособности компании. Но в некоторых случаях такие данные будут говорить об обратном — финансово-хозяйственная деятельность компании достаточно эффективна, поскольку у нее продолжительное время сохраняются в обороте средства на погашение долгов.

5. Последним пунктом будет оценка влияния вышеприведенных показателей на финансовое положение предприятия

Здесь важно определить следующие показатели:

устойчивость;
деловую активность компании;
ликвидность;
платежеспособность.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Команда специалистов «Моё дело» возьмёт эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Оставить заявку

Причины: почему клиенты не платят вовремя

Понимая их, проще принимать решения о том, какими способами возвращать долг:

1. Причины экономического характера. Клиент испытывает финансовые затруднения (например, сезонного характера). Сегодня это распространено у предприятия сельскохозяйственного сектора. До начала сделки необходимо узнавать, есть ли у клиента кассовые разрывы и предлагать ему более длительную отсрочку с уплатой процентов. Либо привлекать в качестве финансовых партнеров банки, факторинговые и лизинговые компании.

Если клиент действительно не может платить по графику, нужно реструктуризировать долг, отсрочить его выплату, но с уплатой процентов. В особо сложных случаях – забирать у клиента в счет долга активы или продукцию.

2. Причины «политического» характера. Например, смена руководства или собственника компании, изменение законодательства в стране – регионе (введение каких-либо запретов или пошлин). Эти причины трудно предвидеть. Универсального решения здесь нет, кроме как застраховать риски невозврата в страховой компании.

3. Действие непреодолимых сил, форс-мажор. Стихийные бедствия, засуха, военные действия. Здесь тоже нет универсального решения, кроме страхования.

Фото с сайта nnm.me

4. Недобросовестный должник. Клиент изначально выбирает тактику «динамить» кредиторов. Принципиальная позиция – максимально долго и бесплатно жить за «чужой счет». Часто в эту категорию должников попадают крупные холдинги.

Важно: еще на этапе предоставления отсрочки идентифицировать этих клиентов и тщательно контролировать их долги. Проблема также «лечится» очень жестким отношением к просрочке долгов клиента (например, обращением к коллекторам или в суд)

Здесь важно не затягивать принятие мер.

5. Рыночные причины. Возникают, если на рынке большая конкуренция, а предложение превышает спрос. Клиент может манипулировать поставщиками: например, брать у тех, кто дает большую отсрочку.

Если у вашей компании нет ярко выраженных и очевидных для клиента конкурентных преимуществ, этот фактор будет самым существенным и болезненным.

Здесь нужно либо договариваться с клиентом, либо прекратить работу с ним. Скорее всего, он использует вас как «временного поставщика», которого можно в любой момент заменить на нового.

6. Недостатки в ваших бизнес-процессах. Они вызывают ответное негативное отношение клиентов, потерю их лояльности. Например, нарушение сроков поставки, порча товара, большой процент недостачи и брака, медленная работа с рекламациями. Эти недостатки необходимо искоренять, создать отдел сервисного обслуживания клиентов и приемки рекламации. Исправлять ошибки за свой счет.

Меры по предотвращению дебиторской задолженности

Чтобы не накапливать дебиторку, добавьте в регламент работы с ней превентивные инструменты:

Предоплату. Брать оплату вперед — нормальная бизнес-практика. В договорах прописывают предоплату вплоть до 100%. Но соглашаются на эти условия не все. Компания, требующая предоплату, должна идеально выполнять свои обязательства или быть монополистом в отрасли.
Поручительство или залог. Обеспечение долга служит дополнительной гарантией для кредитора. В случае неуплаты он сможет потребовать долг с поручителя или взыскать заложенное имущество.
Страхование. Крупный долг или долг ненадежного контрагента можно застраховать. Если он откажется платить, страховая компания возместит деньги за вычетом комиссии.
Аккредитив. Посредник в лице кредитной организации проследит, чтобы встречные обязательства были исполнены. Оформление услуги платное.

Избежать проблем поможет грамотная договорная работа. Добавьте в договор пункт о финансовой ответственности в виде неустойки и праве отказаться от сделки в одностороннем порядке, если контрагент нарушает условия.

Как минимизировать риски при управлении дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью является важным аспектом финансовой деятельности любого предприятия. Однако, сопутствующие риски могут серьезно повлиять на финансовое состояние компании. В данном разделе мы рассмотрим несколько важных шагов, которые помогут минимизировать риски при управлении дебиторской задолженностью.

1. Правильно оформляйте договоры и документы

Одним из ключевых моментов при управлении дебиторской задолженностью является правильное оформление договоров и документов. Необходимо учесть все юридические нюансы и права и обязанности сторон

Важно также указать реквизиты для связи с должником и предоставить всю необходимую информацию о сроках и условиях оплаты

2. Используйте образцы и варианты документов

Для упрощения процесса оформления документации можно использовать готовые образцы и варианты документов. Это поможет сэкономить время и избежать ошибок при составлении договоров, претензий и прочих документов.

3. Вести учет и обработку дебиторской задолженности

Ведение учета и обработка дебиторской задолженности помогут контролировать состояние задолженности и своевременно принимать меры по ее взысканию. Регулярно проверяйте задолженность, обновляйте информацию о должниках и ведите учет платежей.

4. Рассчитывайте риски и принимайте меры по их минимизации

Оценка рисков является важным этапом при управлении дебиторской задолженностью. Необходимо рассчитать вероятность невозврата долга и принять меры для его минимизации. Например, можно использовать страхование дебиторской задолженности или заключать договоры с залогом или цессией права требования.

5. Сотрудничайте с кредиторами и органами исполнительной власти

Для эффективного управления дебиторской задолженностью важно поддерживать связь с кредиторами и органами исполнительной власти. В случае просрочки платежей можно договориться о реструктуризации долга или заключить договор с приставом о взыскании задолженности

Также следует своевременно уплачивать необходимые пошлины и оплату за обслуживание дел.

6. Изучайте информацию о должниках

Перед заключением договоров и сотрудничеством с новыми должниками необходимо изучить информацию о них. Проверьте их финансовое состояние, репутацию и историю платежей. Это поможет избежать сотрудничества с ненадежными должниками и минимизировать риски.

7. Подготовьте документы для судебного разбирательства

В случае невозврата долга и возникновения споров с должником необходимо быть готовым к судебному разбирательству. Подготовьте все необходимые документы и информацию, чтобы иметь возможность подавать иск и представлять свои интересы в суде.

8. Возможность продажи дебиторской задолженности

В некоторых случаях можно рассмотреть вариант продажи дебиторской задолженности. Это позволит получить средства заранее и избежать риска невозврата долга. Однако, перед таким шагом необходимо тщательно изучить условия и репутацию покупателя.

В итоге, эффективное управление дебиторской задолженностью позволяет минимизировать риски и улучшить финансовое состояние компании. Следуя вышеперечисленным рекомендациям и принимая необходимые меры, вы сможете эффективно управлять дебиторской задолженностью и избежать проблем, связанных с просрочкой платежей и банкротством должников.

Виды дебиторской задолженности

Есть несколько ключевых оснований для классификации ДЗ:

По сроку погашения:

Краткосрочная — должна быть закрыта в пределах 1 года.
Долгосрочная — имеет срок погашения больше 1 года.

По сроку исполнения. Дебиторка считается срочной (нормальной), пока сроки исполнения не нарушены. Так, договор устанавливает дату оплаты не позднее 30 марта. По 30 марта включительно долг числится срочным. С 31 марта он перейдет в разряд просроченных.

По вероятности исполнения:

Сомнительной Минфин признает задолженность, которая не обеспечена никакими гарантиями. Поэтому она вероятно не будет погашена вовремя.
Если по долгу просрочена исковая давность, он считается безнадежным, согласно НК. Либо если обязательство невозможно исполнить, потому что компания-дебитор ликвидирована.

Важно
Срок исковой давности составляет 3 года с момента, когда кредитор
узнал или должен был узнать о нарушении. Например, когда срочная
дебиторка превратилась в просроченную, исковая давность начинается с
первого просроченного дня

Поводы для законной приостановки давности
перечислены в ст. 202 ГК.

Задолженность можно идентифицировать по типу дебитора: поставщик, покупатель, сотрудник, учредитель, бюджет.

Что подразумевает собой дебиторская задолженность

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – это сумма всех долговых обязательств контрагентов перед вами. Степень серьезности такой задолженности определяется для каждой компании индивидуально. Определенные организации не могут существовать без дебиторки и ее наличие расценивается как положительный результат. Но в других фирмах, заполненная строка дебиторской задолженности в балансе говорит об ухудшении дел компании.

Работа с дебиторской задолженностью позволяет определить степень выполнения обязательств ваших контрагентов и помогает своевременно принять меры для сохранения денежных средств компании.

Стандартная дебиторская задолженность представляет:

неоплаченные счета контрагентов за предоставленные вами продукты;
заранее оплаченные страховые взносы и налоги (или переплата по ним);
санкции, введенные вами, за нарушения условий договоров;
внесенные авансы поставщикам и подрядчикам;
компенсации, внесенные за нанесения ущерба вашей фирме;

А также иные различные задолженности других компаний и органов перед вами.

Для улучшения ее показателей, каждая компания предпринимает собственные меры и методы.

Важно обращать внимание даже на небольшие задолженности, так как они способствуют быстрому увеличению общей суммы невыплаченных денежных средств

Обеспечение возврата дебиторской задолженности

Под обеспечением возврата дебиторской задолженности принято понимать правовые механизмы, усиливающие веру кредитора и вероятность фактического взыскания задолженности и способствующие в конечном счете увеличению оборачиваемости дебиторской задолженности.

Традиционными видами обеспечения являются:

неустойка;
удержание;
поручительство;
гарантия;
задаток;
обеспечительный платеж;
залог.

При оценке качества предоставленного обеспечения мы рекомендуем проводить тест предположением банкротства: «Какие преимущества даст мне это обеспечение, если основной должник окажется неплатежеспособным и уйдет в банкротство?». Такой вопрос позволяет критически оценивать предоставляемое обеспечение, преимущества от него и его влияние на гарантию возврата долга.

Так, гарантия или поручительство расширяет имущественную массу, на которую может быть обращено взыскание за счет участия третьих лиц. Удовлетворение долга может быть получено за счет имущества, как основного должника, так и третьих лиц, предоставивших обеспечение.

В свете изменения тенденций правоприменения закона о банкротстве личное поручительство директора компании становится все менее привлекательным, так как в случае банкротства компании риск субсидиарной ответственности руководителя становится чрезмерно высоким. А значит, право по поручительству станет одним из требований к имуществу директора. В свете этого более привлекательный вид приобретает поручительство супругов, других компаний, так как эти виды поручительства действительно расширяют имущество, на которое может быть обращено взыскание. Тем не менее, до банкротства даже поручительство директора будет эффективным методом воздействия на должника, так как именно долги, обеспеченные личным поручительством, будет стремиться покрывать директор. Нельзя не отметить, что на сегодняшний день все еще распространена практика управления бизнесом из тени, через номинального директора. Данную функцию в большинстве своем выполняют люди, которым нечего терять. А значит, поручительство таких лиц не более чем иллюзия вашего спокойствия.

Залог также дает преимущества при получении удовлетворения, если должник уйдет в банкротство. Тем не менее, исходя из специфики залога, если речь идет об оборудовании и транспорте, следует помнить о сложности фактического исполнения, характерной для судебных актов об обращении взыскания. В данном случае высока вероятность получения в конечном итоге неликвидного актива, не пригодного к использованию по назначению и/или перепродаже.

Меньше всего преимуществ дает неустойка. Так, в ГК РФ прямо прописано: «Если обязательство нарушено лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность, суд вправе уменьшить неустойку при условии заявления должника о таком уменьшении». Т. е. у кредитора отсутствуют какие-либо гарантии, что он получит именно ту сумму, на которую рассчитывал при принятии решение об отсрочке. Величина неустойки может быть непредсказуемо изменена судом, как только должник сделает надлежащее заявление в процессе о взыскании долга. В судебной практике не сформировался подход, который позволяет достоверно определить, насколько может быть снижена неустойка в рамках судебного разбирательства. Тест банкротством неустойка проваливает полностью, так как не дает абсолютно никаких преимуществ в рамках банкнотного дела. Более того, неустойка с момента признания или вступления в силу судебного акта, в котором взыскана, увеличивает налоговую нагрузку для большинства организаций. Все, кто начисляют и уплачивают налоги по методу начисления, будут должны изначально уплатить с нее налог на прибыль. Более подробно смотрите в статье «Негативные налоговые последствия выигрыша в гражданско-правовом споре».

Разработка плана взыскания долгов

Для эффективной работы с дебиторской задолженностью необходимо разработать план взыскания долгов. Этот план поможет организовать работу по взысканию и упорядочить все необходимые этапы и действия.

1. Анализ договора и определение сторонних обязательств

Первым шагом в разработке плана взыскания долгов является анализ договора с должником

Важно понять, какие обязательства были прописаны в договоре и какие условия оплаты были согласованы. Также следует проверить наличие сторонних обязательств, таких как страхование задолженности

2. Определение задач и сроков взыскания

На этом этапе необходимо определить конкретные задачи и сроки взыскания задолженности. Например, можно назвать задачи поиска контрагента, привлечения специалистов по взысканию, разработки плана взыскания и т.д

Также важно установить точные сроки выполнения каждой задачи

3. Оценка платежеспособности должника

Для успешного взыскания долга необходимо оценить платежеспособность должника. Это можно сделать с помощью анализа финансовой отчетности, запроса информации о финансовом состоянии у банков или использования других методов оценки платежеспособности.

4. Привлечение сторонних специалистов

В случае проблем со взысканием долга можно обратиться за помощью к сторонним специалистам по взысканию. Это могут быть юристы, коллекторы или другие специалисты, имеющие навыки и опыт работы с дебиторской задолженностью.

5. Отправка писем и звонков

Один из способов взыскания долга — отправка писем и звонков должнику. В письмах следует указать причины просроченной задолженности и предложить варианты решения проблемы. Звонки могут быть использованы для напоминания о задолженности и уточнения деталей погашения.

6. Привлечение государственных органов и суда

В случае, если все предыдущие меры не привели к взысканию долга, можно обратиться к государственным органам или суду. Это может потребовать дополнительных затрат и времени, но иногда это единственный способ добиться возврата задолженности.

7. Разделение задолженности на крупные и малые суммы

Для удобства работы с дебиторской задолженностью ее можно разделить на крупные и малые суммы. Крупные суммы могут быть переданы на взыскание сторонним специалистам, а малые суммы могут быть взысканы самостоятельно.

8. Оборачиваемость дебиторской задолженности

Одним из важных показателей при работе с дебиторской задолженностью является оборачиваемость. Это показатель, позволяющий оценить, как быстро компания получает платежи от своих покупателей. Чем выше оборачиваемость, тем лучше для финансового состояния компании.

9. Соблюдение законодательства

При работе с дебиторской задолженностью необходимо соблюдать законодательство. Все действия должны соответствовать требованиям закона, чтобы избежать проблем и конфликтов с должником.

10. Ведение документации

Важно вести документацию по всем этапам работы с дебиторской задолженностью. Это поможет контролировать процесс взыскания и иметь точные данные о каждом случае

11. Регулярное обновление плана взыскания долгов

План взыскания долгов следует регулярно обновлять и корректировать в зависимости от изменений в ситуации. Новые задачи, сроки и методы взыскания могут быть добавлены или изменены в соответствии с текущей ситуацией и результатами предыдущих действий.

Возникновение и методы борьбы

Причин, повлекших возникновение задолженности, может быть множество. Обычная невнимательность контрагентов или их трудное финансовое состояние могут привести к появлению дебиторки. Слишком высокий уровень задолженности негативно сказывается на деятельности фирмы, так как приходится изымать финансы из производства для дальнейшей деятельности. Добиться полного ее отсутствия вряд ли получится, но проводить мероприятия по сокращению дебиторской задолженности просто необходимо.

Начинать работу с дебиторкой нужно с проведения анализа и выявления причин ее появления. Своевременный контроль контрагентов поможет минимизировать размер задолженности.

Большая часть дебиторки на предприятии появляется при предоставлении покупателям рассрочки платежа. Поэтому перед заключением соответствующих договоров целесообразно проанализировать деятельность будущих компаньонов и их финансовое состояние.

Меры по снижению задолженности включают в себя регулярную работу с контрагентами. Если своевременная оплата по договору не прошла, необходимо связаться с представителем должника, напомнить об оплате и выяснить причину задержки. Иногда обычная забывчивость сотрудников фирмы может стать причиной неоплаты счетов.

Чтобы предприятие могло вести борьбу с возникновением дебиторки более грамотно и успешно, необходимо назначить ответственных за это лиц. Сотрудники этой группы будут осуществлять анализ контрагентов и проводить регулярные мероприятия, направленные на уменьшение задолженности.

Оформление претензии поможет вам увеличить срок исковой давности, так как его отсчет теперь будет исчисляться с даты подписания формы. Если должник не спешит гасить задолженность, вам придется обращаться в суд с исковым заявлением. При наличии претензии сделать это намного проще и быстрее.

Итак, своевременное подтверждение дебиторки – один из важных методов борьбы с ней. Существуют некоторые способы финансового воздействия на должника, например:

Предъявление штрафных санкций.
Проведение реструктуризации долга.
Оформление взаимозачетов.
Продажа задолженности третьим лицам.
Предложение об оформлении банкротства фирмы.

Выбор соответствующего метода зависит от вашего желания, суммы долга и возможностей контрагента. Как показывает практика, продажа дебиторки проводится только в самых крайних случаях, когда взыскать ее другим способом уже не получается, а компании срочно нужны деньги.

В основном же, если перед заключением договора контрагент проверен сотрудниками вашей компании и сделан соответствующий анализ его деятельности, решить вопрос удастся в досудебном порядке.

Как управлять дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью условно можно разбить на четыре этапа: профилактика, контроль, взыскание и списание.

Профилактика

Чтобы не возникло проблем, важно проверять будущих контрагентов и правильно составлять договоры

Для проверки можно воспользоваться сервисом налоговой и узнать актуальный статус компании или предпринимателя — действует бизнес или находится на стадии ликвидации. В Едином федеральном реестре сведений о банкротстве можно узнать, не началась ли в отношении контрагента процедура банкротства. А в картотеке арбитражных дел — проверить, не ведутся ли против контрагента судебные разбирательства. Во всех этих сервисах для проверки достаточно ввести ИНН или ОГРН контрагента.

В договорах нужно предусмотреть пени за просрочку или систему штрафов. Также желательно прописывать чёткие даты платежей (в том числе отсрочки). Это снизит риск просрочки дебиторской задолженности.

Контроль. Бизнес должен проводить инвентаризацию дебиторской задолженности — проверять, кто и сколько ему должен. Например, сколько товара он отгрузил и сколько денег за него фактически получил

Также важно контролировать даты платежей и при необходимости напоминать о них дебиторам

Взыскание. Этот этап начинается, когда задолженность превращается в просроченную. Такие долги нужно взыскать, пока они не стали сомнительными или безнадёжными. Вот как это можно сделать:

Договориться о рассрочке. Если у дебитора возникли временные проблемы в бизнесе, можно обсудить с ним вариант погашения долга частями.
Подготовить претензию. Это вариант на случай, когда договориться о рассрочке не получается. Перед тем как подать в суд, нужно составить и отправить контрагенту претензию. В ней указать размер долга, период просрочки и ожидаемую дату погашения. Претензию лучше отправлять почтой с уведомлением о вручении — это пригодится в случае судебного разбирательства.
Подать в суд. Если контрагент не отвечает на претензию в течение 30 дней или если его ответ не устраивает компанию, можно обратиться с иском в арбитражный суд. Судебные разбирательства не гарантируют возвращение долга — например, если дебитор обанкротился, судебные приставы не смогут взыскать с него долг.

Списание. Вот случаи, при которых дебиторскую задолженность пора списывать:

Истёк срок исковой давности — дебиторка превратилась в безнадёжную.
Дебитор перестал существовать как юридическое лицо — исключён из реестра юридических лиц.
Судебные приставы установили, что долг с дебитора взыскать невозможно, — например, в случае банкротства.

Дебиторку списывают с балансового учёта в прочие расходы компании или в счёт резерва сомнительных долгов. При этом списание задолженности не означает, что она аннулирована. Компания должна отражать сумму долга на забалансовых счетах бухгалтерского учёта в течение пяти лет — на случай, если за это время финансовое состояние дебитора улучшится и он сможет погасить долг.

3 вопроса с ответами, которые должен знать должник

Я рекомендую начать с разъяснительной работы. Желательно письменно уведомить клиента (отправить предварительно составленную памятку по работе с товарным кредитом), а также устно проговорить последовательность действий, ответить вот на эти вопросы:

Вопрос 1: «Почему важно погасить дебиторскую задолженность точно в срок?». Поясните причины:. 1. Сохранение доверительных партнерских отношений

Мы стремимся развивать партнерские отношения, доверяем и уважаем выбор клиентов. Поэтому просим с таким же уважением относиться к нашему требованию – погасить дебиторскую задолженность точно в срок

1. Сохранение доверительных партнерских отношений. Мы стремимся развивать партнерские отношения, доверяем и уважаем выбор клиентов. Поэтому просим с таким же уважением относиться к нашему требованию – погасить дебиторскую задолженность точно в срок.

2. Сохранение преференций и скидок. От вашей финансовой дисциплины зависят будущие условия по работе с нашей компанией.

3. Сохранение репутации. Чем более надежной будет репутация вашей компании, тем более комфортные условия по отсрочке и скидкам вы получите.

4. Предоставление от компании дополнительной скидки за «предоплату».

Вопрос 2: «Что делать, если вы не успеваете оплатить в срок?». Поясните последовательность действий:

1. Предупредить менеджера по продажам/представителя компании заблаговременно и объяснить ситуацию.

Фото с сайта pond5.com

2. Предоставить гарантийное письмо о том, что вы обязуетесь погасить просроченную задолженность в определенный срок (но не более 30 календарных дней с даты просрочки). А также уплатить пеню.

Вопрос 3: «Что будет, если вы не сможете произвести оплату в оговоренный срок?». Поясните, как компания будет реагировать:

1. Если в течение 3 календарных дней с момента возникновения просрочки не будет предоставлено гарантийное письмо с новыми сроками оплаты и не будет подписано соглашение о продлении сроков, компания выставит досудебную претензию.

2. Если просрочка без гарантийного письма составит более Х календарных дней, компания может утратить право на получение последующих отсрочек.

3. Если на Х календарный день с момента возникновения просрочки вы не рассчитались и не предоставили гарантийное письмо о реструктуризации долга, ситуацию по управлению просроченной задолженностью берет на контроль департамент безопасности компании (коллекторское агентство и проч.).

Если на Х календарный день с момента возникновения просрочки ваша компания не рассчиталась, то мы передаем документы в суд в соответствии с подписанным договором.

Что дает «профилактическая» работа? Клиент понимает, что в вашей компании управление дебиторской задолженностью поставлено системно. Вариант «попользоваться» деньгами бесплатно не пройдет.

Рекомендую обязательно сообщать клиенту о сроке оплаты 3 раза:

За 3-5 рабочих дней. Лучше позвонить не только ответственном за закупки, но и бухгалтеру, чтобы напомнить о приближении сроков.
За 1 рабочий день. Напомните, что сроки вот-вот наступят.
В день возникновения долга. Если клиент утверждает, что деньги «ушли», но у вас их пока нет – попросите копию платежного поручения.

Для эффективного мониторинга сроков оплаты (особенно если должников много) вам скорее всего понадобится ERP-решение, которое будет автоматически напоминать о просрочках клиентов. Данные сотни контрагентов удержать в голове не получится.