Callbridge не продает (как традиционно определяется термин «продавать») вашу личную информацию.
То есть мы не предоставляем ваше имя, адрес электронной почты или другую личную информацию третьим лицам в обмен на деньги.
Но в соответствии с законодательством Калифорнии обмен информацией в рекламных целях может считаться «продажей» «личной информации». Если вы посещали наш веб-сайт в течение последних 12 месяцев и видели рекламу, в соответствии с законодательством Калифорнии личная информация о вас могла быть «продана» нашим рекламным партнерам. Жители Калифорнии имеют право отказаться от «продажи» личной информации, и мы упростили для любого человека возможность остановить передачу информации, которая может считаться такой «продажей». Для этого вам необходимо отключить отслеживание файлов cookie в этой модели.
Как действовать в процессе совещания
Чтобы встреча дала нужный результат, нужно соблюдать несколько правил.
1. Каждая точка зрения должна учитываться.
Даже если совещание привело к жаркой дискуссии и спору, часто это приводит участников к правильному решению. Необходимо прислушаться к мнению каждого и объективно взвесить аргументы.
Руководитель подразделения или директор высказывается в конце: это поможет участникам выражать точку зрения открыто и без оглядки на мнение руководства. Не прерывайте участников дискуссии и не комментируйте их слова раньше времени вне зависимости от того, негативную или позитивную оценку вы собираетесь дать.
Поддерживайте наличие своего мнения у сотрудников, даже если оно расходится с мнением коллег. Если разногласия между сотрудниками начинают влиять на атмосферу внутри коллектива или процесс работы, решите это отдельно.
2. Высказывания на встрече должны быть конкретными и аргументированными
Временные рамки рабочего совещания жестко ограничены, поэтому откажитесь патетики в пользу конкретных предложений. Придерживайтесь составленного заранее плана.
После решения одного вопроса сразу приступайте к следующему. Если не удается долго найти ответ – вернитесь к нему позже в отдельном разговоре с руководителями проектов.
3. Отвечайте на дополнительные вопросы
Если у сотрудников появляются дополнительные вопросы о планах компании, проектах или задачах, руководитель должен ответить на каждый из них.
Из-за нехватки времени на совещании может быть сложно дать ответ сразу. Записывайте, чтобы обсудить проблемы после встречи.
4. Ведите протокол совещания
Секретарь должен подробно записывать идеи и аргументы, которые высказывают участники совещания. Кроме того, нужно зафиксировать итоги собрания, назначить сроки выполнения задач и ответственных сотрудников.
Форму протокола выбирают заранее.
- Полный протокол нужен, чтобы детально записывать все выступления и фиксировать ход мероприятия.
- Краткую форму выбирают, когда важные моменты можно отметить тезисно.
Протокол нужен, чтобы пропустившие собрание сотрудники могли узнать о его результатах. Кроме того, он помогает проанализировать совещание и учесть ошибки на будущее.
Отдельно зафиксируйте договоренности, к которым пришли участники совещания. Если этого не сделать, время будет потрачено напрасно.
5. Используйте CRM-системы и сервисы для планирования
Projecto – как раз такой сервис. Здесь можно настроить гибкую систему напоминаний, делегировать и распределять задачи, работать с документами для организации и планирования совещаний.
Попробуйте бесплатную демо-версию в течение 1 месяца, чтобы оценить удобство сервиса. Выберите один из двух вариантов: общую или корпоративную (доступна по заявке).
Общая демо-версия дает неограниченные права, однако не подходит для хранения личных данных или рабочей информации. Корпоративная версия — это более персонализированный формат, где можно даже выбрать домен третьего уровня.
Если вы готовитесь к рабочему совещанию, зарегистрируйтесь в Projecto!
Прозрачность процессов
Абсолютная понятность процессов ускоряет работу: каждый участник команды знает, как всё устроено, не тратит время на выяснение протоколов и пустые переживания. Мои сотрудники так привыкли к прозрачным процессам, что стали их амбассадорами при взаимодействии с другими командами.
Правила работы команды
У нас есть несколько статей с правилами работы команды. Одна из них посвящена нашим ценностям, в другой описаны особенности взаимодействия с каждым сотрудником: часовой пояс, график, формат работы и так далее.
Зачем? Чтобы не держать такую информацию в голове (особенно важно для новичков, которым и так нужно запомнить многое)
Шаблоны типовых задач
Для повторяющихся задач мы составляем гайды и шаблоны — например, по передаче дел на время отпуска. Когда каждый сотрудник делает это по-своему, тяжело найти материалы, можно что-то упустить. У нас всё собрано в одном месте, и команда знает, где оставлять заметки для возврата дел отдохнувшему коллеге.
А при запуске проекта сложно сразу предсказать все моменты, которые нужно продумать, — шаблон паспорта напоминает, какие материалы пригодятся. К тому же команда привыкает к определённому формату документов и может самостоятельно найти информацию.
Зачем? Чтобы быстрее решать типовые задачи и экономить ресурсы команды.
Совет: если сложно составить шаблон статьи или процесса, можно воспользоваться теми, которые предлагают сами сервисы. В Confluence есть удобная форма паспорта проекта, в Miro — шаблоны дорожных карт.
Правильный инструмент для организации работы
Любой человек хочет работать в комфортных условиях. Для того чтобы сам процесс общения внутри команды протекал удобно и эффективно, в первую очередь руководитель должен быть в курсе, как улучшить коммуникацию внутри коллектива.
Менеджеру следует подобрать инструмент, который позволил бы организовать общение на рабочем месте без лишнего информационного шума и при этом с высоким уровнем безопасности. И сегодня уже существует такой сбалансированный канал коммуникации. Речь идет о корпоративных мессенджерах.
Совет 1. Пользуйтесь одним инструментом
Работайте в одном месте: выберите для себя единственный наиболее оптимальный вариант и добавьте в него всю команду. Например, в корпоративном мессенджере.
Функции корпоративного мессенджера позволят создать для вашего коллектива единое онлайн-пространство для эффективного общения. Благодаря наличию управления доступами и бизнес-функционалу, взаимодействие между членами команды станет продуктивнее.
В обычных мессенджера много информационного шума — это может приводить к выгоранию, потере задач и напряжению как руководителя, так и сотрудников. Корпоративные инструменты позволяют полностью избавиться от лишнего информационного шума и хаоса в чатах.
Совет 2. Создайте внутри бизнес-мессенджера удобную инфраструктуру
После того как удастся подобрать сам мессенджер, для более удобного и продуктивного общения вы четко можете разделить все рабочие процессы и отделы на разные чаты. Работать в таком ключе будет гораздо удобнее.
Создайте чаты отделов:
- «Разработка»;
- «Клиентская служба поддержки»;
- «Бухгалтерия»;
- «PR».
То же самое проделайте и с крупными процессами:
- «Создание лендинга»;
- «Рекламная кампания в ВК»;
- «Подготовка документов в налоговую» и т. д.
Таким образом, вы гораздо удобнее сможете отслеживать любой внутренний прогресс. Подобную инфраструктуру можно легко создать в корпоративном мессенджере Compass.
`pc`
{{/pc}}
`mobile`
{{/mobile}}
Совет 3. Введите новые, необычные способы коммуникации в команде
Одна из уникальных функций некоторых бизнес-мессенджеров — комментарии под сообщениями в чате (треды). Часто бывает так, что внутри одного чата идет активное обсуждение сразу нескольких разных рабочих задач. В этот момент в чате царит хаос, который приводит к путаннице и потере важных задач. Работники упускают из виду важные поручения и забывают про них.
Проблему могут решить комментарии под сообщениями в мессенджере. Комментарии отделяют любой диалог от общего обсуждения, что избавляет от хаоса в общих чатах и помогает сфокусироваться на приоритетных задачах. Каждый член команды сможет в пару кликов найти нужную информацию и продолжить любое обсуждение. Так эффективность выполнения коллективных задач заметно повысится.
`pc`
{{/pc}}
`mobile`
{{/mobile}}
Грамотная мотивация сотрудников
Мотивация сотрудника — важный аспект функционирования коллектива. Чем больше сотрудник «горит» своими задачами, а также миссией и направлением развития компании или проекта в целом, тем эффективнее он будет работать. То же самое касается и общения людей внутри коллектива. Они должны быть мотивированы не только на личный результат, но и на реализацию успешной командной работы.
Совет 8. Установите связь между повседневными задачами и глобальными целями
Каждый человек хочет быть уверен, что его труд вносит весомый вклад в развитие чего-то большего. В нашем случае — компании. Для этого следует связать ежедневные рутинные задачи со стратегическими целями бизнеса.
`pc`
{{/pc}}
`mobile`
{{/mobile}}
Работникам можно объяснить, что любые повседневные задачи — это конкретное долгосрочное развитие компании. Например, smm-менеджеру, можно наглядно показать, что каждый новый привлеченный подписчик в социальные сети — это лишь небольшой шажок к глобальной цели в десятки тысяч потенциальных клиентов для бизнеса.
Совет 9. Хвалите сотрудников и давайте им обратную связь
Помните, что каждый работник хочет услышать одобрение своих действий со стороны руководителей отделов и прочих вышестоящих менеджеров. Поэтому обязательно хвалите подчиненных за правильные и ценные для развития компании действия. В случае ошибок сотрудника давайте качественную обратную связь. Следует в мягкой форме объяснить, как ему нужно поступить в следующий раз. Это не только мотивирует «лучших» стать еще эффективнее, но и заставляет других работать больше, чтобы получить одобрение своих действий со стороны руководства.
Совет 10. Продумайте систему материального вознаграждения
Не стоит ограничиваться реакциями на сообщения или словесной похвалой. Те сотрудники, которые смогли добиться крупных результатов для компании, могут быть вознаграждены материально. Хороший вариант: выписать премию или вручить дорогой подарок. Четко выстроенная система щедрых, но с другой стороны обоснованных бонусов в разы позволит увеличить продуктивность отдельных работников и коллектива в целом.
Факторы эффективности
А теперь определимся с критериями успешного совещания. Какие совещания можно считать результативными? По мнению Ирины КРУТСКИХ, совещание можно считать результативным, если достигнута его цель. При этом она выделяет три ключевых критерия успешного совещания.
1. Следование строго заявленной теме совещания, соблюдение регламента. В ходе совещания может возникнуть множество моментов для обсуждения, однако модератору мероприятия необходимо направлять усилия всех участников на решение вопросов, заявленных в повестке.
2. Затраченное время, финансовые ресурсы на подготовку и проведение совещания должны решать определенную задачу либо проблему. Необходимо помнить, что одни вопросы эффективнее решать в процессе совместной групповой работы на совещании, другие – единолично.
3. Итоги совещания должны быть четко сформулированы. После мероприятия каждый его участник должен понимать: что он обязан сделать и в какие сроки.
СОВЕТЫ ЭКСПЕРТА
Ирина КРУТСКИХ, генеральный директор «Консалтинговой группы Триумф»:
«Очень важно своевременно контролировать выполнение заданий, поэтому давать их нужно с указанием конкретных сроков исполнения и всегда обозначать результат, который должен достичь подчиненный». Что делает совещание неэффективным?
Что делает совещание неэффективным?
Рассказывает Наталья БОРОВИКОВА, тренер-консультант, научный руководитель Консалтинговой группы BI TO BE:
«Неэффективным совещание делают:
– неясные или ложные цели. Цели и результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны всем с самого начала. Каждый участник должен знать, зачем он здесь, какие вопросы будут обсуждаться, чего участники попытаются достичь в ходе обсуждения, а не пытаться определить это на совещании и по ходу подстроиться;
– неподготовленность совещания, отсутствие повестки дня и материалов совещания;
– неподготовленность участников. Минимальная подготовка – прочесть повестку дня и материалы к совещанию, подготовить документы по вопросам, представляющим интерес, записать комментарии, идеи, предложения, возникшие вопросы;
– отсутствие или несоблюдение регламента. Совещание должно начинаться и заканчиваться в установленное в повестке или согласованное в начале совещания время. Очень часто отношение к совещанию формирует руководитель организации;
– избыточное число участников;
– отсутствие протокола. Ведение формального протокола не всегда обязательно, но необходимо фиксирование принимаемых решений, сроков, ответственности, отчетности, контроля. Любое совещание должно завершаться выработкой согласованных мер, способствующих продвижению дел в организации;
– слабое руководство. Это – следствие отсутствия системы в подготовке и проведении совещания, излишней централизации при принятии решений, превращающей звенья управления в формальных исполнителей и лишающей их инициативы, отсутствия конкретности в принятых решениях. Хорошее руководство совещанием требует приложения усилий, такта, понимания, объективности и дисциплины;
– отсутствие контроля над исполнением решений. Каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записей решений предыдущего совещания, чтобы проверить выполнение согласованных мероприятий. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована. В противном случае строгость решений будет компенсироваться необязательностью их исполнения;
– запоминание длинного ряда указаний. Даже люди с хорошей памятью могут точно запомнить не более пяти пунктов. Все остальные указания смешиваются. Поэтому при большом числе указаний целесообразно вести записи в ежедневнике или рабочей тетради;
– критические слова. Это слова, которые воздействуют на психику человека, задевая его «больные струны», вызывая возмущение, потерю равновесия, неосознанное желание протестовать, скандалить. Не следует создавать стрессовые ситуации, особенно в случае, если менеджер пришел на совещание на взводе, это неразумно и неэффективно».
Технологии селекторной связи
Телефонная
Техническая возможность проведения селекторных совещаний появилась в 1940-х годах. За основу взяли телефонную связь, а для объединения нескольких абонентов в один звонок использовали селекторы.
Телефонный селектор разделяет собеседников на две группы:
- докладчиков;
- слушателей.
Первой группе доступны все функции телефонного звонка: докладчики могут и говорить, и слушать. Возможности второй группы ограничены: можно только слушать.
Селекторы могут применяться для созвонов внутри компании, а также между региональными подразделениями и организациями, расположенными в разных городах.
Видеоселекторная
Развитие цифровых технологий позволило расширить функциональность телефонного формата коммуникаций. Теперь можно общаться не только голосом, но и с видео. Связь обеспечивают не телефоны с селектором, а специальные программы.
Разберём возможности технологии на примере сервиса SberJazz Webinars.
SberJazz Webinars — это сервис для вебинаров, в котором доступны групповые звонки разного формата. Можно собрать всех сотрудников компании для презентации итогов года и планов на следующий период работы. Ограничение до 3000 зрителей или слушателей и до 100 спикеров.
Преимущества сервиса:
- простой интерфейс — работает в браузере или приложении;
- работа на ПК, ноутбуках, планшетах, смартфонах, умных устройствах Сбера;
- подключение к собранию по ссылке;
- шумоподавление для улучшения качества звука;
- чат;
- запись встречи;
- автоматическая расшифровка речи спикеров — перевод из аудиоформата в текст;
- одновременная демонстрация нескольких экранов;
- водяные знаки для защиты контента, который демонстрируется во время онлайн-звонка.
При проведении видеоселекторных совещаний важны конфиденциальность, защита от утечки информации и внешних угроз. SberJazz Webinars обеспечивает высокую степень безопасности в соответствии с банковскими стандартами. При передаче голоса и видео используется SRTP‑шифрование и защищённый видеопротокол RTCP.
На уровне администратора можно контролировать подключение каждого участника с помощью опции «Зал ожидания», проводить закрытые встречи. Слушатели могут обмениваться сообщениями в чате и отправлять реакции.
Остановить шумовую обратную связь
Избегайте того, чтобы два человека начинали встречу в зале заседаний со звуком, вызывающим громкую обратную связь, которую никто не хочет слышать! Вместо этого нажмите кнопку «Пуск» на панели инструментов. В раскрывающемся меню есть возможность начать гибридную встречу и «Поделиться экраном», чтобы он не делился звуком, или начать встречу без звука.
Когда вы объединяете преимущества онлайн-встречи и элементы личной встречи, быстро становится очевидным, что эти два режима работы являются мощным способом общения. Нет необходимости отказываться от мощных связей для большего охвата. Вы действительно можете иметь и то, и другое.
Позвольте современной, простой в использовании и полностью интегрированной гибридной технологии совещаний Callbridge помочь вам включить гибридные совещания в ваш рабочий процесс. Позвольте большему количеству участников, более низким затратам и лучшему сотрудничеству стать вашей основой. Наслаждайтесь такими функциями, как совместное использование экрана, многокамерные ракурсы, обмен файлами и многое другое для гибридных совещаний, позволяющих выполнять исключительную работу.
Почему общение в команде — залог успеха
Бизнес — это сложный механизм, который функционирует в первую очередь за счет сотрудников. По отдельности каждый вносит лишь небольшой вклад в развитие компании, зато качественная работа десяти или даже сотни работников и превращается в видимый результат. Чем лучше каждый участник коллектива будет выполнять свои задачи — тем успешнее будет бизнес.
Проблема в том, что люди не работают в вакууме. Все знают, что любой сотрудник находится в динамичной и стрессовой среде, взаимодействуя в процессе своей работы с другими членами команды. И любое недопонимание или страх общения внутри коллектива приводит к ухудшению финансовых показателей компании.
Согласно исследованию компании Bit.Ai, 86% опрошенных сотрудников и руководителей считают, что главная причина появления рабочих проблем — неэффективное общение и недостаток сотрудничества в команде.
Также по данным исследования “Workplace Conflict: Statistics That Reveal Its Cost”, конфликты во время рабочего процесса в 9% случаев приводят к полному краху проектов. А сам бизнес может потерять миллионы рублей и множество ценных сотрудников.
Чтобы этого избежать, руководитель должен понять, как эффективно и правильно организовать взаимодействие в команде таким образом, чтобы:
- команда поддерживала общение и, как следствие, работала продуктивно и быстрее бы достигала целей;
- сотрудники чувствовали себя комфортно и не выгорали.
`cta_banner`
Существует несколько универсальных правил организации общения коллектива. Причем размер бизнеса не так важен. Компания может быть как маленькой, так и большой. Единственное, что стоит учитывать: чем больше людей в команде, тем больше процессов и сложнее проходит их организация. Однако фундаментальные рекомендации актуальны как для любых крупных корпораций, так и небольших проектов.
Совместное принятие решений и эффективное планирование
Совместное принятие решений играет важную роль в работе команды. Когда каждый участник имеет возможность высказать свою точку зрения и принять участие в обсуждении, это способствует более глубокому пониманию проблемы и нахождению оптимального решения
Важно помнить, что каждый член команды может нести полезную информацию и иметь уникальный опыт, который может влиять на итоговое решение. Для эффективного совместного принятия решений необходимо провести открытое обсуждение, выслушать мнение каждого члена команды и найти компромиссное решение, учитывающее интересы всех сторон
Эффективное планирование является неотъемлемой частью работы команды. Оно позволяет определить цели, ресурсы и сроки выполнения задач. Правильно спланированный процесс работы позволяет избежать конфликтов и проблем, связанных с нехваткой ресурсов или несоответствием сроков выполнения. Планирование включает в себя определение задач и их приоритетов, распределение ролей и ответственностей, а также разработку графика выполнения проекта
Важно учитывать реалистичность плана и возможности команды, чтобы достичь результата в установленные сроки и с заданной качеством
Для более эффективного планирования можно использовать различные инструменты, включая календари, графики Ганта и другие диаграммы. Они помогают визуализировать процесс работы и позволяют лучше ориентироваться во времени и задачах. Также важным элементом эффективного планирования является учет рисков и возможности предварительного планирования отходов, чтобы минимизировать негативные последствия возможных проблем.
Как организовать совместную работу в Google Workspace
Совместную работу в Google Workspace можно разделить на три этапа: планирование, проведение и завершение.
Планирование встреч
Для этого этапа используйте Calendar. Выберите даты и время, удобные для большинства сотрудников. В «Календаре» можно планировать глобальные мероприятия для команд в отдаленных часовых поясах, а также назначать регулярные встречи для тех, кто находится в одном часовом поясе.
Добавьте повестку дня в приглашение. Сообщите сотрудникам как минимум за 24 часа, о чем будет встреча, например: «Эта встреча будет успешной, если мы уйдем с четырьмя отличными идеями после мозгового штурма», чтобы участники могли подготовиться. И не забывайте, что вы можете запланировать отправку повестки дня прямо перед собранием или в нужное время для участников из разных часовых поясов.
Поощряйте ответы на вопросы о местоположении. Попросите участников сообщить, будут ли они присутствовать в комнате для совещаний или присоединятся виртуально.
Один человек может чередовать роли посредника и ведущего встречи. Это позволит снизить нагрузку на сотрудника и даст каждому участнику совещания возможность проявить себя.
Проведение встречи
Встречу в Google Meet можно синхронизировать с обсуждением в пространстве Spaces
Гибридные встречи проходят одновременно в комнате совещаний и виртуально. Чтобы синхронизировать оба этих режима, воспользуйтесь нашими советами:
- Помогите членам виртуальной команды подключиться и убедитесь в том, что они на связи – уделите этому пять минут до начала встречи.
- Сохраняйте заметки о встрече и делитесь ими – вы можете использовать предварительно загруженный в «Календарь» шаблон для записи. Заметки помогут быть в курсе событий тем, кто по той или иной причине не смог принять участие в собрании.
- Работайте в режиме второго экрана – режим Companion в Google Meet позволяет присоединяться к встрече с доступом к чату, совместному просмотру экрана, опросам. При этом Companion автоматически отключает камеру и микрофон на втором устройстве, чтобы не создавать визуальных помех и эха.
Завершение встречи
После встречи отправьте коллегам записку с благодарностью за участие. Попросите поделиться замечаниями, записями и решениями. Вы также можете публиковать информацию о собрании в соответствующих пространствах Spaces, чтобы отсутствующие члены команды внесли свой вклад в общее дело.
После нескольких спринтов и совещаний соберите отзывы коллег. Сделать этом можно с помощью опросников в Google Forms. Опросы могут быть даже анонимными. Главное – получить фидбэк о том, как сделать совместную работу еще более продуктивной.